Com uma multiplicidade de ferramentas à disposição no mercado atual, tornou-se difícil encontrar a melhor solução para sua empresa evoluir — ainda mais quando a concorrência não para de investir em tecnologia. Por isso, é importante ter um diferencial focado em facilitar rotinas diárias, como é o caso da Unified Communications.
Essa prática consiste na unificação dos diversos formatos e mídias que os seus colaboradores utilizam para se comunicar — tanto interna quanto externamente. Ela concentra em uma só ferramenta recursos como vídeo, mensagem instantânea, comunicação de voz e telepresença. Uma integração assim pode trazer diversos benefícios ao seu negócio, se realizada da maneira correta.
Neste post, vamos detalhar a Unified Communications e os passos importantes para uma boa aplicação dessa prática!
Objetivos da Unified Communications (UC)
Quando uma empresa busca esse tipo de ferramenta, não quer dizer que o seu fluxo de comunicação é ruim ou ineficaz. Na verdade, demonstra que a linha de pensamento do gestor avança tão rápido quanto o mercado. Além de resolver problemas, em um negócio, é necessário buscar constante melhoria tecnológica e atualização dos processos. Assim, há três objetivos principais com a implementação da Unified Communications.
Melhorar a relação custo-benefício
Manter e gerir diversas linhas telefônicas e outros meios — com seus frequentes problemas e inconstâncias — demanda muitos gastos. Ainda que também tenha custos, como qualquer serviço, um sistema unificado modifica essa realidade. Isso porque os valores empregados em planejamento, aplicação e capacitação tornam-se investimentos de longo prazo, visto que o orçamento se concentrará apenas em um serviço prático e objetivo.
Facilitar a atuação da equipe
Uma equipe que necessita realizar trabalhos conjuntos pode ter dificuldades de atuação — e, atualmente, isso ocorre muito em contact centers. Geralmente, um atendente gasta o seu tempo — e o do cliente — tentando contactar um colega de outro setor para solucionar a demanda. Com a comunicação unificada, é possível saber onde a pessoa está e qual a melhor forma para entrar em contato ou transferir a chamada. Dessa maneira, a equipe poderá atuar com mais colaboração e interatividade.
Agilizar os processos
Estar em uma chamada telefônica e necessitar de um arquivo da pessoa do outro lado da linha é algo que costuma demorar. O tempo perdido para abrir o computador, encontrar o documento e enviá-lo por e-mail é economizado com a comunicação unificada. Quando todas as ferramentas de contato estão na mesma tela, obviamente, os atores em questão são mais ágeis no dia a dia. Evitando a diversidade de processos, é possível se adequar ao ritmo intenso exigido pelo consumidor atual.
Execução da UC
É preciso analisar alguns pontos importantes do negócio para a introdução da Unified Communications. Pensar essas questões técnicas pode fazer a diferença na obtenção de resultados dos objetivos traçados. São três os passos que vão prepara a sua empresa para essa otimização tecnológica.
Observar como a empresa se comunica
Uma comunicação que unifique dispositivos de forma padrão não interessa para um empreendimento atual. É preciso que a estratégia seja personalizada de acordo com as necessidades da equipe. Assim, o primeiro passo é observar quais são os meios que os colaboradores e os gestores utilizam para se comunicar entre si e com os clientes, quais ferramentas se tornaram obsoletas e quais inovações poderiam ser adotadas.
Pensar uma plataforma independente
Observados quais são os principais dispositivos de comunicação da marca, é preciso reuni-los da melhor maneira. Por isso, é essencial que a plataforma responsável por unificar todos esses serviços seja de fácil manejo e intuitiva. Esse é um passo difícil e decisivo, que necessita de especialistas para o correto desenvolvimento.
Considerar a conectividade
Outro ponto que deve ser ajustado é a conectividade da empresa. É importante ter uma rede de qualidade para executar um bom serviço. Além disso, a utilização da Unified Communications deve ser pensada também para usos externos — em 3G, 4G e redes públicas.
Seguindo esses passos, o gestor garantirá a aplicação e o desenvolvimento dessa nova ferramenta em seu negócio. Quando implementada com apoio de uma empresa com experiência na área, a comunicação unificada vai representar uma mudança de paradigma para a organização.
Vantagens da Unified Communications
Após a implementação, já é possível contar com os pontos-chave da UC. Veja os principais benefícios dessa solução:
Mobilidade
Adotada essa prática, a rotina empresarial contará com maior mobilidade. Todos os colaboradores e gestores poderão se comunicar de qualquer lugar — seja do carro, de casa, ou de um hotel durante uma viagem profissional. Utilizando dispositivos diversos, como celulares, computadores, telefones fixos ou tablets, será possível resolver pequenas e grandes demandas que, de outra forma, poderiam impedir o andamento dos serviços.
Unificação e modernização
As mensagens trocadas pela equipe estarão armazenadas na nuvem e disponíveis para todos, ao alcance de um clique. E isso vale para os e-mails, para as mensagens de voz e para as videochamadas realizadas pela plataforma. Além disso, as reuniões e conferências estarão mais modernas e eficientes, concedendo um ar mais realista e natural para essas ocasiões. Desse modo, os gestores conseguirão agilizar questões complexas, desfazendo a crença de que encontros profissionais à distância não são efetivos.
Presença
Essa funcionalidade da comunicação unificada possibilita gerar uma espécie de status para cada utilizador. Assim, se o gestor está em uma reunião, o colaborador pode contactá-lo por e-mail. Da mesma maneira, possibilita que, em um momento adequado, uma ligação resolva problemas de forma mais prática do que por meio de uma mensagem de texto, por exemplo.
Segurança
A garantia de possuir todo o conteúdo importante armazenado em local seguro é uma característica dessa ferramenta. Com isso, todos os dados e informações sensíveis fornecidos pelos clientes — e os documentos trocados entre os colaboradores — terão um backup no sistema. Além disso, uma boa solução de comunicação unificada oferece o serviço de Disaster Recovery, que permite recuperar arquivos, caso haja alguma falha no servidor.
Manutenção da UC
Tecnologias facilitadoras, como a Unified Communications, necessitam de acompanhamento e atualização constantes, seguindo o andamento da empresa e do mercado. Por isso, é muito importante possuir especialistas na área que ofereçam esse suporte, pois é preciso que a interface siga sempre familiar aos usuários e adaptável às novas formas de comunicar.
Uma prática interessante, nesse sentido, é o We Tools. O serviço avalia os recursos tecnológicos implementados pela sua companhia e fornece um diagnóstico de como extrair o melhor deles. Logo, possibilita corrigir possíveis falhas operacionais e ajustar as ferramentas conforme as necessidades para usá-las de forma plena, sempre visando uma performance otimizada.
Para aplicar a comunicação unificada e manter os serviços de acordo com as estratégias da empresa, uma solução interessante é buscar a parceria com uma empresa referência no setor. Assim, você tem tranquilidade na hora de desenvolver um serviço que você e sua equipe não dominam e o custo de contratação se torna ínfimo frente aos possíveis problemas que um desenvolvimento mal executado ou uma tecnologia sem continuidade podem causar.
Agora, você já conhece os detalhes da Unified Communications, sabe como ela pode ajudar o seu negócio e conhece a melhor maneira de implementar os serviços e mantê-los funcionando adequadamente.
Lembre-se de que cada organização demanda um processo único e personalizado de acordo com suas especificidades. Portanto, não abra mão de uma tecnologia tão eficaz! Entre em contato com a Wittel e veja como podemos implementar a solução em sua empresa.
