Conferências e Colaboração

Entenda como deve ser a estrutura de uma sala de conferência

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Escrito por Wittel

Em um mundo com cada vez menos tempo para se realizar as tarefas, a mobilidade corporativa ganha um papel fundamental nas empresas. Se você não conhece esse conceito, saiba que está na hora de saber mais sobre as inovações que permitem conectar gestores e empregados em diversas partes do mundo. E que tal começar montando uma sala de conferência ideal para que você cuide dos assuntos estratégicos?

As empresas, hoje, têm adotado estruturas descentralizadas na distribuição dos recursos humanos — tanto em relação ao corpo diretivo quanto dos demais colaboradores. A estratégia está ligada à necessidade de expansão para inúmeros mercados, aproveitando todas as oportunidades de negócio existentes.

O que é mobilidade corporativa? 

mobilidade corporativa define a essência de muitas empresas atualmente, e torna possível a realização de negócios em diversos pontos do país — e do mundo. Para isso, é preciso desenvolver instrumentos tecnológicos que permitam que os colaboradores possam acessar e-mails por meio de tablets e smartphones, e que possam estar conectados à rede em 100% do tempo, encurtando o caminho do processo de tomada de decisões. 

Na verdade, o grande objetivo da mobilidade corporativa é possibilitar que o funcionário trabalhe a distância com os mesmos recursos que teria à disposição em sua mesa. Trata-se de uma virtualização do ambiente de trabalho possibilitada pelo avanço tecnológico dos últimos anos. 

E a sala de conferência? 

Diante do conceito de mobilidade corporativa, fica fácil entender o papel fundamental das salas de reunião destinadas à realização de conferências. 

Reuniões já são parte da rotina das empresas brasileiras e, com o trabalho à distância, precisam sofrer algumas alterações. Afinal de contas, nem sempre (ou quase nunca) é possível reunir todos os participantes em um mesmo ambiente físico. 

Para solucionar o problema, mais uma vez entra em cena a tecnologia a serviço da mobilidade corporativa. Nada pode ser perdido em uma sala de reuniões, seja em um encontro entre equipes ou em uma conversa com um cliente. 

Assim, é preciso buscar equipamentos que garantam que a reunião ocorra entre participantes separados por grandes distâncias, como se todos estivessem no mesmo ambiente. 

Dessa forma, é fundamental lançar mão de recursos de qualidade, como microfones potentes, telas de alta definição, estações para conexão entre diversos equipamentos e assim por diante.

Vamos explorar um pouco mais este tema? A partir de agora, você vai aprender a montar uma estrutura de primeira qualidade para a sua sala de conferência. Acompanhe!

Tela de projeção

Um dos principais elementos de uma boa sala de conferências, a tela de projeção deve ser versátil, visível e bem integrada ao ambiente. Ela deve servir tanto para a apresentação de vídeos como para a projeção de gráficos, planilhas e imagens. 

A tela precisa ter um tamanho adequado para que possa ser vista de diversos pontos da sala e deve estar integrada aos computadores. Algumas telas modernas possuem a funcionalidade touch screen, muito útil em apresentações.

Sistema de vídeoconferência

A vídeoconferência é um modelo de reuniões que vem sendo cada vez mais usado, justamente pela praticidade de reunir diversos profissionais localizados em diversos lugares do planeta. 

Para que a reunião seja produtiva, é fundamental contar com uma boa câmera de alta resolução e um sistema de som (microfone e alto falantes) que funcione sem interferências ou chiados. 

Importante lembrar que o som deve ser cristalino para todos os participantes da reunião. Caso contrário, ela pode não ser produtiva. Também é fundamental que seja instalado um software confiável para realizar a gestão da videoconferência, garantindo a integridade do sistema e a segurança das informações.

Sistema de PoE

PoE — ou Power over Ethernet — é uma das grandes tendências em termos de instalação de equipamentos eletrônicos. Trata-se da utilização da Internet para alimentar os recursos existentes na sala de conferência, eliminando a necessidade de tomadas. Assim, é possível economizar energia e organizar melhor o ambiente, sem tantos fios espalhados. 

Além de ligar todos os computadores em uma mesma central de transmissão, o sistema permite o compartilhamento de arquivos e informações entre os participantes, ampliando a sensação de interatividade.

Telefone

Uma boa sala de reuniões precisa de um sistema de telefonia bem montado. Para isso, é necessário utilizar os recursos disponíveis no mercado, para se obter múltiplas linhas e chamadas de boa qualidade. 

Os atuais aparelhos de telefone corporativo possuem sistemas como criptografia de dados, saídas Ethernet e telas de LCD, que permitem a realização de conferências de vídeo individuais. 

Sistema de isolamento acústico

O isolamento deve ser eficiente. Isso significa que a reunião não deve ser impactada por sons vindos de fora. Da mesma forma, principalmente quando se trata de assuntos sigilosos, o som não deve ser audível para quem não está presente na sala.

Iluminação 

A sobriedade deve marcar a iluminação de todo o escritório em geral e a sala de videoconferência não foge à regra. Para melhorar o conforto dos participantes, é possível adotar luzes de intensidade regulável, que podem escurecer ou iluminar o ambiente, de acordo com a necessidade.

Tamanho

Dependendo do porte da empresa, o ideal é contar com mais de uma sala de reuniões, para que você tenha opções na hora de realizar os encontros. Uma sala pequena deve acomodar entre duas a seis pessoas confortavelmente. 

Uma sala média deve ser preparada para receber de seis a doze pessoas, enquanto uma sala grande precisa ter recursos para acomodar cerca de vinte participantes ou mais.

Como você viu, sem uma sala de conferência adequada o seu plano de mobilidade corporativa pode ficar prejudicado. Isso significa que você terá menos funcionários e diretores disponíveis em momentos decisivos, perdendo negócios importantes justamente por não possuir os melhores recursos. E no mercado atual, extremamente concorrido, isso é inadmissível.

Portanto, agora que você já sabe como montar uma boa sala de conferência, que tal dar continuidade à estratégia? Um conceito também relacionado à mobilidade corporativa é o de atendimento visual, outra grande tendência do mercado de negócios atual. Neste artigo, você vai aprender tudo sobre o assunto e ainda vai ver como implementá-lo na sua empresa. Boa leitura e aproveite as dicas!

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