Videoconferências são uma realidade bastante acessível na atualidade e constituem verdadeira necessidade no mundo corporativo. Com o crescimento dos mercados e a quebra de fronteiras proporcionada pela internet, tornou-se fundamental ter um aplicativo para videochamada sempre disponível para a sua empresa porque, assim, reuniões entre pessoas de unidades distantes são viabilizadas com considerável economia de tempo e dinheiro.
A grande demanda fez surgir, no mercado, inúmeros aplicativos para videoconferência, muitos deles gratuitos e bem conhecidos. É possível até que você já tenha usado muitos deles para chamadas no seu celular ou acompanhado certos conteúdos interessantes nas redes sociais. No entanto, quando pensamos em videoconferências corporativas, precisamos ser mais cuidadosos com o sistema escolhido a fim de garantir a segurança da informação.
Por isso, neste artigo, selecionamos sete cuidados que você deve tomar ao utilizar um aplicativo para videochamada. Assim, você vai ter toda informação necessária para decidir qual será e melhor solução para o seu negócio. Aproveite a leitura!
1. Vazamento de dados
Ao escolher um software para fazer videochamadas, um dos maiores pontos de atenção é a segurança da informação. No entanto, ao baixar um programa padrão com a finalidade de promover videoconferências, muitas vezes usamos as configurações recomendadas e acreditamos que tudo está em conformidade e seguro.
O problema é que algumas das configurações de privacidade e segurança podem vir com certas vulnerabilidades que vão expor não apenas o conteúdo da reunião, mas também facilitar ataque de hackers.
Seguindo ainda a linha da segurança da informação, é preciso que qualquer programa instalado nos dispositivos da empresa garanta que não haverá vazamento de dados.
Não se trata de algo explícito nos termos de uso de nenhum software, mas o que deve ser resguardado inicialmente é que ele não vai criar abertura para ação de programas maliciosos. Além disso, é necessário que a troca de informações, imagens e arquivos durante as videoconferências ocorra em ambiente seguro.
Tendo tudo isso em vista, percebemos que um aplicativo para videochamada confiável — que tenha certificação ISO 27001 —, proveniente de um fornecedor idôneo é o mais aconselhável para garantir a privacidade e a segurança dos dados da sua empresa.
2. Privacidade
A maioria dos aplicativos gratuitos para videoconferência pode, por vezes, criar situações incômodas, em que você sente a sua privacidade invadida. É o caso, por exemplo, da chamada com vídeo que interrompe uma reunião presencial ou mesmo que atrapalha um momento de estudo, de maior concentração.
Quando procuramos outras soluções em videochamadas, temos a opção de aplicativos que criam uma sala de reunião pessoal. Da mesma forma como ocorre em sua versão física, você pode agendar reuniões nesse ambiente, e os participantes receberão um endereço para ingressar no encontro. A sua sala será sempre a mesma, e você controla o acesso a ela abrindo e fechando a porta.
Assim, em uma reunião em que mais participantes são esperados, basta que você mantenha a porta aberta para que eles se juntem ao grupo, fechando a sala assim que a equipe se formar.
Trata-se de uma forma fácil e segura de controle de acesso e privacidade, que não demanda configurações complicadas, muito menos interrupções durante a chamada para resolver questões não atinentes ao assunto que será discutido.
3. Limitação de participantes
Assim como o fácil acesso dos participantes às reuniões é uma característica presente em poucos aplicativos para videochamadas, é interessante lembrar que, muitas vezes, os aplicativos disponíveis também estabelecem limitações ao número de participantes por conferências. E, dependendo da finalidade desses encontros, uma restrição dessas pode ser um problema enorme.
Um aplicativo feito sob demanda vai suprir exatamente a necessidade da sua empresa, sem que problemas relacionados a uma padronização de fábrica possam prejudicar o seu trabalho.
4. Fragilidade dos sistemas
Quando se utiliza um aplicativo gratuito, o suporte ao usuário normalmente deixa a desejar. Por essa razão, a equipe de TI acaba sendo acionada para resolver as questões relacionadas ao uso desses programas.
Em um primeiro momento, isso não parece ser problema, já que existe uma equipe interna que pode atender aos chamados relacionados à tecnologia. Só que o time da TI lida todo o tempo com contingências, questões inadiáveis e, dessa forma, a configuração do software de videochamada que você baixou acaba ficando para depois.
Quando se adquire um aplicativo para videoconferência, conta-se com um sistema mais robusto, que foi adaptado para o uso na sua empresa. Dessa forma, minimizam-se problemas comuns dos usuários, como configurações e ajustes iniciais. Além disso, normalmente, a empresa que fornece o software costuma oferecer também suporte ao usuário, o que vai permitir que a sua equipe de TI dedique-se a outras demandas.
5. Propensão a golpes
Muitos são os golpes aplicados via internet, por links que chegam por e-mail ou mesmo por apps de celular. Explorando a curiosidade ou a falta de conhecimento mais profundo do usuário, pessoas mal intencionadas espalham não apenas vírus, mas também scripts maliciosos que podem roubar dados e causar enorme prejuízo à sua empresa.
Um aplicativo de procedência duvidosa pode expor o seu sistema a uma ameaça dessa natureza, e o vazamento de informações sigilosas de uma empresa causa prejuízos financeiros e de reputação até à mais sólida das companhias.
Por isso, é importante sempre adquirir softwares e aplicativos de fontes seguras.
6. Falta de suporte a outros dispositivos
Nem só de desktops sobrevive uma empresa. Cada vez mais, notebooks, tablets e smartphones são utilizados como ferramentas de trabalho dentro de uma companhia.
Dessa forma, contar com um aplicativo que contemple apenas um desses tipos de dispositivo pode não atender ao que a sua empresa e os seus parceiros necessitam. Então, é importantíssimo contar com uma solução que funcione bem em qualquer suporte e que garanta que o fluxo de dados entre eles seja produtivo.
7. Registro de todas as conferências
Nem sempre é simples retomar os assuntos tratados em uma reunião. Atas nem sempre dão conta de todos os pontos, e contar apenas com a memória e as anotações dos participantes pode não ser uma estratégia tão eficaz para ter um registro do que foi discutido.
Por isso, a possibilidade de gravar todo o conteúdo de uma conferência para reprodução futura é uma característica fantástica de um bom aplicativo para videochamada.
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