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Conference call: tudo o que você precisa para fazer uma de sucesso!

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Written by Wittel

A conference call já é uma realidade para empresas dos mais variados portes, por significar uma opção eficaz às reuniões presenciais, permitindo que conferências aconteçam sem que haja deslocamento dos envolvidos. Trata-se de uma solução que só traz benefícios por otimizar a comunicação da empresa com seus funcionários e com parceiros externos, sejam eles clientes, sejam fornecedores.

Em uma época em que a mobilidade corporativa se faz cada vez mais presente, contar com a possibilidade de ter uma conferência em tempo real com parceiros dos locais mais variados e usando apenas seu smartphone pode ser um diferencial competitivo para sua companhia. E essa é apenas uma das possibilidades a que você terá acesso ao adotar uma solução de conference call.

Para que você saiba muito mais sobre o assunto, preparamos este artigo. Depois dessa leitura, você vai entender por que é fundamental ter essa ferramenta na sua empresa, seus principais benefícios, as melhores práticas e, o mais importante, vai saber como implementá-la com sucesso. Boa leitura!

O que é uma conference call?

Conference call é um nome geral pelo qual são conhecidas todas as chamadas — via telefone ou internet — das quais participam três pessoas ou mais. Entre as possibilidades de conferências, temos a audioconferência, a teleconferência e a videoconferência, as quais explicaremos a seguir.

Audioconferência

Como o próprio nome evidencia, esse tipo de conferência ocorre apenas por áudio e pode usar linha telefônica, VoIP ou internet para se realizar.

Para que ela ocorra, podem ser usados telefones que permitam conferência — nesse caso, devem ser observados os limites de usuários definidos pelo fabricante — ou mesmo aparelhos específicos para audioconferências, como microfones e headphones ou ainda um dispositivo conhecido como aranha para conference call.

Trata-se de uma ótima opção para reuniões a distância nos casos de uma das partes não contar com uma internet veloz, por exemplo, o que poderia comprometer a interação com os outros participantes em conferências que exijam mais recursos.

Teleconferência

Quando as empresas de grande porte encontraram a necessidade de realizarem grandes reuniões, que poderiam ser atrapalhadas por barreiras geográficas, surgiu a teleconferência.

Usando mecanismos de telecomunicações, som e imagem eram transmitidos de um lugar para outros da mesma forma como ocorriam as transmissões televisivas, unilateralmente. Essa forma de interação ainda é muito usada na educação a distância.

No meio empresarial, ainda é muito interessante usar teleconferência para grandes treinamentos, demonstrações ou lançamentos de produtos.

Videoconferência

Esse tipo de conferência também foi uma evolução tecnológica desencadeada por uma necessidade do mercado: a comunicação visual proporcionada pela teleconferência era interessante, mas faltava a interação.

Assim, surgiu a videoconferência, que, ao utilizar a internet e até softwares gratuitos, se tornou muito popular nos dias atuais, possibilitando que qualquer pessoa munida de um smartphone com câmera e uma boa conexão à internet consiga se comunicar com outras em qualquer parte do globo.

No ambiente corporativo, a videoconferência conseguiu, de fato, encurtar distâncias, fazendo com que reuniões com participantes de várias partes do mundo ocorram em salas virtuais com som e imagem de alta qualidade.

Por que e quando sua empresa precisa de uma estrutura de conferências?

É natural que, ao pensar em implementar grandes mudanças na sua empresa, haja dúvida. Será que você deve fazê-las? Esse seria o momento certo?

O fato é que o mundo vem mudando cada vez mais rápido, o que se reflete sobremaneira no meio corporativo. Isso quer dizer que, se a sua empresa pretende se manter competitiva, ela deve acompanhar o ritmo das grandes transformações.

No entanto, isso não significa que as mudanças devam ser simplesmente tocadas. Obviamente, algum tempo será investido em planejamento, antes de partir para a execução do projeto. E duas questões importantes a serem respondidas quando se inicia o desenho do processo são a razão para se implantar a estrutura de conferências e quando isso se faz importante.

Por que adotar uma ferramenta de conference call?

Usar as ferramentas certas para determinada finalidade faz toda a diferença no resultado final e permite que o objetivo seja alcançado de forma otimizada, isto é, com menor custo e em menor tempo. Então, se o objetivo é encurtar distâncias com o uso de teleconferência e videoconferência, o ideal é procurar por empresas de conference call para assessorarem a implementação da ferramenta.

Um bom motivo para isso é que a utilização de softwares e dispositivos especializados para conference calls vai trazer mais qualidade às chamadas, promovendo reuniões com mais qualidade e sem atrasos causados por problemas técnicos, por exemplo. Quantas vezes já não vimos apresentações atrasarem por falhas em equipamentos? Se sairmos do improviso e partirmos para uma abordagem mais profissional, certamente não seremos os protagonistas desse drama.

Além disso, contar com a consultoria de profissionais especializados vai fazer com que o sistema seja adequado à realidade do seu negócio e, nessa tarefa, vai ser importantíssimo analisar sua infraestrutura de TI.

Como vai ocorrer um grande tráfego de informações, é provável que as alterações empreendidas na sua empresa sejam mais substanciais do que a mera instalação de um equipamento e de softwares e aplicativos. Aproveite essa oportunidade para promover uma verdadeira transformação digital na empresa.

Quando implantar a solução para conference call?

Quando o cenário global aponta para uma crise, estratégias para tornar o negócio mais rentável e para reduzir custos tornam-se mais necessárias do que nunca. Nesse contexto, desponta a chamada mobilidade corporativa, que é o uso de metodologias e tecnologias pelas empresas, que possibilitem a realização de negócios sem a limitação de um local fixo.

Essa mobilidade talvez se evidencie mais no uso cada vez mais frequente de smartphones e tablets para acessar o e-mail corporativo ou softwares e apps para monitoramento de processos e produtividade. Também a verificamos facilmente com a utilização da computação em nuvem, que torna os mais diversos dados das empresas acessíveis em qualquer parte do mundo.

Seguindo nessa grande onda, vemos que um bom plano de mobilidade corporativa precisa contemplar a conference call como forma de economizar recursos e otimizar processos.

Assim, se sua empresa precisa promover reuniões frequentes — sejam elas internas, de treinamento, ou com participação de terceiros, como é o caso de contatos com fornecedores e clientes —, é necessário planejar uma estrutura para que elas ocorram em uma sala de conferência, de forma bem profissional, transparecendo credibilidade.

Como escolher um sistema de conference call?

Atestada a necessidade de se trabalhar em uma estrutura de conferências, partimos para um ponto crucial para que o plano de concretize: a escolha do sistema. Ao dar um passo tão importante, o ideal é não trabalhar de forma improvisada, nem fazê-lo como se fosse algo temporário. Lembre-se de que, em uma conferência, dados importantes sobre seu negócio são tratados.

Por isso, além de contar com uma solução de conference call confiável, promovida por uma empresa idônea e com expertise no assunto, a infraestrutura de TI precisa ser otimizada para oferecer a segurança necessária para essa implementação.

Identifique qual é a necessidade da sua empresa

Antes de implantar o sistema para conferências em sua empresa, perceba qual é a sua maior demanda relacionada a essa solução: nem sempre você vai precisar de vídeo em uma conferência e, em outros momentos, ele será imprescindível. Tendo isso em vista, dê preferência a um sistema que permita realizar audioconferências com uma excelente qualidade de áudio e que também ofereça o mesmo nível de serviço para videoconferências.

Certifique-se de que o sistema é seguro

Quando se faz uma videoconferência, além da sua imagem, de seus funcionários e da sua empresa, entram em cena os dados trocados entre os participantes da reunião.

É preciso atestar que toda a operação ocorre em ambiente seguro e que não há vazamento de dados. Assim, é interessante contar com um software que não apresente pontos de vulnerabilidade em suas configurações de privacidade e segurança. Um sistema de boa procedência vai assegurar isso, pois deve possuir certificação ISO 27001, que garante todos os requisitos de segurança da informação.

Garanta a privacidade no uso da ferramenta

Em sistemas avançados, as conferências ocorrem em salas virtuais. Para acessá-las, basta que você indique aos participantes a direção dessas salas. Então, quando você tiver agendado um evento, a porta da sala fica aberta para que os participantes acessem a reunião. Assim que todos os interessados estiverem presentes, você pode fechar a porta, garantindo que aquela reunião fique restrita apenas aos convidados.

O interessante desse sistema é que não há necessidade de acessar um painel de configurações complicadas para assegurar a privacidade, o que poderia pausar a reunião, atrasando todo o evento. Também não é necessário chamar a TI, basta apenas fechar a porta da sua sala virtual.

Observe a adequação ao seu negócio

O software utilizado pelo sistema de videochamadas não contempla as particularidades da sua empresa e os dispositivos para videoconferência não têm qualidade boa e nem parecem destinados a esse uso. Ou o aplicativo só promove reuniões entre computadores, sem que haja suporte para tablet e smartphone, por exemplo.

Essas são situações que podem ser evitadas se você optar por adquirir seu sistema de conference call de uma empresa que vai entregar uma solução sob medida para seu negócio.

Exija diferenciais

Conte com uma ferramenta de videoconferência que permita até 200 participantes simultâneos em reuniões, compartilhando arquivos, imagens e a tela do computador, sem perder em qualidade de áudio e vídeo. Com a tradução simultânea, além de vencer barreiras geográficas, você vai transpor fronteiras linguísticas, fazendo-se entender também em outros idiomas.

O recurso de gravação também é bastante útil, pois, ao organizar uma conferência e registrá-la, você poderá replicá-la posteriormente para equipes que precisam se inteirar do assunto tratado. E, para que a gravação seja boa, o ideal é que ela não tenha interrupções, correto? Conversas paralelas não vão interferir na reunião, pois você pode contar com um recurso de chat para que elas ocorram.

Somente um sistema muito bem estruturado pode oferecer tantos diferenciais à sua empresa!

Quais equipamentos são necessários para uma conference call?

Já entendemos todas as vantagens de se trabalhar ao lado de boas empresas de conference call e, além disso, selecionamos todas os aspectos que devem ser observados ao adotar uma solução desse tipo.

Então, com a decisão tomada, como saber de que equipamentos minha empresa necessita para uma conference call? Como é a estrutura para utilizar essa ferramenta? Veremos a seguir.

Sala de conferências

Uma boa sala de reuniões na sede da sua empresa pode ser adaptada para fazer videoconferências, mas, para isso, observe alguns pontos importantes.

Tamanho da sala

Quantas pessoas usualmente participam das transmissões? Até seis participantes podem ocupar uma sala pequena, que vai demandar uma estrutura de audiovisual com menos potência, ao passo que um ambiente para mais de dez pessoas, por exemplo, vai exigir projetor, uma sonorização melhor e dispositivos de captação de som e imagem mais elaborados.

Som e luz

O ideal é que a sala para videoconferência tenha isolamento acústico, tanto para que não haja interferência de ruídos externos no momento das transmissões como para garantir o sigilo do que se trata nessas reuniões.

A iluminação também merece um trabalho bem-feito. Ao contrário do que ocorre em outros ambientes, a luz natural não é interessante para essa sala, pois, em excesso, atrapalha apresentações e filmagens. Assim, é preciso investir em iluminação artificial uniforme que permita controle de intensidade.

Elementos de decoração

A decoração de uma sala para videochamadas deve ser planejada não apenas considerando o bom gosto, mas a funcionalidade. Assim, ela deve ser neutra, de forma a não tirar a atenção dos eventos que ocorrem no ambiente, e também confortável e ergonômica, assegurando bem-estar aos seus participantes.

Então, boas escolhas de cores são as claras para paredes e cortinas, e neutras para o mobiliário. A mesa deve ser de material opaco e grande o suficiente acomodar todas as pessoas e seus equipamentos, se possível com tomadas e pontos de rede. Cadeiras com braços e design ergonômico também são essenciais.

Climatização

Como em qualquer ambiente corporativo, manter a temperatura agradável em qualquer estação do ano é fundamental. Assim, o ideal é que sua sala de videoconferência conte com um bom ar-condicionado, tanto para o conforto das pessoas como para evitar superaquecimento de equipamentos eletrônicos.

Equipamentos eletrônicos

Quais equipamentos eletrônicos deverão ser instalados na sala de teleconferências da sua empresa? Isso também vai depender do perfil do negócio e das reuniões que deverão ocorrer. Seguramente, a empresa fornecedora da sua solução em conference call poderá ajudar a escolher os equipamentos mais adequados para sua sala, mas adiantamos aqui o que é essencial. Veja.

Dispositivos de exibição: tela, fones e alto-falantes

Ainda que os participantes possam levar consigo seus próprios notebooks, tablets ou smartphones, que têm a possibilidade de transmitir imagens e dados de uma videochamada, o ideal é que uma sala de teleconferência conte com uma boa tela de exibição. Pode ser um monitor, uma televisão, tela ou mesmo parede para projeção, a depender do tamanho da sala e do porte da reunião.

Também é importante que a sala conte com alto-falantes de boa qualidade ou mesmo headphones para uso individual dos participantes.

Dispositivos de captação: câmeras, microfones e telefones

A preocupação com uma boa transmissão deve se refletir na seleção de bons equipamentos de captação de som e imagem. Por isso, as câmeras devem ser escolhidas de acordo com o tamanho da sala para que seja entregue um vídeo em boa resolução. O áudio também precisa ser limpo, livre de ruídos e interferências, e um bom sistema de microfones — que podem até ser integrados no headset — ou de telefonia pode proporcionar isso.

Um terminal para áudio e videoconferências também conhecido como “aranha” é um dispositivo muito útil para sua sala de conference call, pois reúne tudo que é necessário para videochamadas que envolvam um número menor de pessoas. A empresa que oferece a solução completa de conferências certamente vai saber orientá-lo sobre o uso desse equipamento.

Software de conference call

Por fim, é necessário um software que agregue toda a solução em conference call com os dispositivos físicos e que, além de permitir a transmissão de áudio e vídeo de alta qualidade, vai trazer benefícios como: gravação e transcrição das reuniões, tradução simultânea para qualquer idioma e suporte para uso em qualquer equipamento, desde computadores até smartphones.

Como fazer uma boa reunião virtual?

Não adianta contar com toda essa tecnologia e com um ambiente inteiramente adaptado para teleconferências se as reuniões não forem bem planejadas e conduzidas.Além de algumas orientações gerais, que servem para qualquer reunião, virtual ou não, existem outras que se aplicam especificamente a videoconferências. Vamos a elas.

Orientações gerais

Embora estas dicas não sejam uma novidade, é bom lembrar que são boas práticas que devem ser observadas também para reuniões virtuais.

Agendamento

Procure sempre agendar previamente a reunião com todos os participantes. A antecedência mínima depende do número de participantes e do assunto a ser tratado. Assim, quanto mais pessoas tomarem parte na conferência, maior deve ser o prazo dado a você para que elas se organizem antes da data marcada.

Duração

Determine a duração da reunião, pois isso permite que todos os convidados reservem esse tempo na agenda. Além disso, você vai conseguir mais objetividade nas discussões, caso haja um período definido para o encontro.

Pauta

Ao convidar os participantes da reunião, divulgue para eles a pauta preliminar, a fim de que todos possam se preparar de forma adequada para a conferência. Depois que todos confirmarem a presença, faça-os conhecerem a pauta definitiva, que considerou as sugestões deles.

É fundamental que, durante a reunião, essa pauta seja seguida e, caso surjam assuntos que não estejam nela, mas que sejam relevantes, siga com o que foi programado e tome nota. Esse assunto pode ser discutido no final da reunião, caso haja tempo, ou pode ser agendada nova data para tratar dele.

Registro

Toda reunião pede que alguém faça a sua secretaria, isto é, faça todos os registros importantes, os quais, dependendo do grau de formalidade do encontro, acabam gerando a ata.

Em uma videoconferência, como há a possibilidade de o organizador gravar todo o evento e adquirir a transcrição, esse trabalho é facilitado, podendo, inclusive, prescindir de uma pessoa presente exclusivamente para fazer registros.

Orientações para uma conference call

Agora, trazemos dicas exclusivas para uma boa videoconferência. Acompanhe.

Preparação

Certifique-se previamente de que todos os equipamentos estão conectados adequadamente e com bateria suficiente para durar por toda a conferência. Faça todos os ajustes e testes necessários previamente. Os minutos iniciais de uma videoconferência não devem ser gastos com testes de imagem, voz e tela.

Conforto

Seus requisitos mínimos de conforto devem ser checados e supridos antes do início da conferência. Assim, deixe café e água à mão e assuma uma postura satisfatória. Esses cuidados são válidos porque você deve evitar a máximo sair de cena durante uma reunião ou interrompê-la para resolver esse tipo de coisa.

Boas maneiras

Como uma videoconferência é uma forma diferente de interação, conta com algumas regras de convivência que tornam seu andamento mais harmonioso para todos os envolvidos.

Não estamos falando em seguir normas rígidas, que vieram de algum livro empoeirado, como os manuais de etiqueta de antigamente, mas de ter bom senso e preocupação com a experiência das outras pessoas. Confira:

  • ao liderar uma chamada, aguarde todos entrarem na conferência em silêncio. Quando todos estiverem presentes, inicie a reunião se apresentando e expondo o assunto;
  • ao participar de uma chamada, mantenha-se em silêncio durante a exposição de outras pessoas;
  • seja objetivo ao expor suas ideias. Para tanto, é importante uma boa preparação e conhecimento sobre o assunto;
  • tenha cuidado com ruídos externos.

Os erros que não podem acontecer durante a conferência

Com microfones bastante sensíveis, uma transmissão em vídeo acaba captando tudo o que ocorre na sala de conferência. Assim, vale a pena tomar alguns cuidados, como não comer e beber nem mascar chicletes durante uma videoconferência. Se precisar de um gole de água, deixe o microfone mudo nesse momento.

Também é bom tomar cuidado com o tom de voz. Caso você se exalte, por qualquer motivo, e expressar isso com um grito, vai causar um grande desconforto entre os participantes. Então, procure controlar esses impulsos. Seguindo essas orientações, certamente você deve conseguir reuniões mais produtivas e com mais engajamento dos presentes.

O que mais pode ser feito com a estrutura de uma conference call?

Sem dúvida, conference calls são muito úteis para qualquer empresa. Já mencionamos aqui vários atributos que confirmam essa afirmação. O melhor é que a estrutura de videochamadas pode ainda ser usada em outros contextos, para realizar treinamentos corporativos, webinars e streaming, por exemplo.

Assim, seus treinamentos corporativos podem contar agora com aulas ministradas a distância, sem que seja necessário deslocamento dos instrutores para todas as filiais. Streaming e webinars podem ser promovidos facilmente para que você promova seus produtos e serviços, com links em suas redes sociais.

Um sistema de conference call deve ser encarado como uma das ferramentas de colaboração mais importantes dentro da empresa, por promover a interação e o trabalho em equipe, mesmo que a distância.

Trata-se de uma solução que vai trazer inúmeros benefícios para seu negócio e pode ser facilmente implementada, desde que você conte com uma parceria sólida, com uma companhia que possua toda a expertise necessária. Acesse o nosso site para saber de que forma poderemos ajudar sua empresa a dar mais esse passo rumo ao sucesso.

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