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Guia definitivo para tornar suas reuniões mais produtivas

Wittel
Escrito por Wittel

Quem trabalha em uma empresa, seja ela de qual porte for, sabe o quanto as reuniões são parte significativa de uma rotina de trabalho bem-sucedida e eficaz.

Muitas decisões simplesmente não podem ser tomadas de forma autocrática, necessitando de um aval dos envolvidos — como um acordo ou a aprovação da maioria.

Já que essas trocas de informações são tão importantes, compreender como tornar as reuniões mais produtivas faz uma grande diferença na rotina empresarial.

Mesmo os gestores mais experientes podem ter alguma dificuldade em garantir um padrão de rendimento para suas reuniões de equipe. Lidar com um grupo de pessoas — em que cada membro tem suas opiniões e perspectivas diante de um assunto — pode ser bem complicado.

Você mesmo já deve ter mais de uma experiência com reuniões que não foram úteis e andaram em círculos, sem chegar a uma conclusão produtiva. Talvez você ainda não entenda exatamente o motivo.

Para ajudá-lo a superar algumas dessas dificuldades e encontrar formas de manter suas reuniões produtivas, criamos este guia com todas as informações que você precisa para guiar seus encontros de modo eficaz.

Vamos falar dos obstáculos a serem superados para uma boa reunião, alguns modelos e dicas que você pode levar em consideração na hora do planejamento. Acompanhe!

Identifique o que impede a produtividade nas suas reuniões

Antes de começar a trabalhar as mudanças no seu método de reunião, é importante listar todos os pontos fracos que podem prejudicá-la — e, claro, destacar aqueles que já são considerados como complicadores.

É difícil listar por completo todas as variáveis, mas existem alguns itens que são problemas recorrentes na maioria das reuniões. Veja alguns dos principais:

1. Falta de pontualidade

Um dos erros mais recorrentes, já naturalizado na cultura brasileira, é o atraso.

Muitas pessoas tendem a marcar reuniões, encontros e eventos mais cedo do que o planejado, já sabendo que todos vão chegar mais tarde.

Na vida pessoal, isso nem sempre é um problema, mas quando se trata do ambiente profissional, esse adiamento pode prejudicar bastante uma reunião de equipe.

Existem três possibilidades principais em relação aos atrasos:

Atrasos inevitáveis

A vida é cada vez mais corrida, todos já sabem. Por isso, é preciso encaixar vários compromissos em um horário muito apertado, o que inevitavelmente causa alguns minutos de atraso.

A abordagem mais simples seria mudar o horário padrão das reuniões, permitindo que todos apareçam na hora marcada, ou já considerar um atraso como exceção, iniciando a reunião antes. Uma alternativa é o indivíduo encontrar um meio de alterar sua agenda, permitindo que seus compromissos se encaixem.

Atrasos acidentais

Assim como os inevitáveis, esse tipo de adiamento não pode ser muito culpabilizado. Acidentes, trânsito e outras emergências podem fazer com que alguém demore um pouco mais. Caso esses atrasos sejam eventuais e haja um aviso, isso não costuma ser um problema.

Atrasos de negligência/recorrentes

Esses são os verdadeiros inconvenientes que impedem reuniões produtivas.

Geralmente começam como acidentais, mas logo se tornam recorrentes. Isso começa a reduzir o tempo produtivo e a espera reduz a concentração dos presentes.

Avaliar situações como essa, junto ao colaborador, é o primeiro passo para evitar que elas se repitam. Caso o problema não seja resolvido, é necessário, no mínimo, excluir o indivíduo das reuniões.

2. Problemas no planejamento

Antes de qualquer reunião, é preciso tecer algumas considerações, como o objetivo do encontro, a pauta, questões importantes a serem tratadas, o tempo para cada tópico etc.

Um erro que, obviamente, prejudica uma reunião é a falta de planejamento. Reunir o grupo sem necessidade, apenas por hábito, prejudica muito o caminhar da discussão.

Portanto, antes de propor um encontro, crie uma lista de todos os pontos que precisam ser abordados, quais impasses precisam ser solucionados etc.

Tente manter a conversa sempre dentro do escopo da empresa e da equipe, evitando que os tópicos levantados se desviem muito. Não é necessário ser rígido, mas é bom deixar claro o objetivo daquela reunião.

3. Falta de foco durante a discussão

Como acabamos de mencionar, uma reunião produtiva deve ter um objetivo claro. No entanto, não é incomum que, durante o processo de troca de opiniões e informações, os assuntos se desviem e começam a se distanciar do plano original.

Isso não é sempre um problema, já que novos pontos sempre surgem naturalmente no processo. Mas é importante, mais uma vez, evitar que o tema perca seu propósito original.

Não existe uma forma objetiva de analisar exatamente quando um assunto mudou, o que pode dificultar o seu julgamento. É necessário desenvolver alguma sensibilidade e senso crítico.

Uma técnica simples seria perguntar “e o que isso adiciona ao nosso tópico?” sempre que algo parecer fora de contexto.

Não use esse questionamento de maneira muito crítica, pois você ainda precisa que todos se sintam livres para opinar. Apenas peça para que o colaborador explique o que quis dizer com outras palavras, de modo a facilitar o entendimento.

4. Falta de ordem durante a fala

Todos já tiveram alguma experiência de reunião que se tornou uma disputa de voz, com muitas pessoas falando ao mesmo tempo e sem um objetivo claro.

Esse problema é comum em determinados grupos em que há pessoas de personalidade forte, geralmente jovens, que costumam expressar suas opiniões com mais intensidade.

É um traço de personalidade positivo e útil, mas que deve ser moderado para garantir a participação de todos do grupo.

Um modo simples de resolver esse obstáculo é com um mediador: uma pessoa responsável por decidir quem tem a palavra. Geralmente será você mesmo, como gestor, que estabelecerá essas regras.

Deixar sempre que cada um fale até o final, evitar que cada comentário se estenda demais, entre outras regras, podem ser úteis nesse contexto.

5. Conclusão indefinida dos tópicos

Esse é um problema bem sério, mas é uma consequência dos últimos 4 tópicos listados. O que classifica as reuniões como produtivas, geralmente, é o tipo de insight que elas geram, as soluções encontradas para os problemas apresentados e os objetivos cumpridos a partir da primeira pauta.

Como é possível dizer que uma reunião gerou qualquer resultado se ela não possui nenhuma conclusão?

Alguns assuntos são propositalmente mais abrangentes e vagos, envolvendo muito da reflexão e do questionamento dos participantes. Eles podem não ter uma conclusão categórica, mas devem gerar pontos para futuras avaliações.

Já outros temas mais concretos — como a mudança de um protocolo ou rotina de trabalho — devem ter, no mínimo, um prazo para terminar e seguir para a próxima discussão. Sem essas conclusões, toda a conversa será pouco mais do que informal.

Para evitar esse problema, peça a alguém — ou faça você mesmo — uma listagem dos temas abordados, as conclusões e tópicos levantados para reuniões futuras. Peça a opinião dos participantes sobre a produtividade do encontro e veja como pode ser melhorado.

6. Presença excessiva ou insuficiente

Esse é um ponto sempre aberto à discussão. Alguns gestores acreditam que o melhor é convocar o maior número possível de pessoas para toda reunião, enquanto outros preferem restringi-las apenas aos chefes de cada setor e funcionários mais importantes.

Há pontos fortes e fracos em ambos os casos.

Aqueles que buscam o máximo de participação costumam ser mais democráticos, abrindo para a cooperação de todos, ouvindo e opinando durante a reunião.

Por um lado, isso garante que mais pessoas entendam e estejam de acordo com as decisões. Por outro, essa abertura cria problemas de logística quanto ao número de pessoas, dificulta a organização e também pode gerar atritos com relação a membros que não possuem o mesmo domínio do funcionamento da empresa.

Em alguns casos, não há conhecimento suficiente para tomar uma decisão consciente.

Já aqueles gerentes que buscam reuniões mais condensadas, apenas com os diretamente envolvidos, ganham em eficiência e rapidez, pois todos os setores estarão representados por algum colaborador — de preferência alguém que domina o assunto e consegue ter uma visão ampla do negócio.

Porém, caso esses representantes não estejam em sintonia com suas equipes, há uma boa chance de que as decisões se tornem mais autocráticas, prejudicando os outros membros no processo.

Encontrar um equilíbrio entre esses dois polos é importante para gerar reuniões mais produtivas. Talvez não seja necessário ter todos os funcionários da empresa em uma reunião, mas é importante que cada gestor de setor saiba comunicar as necessidades de seus colegas.

Conheça 5 modelos de reuniões produtivas

Como já mencionamos, alguns pontos são considerados um tanto subjetivos para serem listados aqui. É necessário testar diferentes fórmulas e formatos de reunião para entender quais adicionam mais eficiência à sua equipe. Porém, é sempre bom estudar as técnicas já testadas e aprender algo com as dicas disponíveis. Por isso, listamos algumas que consideramos úteis e práticas. Confira:

1. Reuniões “Loucamente Simples”

Um dos dogmas mais rígidos criados por Steve Jobs é a simplicidade. Ele partia do princípio de que adicionar muitas pessoas a uma reunião, como já mencionamos, não traz mais eficiência — apenas mais complexidade e dificuldade para processar informações.

Isso se manifestava em encontros com menos de 10 pessoas e mantendo a pauta sempre objetiva e simples. Grupos menores, concisos e compostos por mentes inteligentes.

Ele era tão persistente nesse ponto que, durante uma reunião, expulsou uma nova integrante que participava de um dos projetos de marketing — e não deu justificativas, apenas disse que não precisavam da presença dessa funcionária na reunião. Tudo sob a ideia de que ela não tinha o que acrescentar ao tema. Não recomendamos que você seja tão grosseiro, mas você pode adotar o mesmo princípio para tornar suas reuniões mais produtivas.

Manter a simplicidade tem várias consequências positivas em uma reunião. Primeiramente, evita a perda de foco, problema já listado neste guia. Segundo: garante que o clima fique menos formal, facilitando a expressão de ideias. Por fim, facilita o entendimento de todos. É possível listar mais algumas vantagens, mas essas são as mais relevantes.

2. Não se esconda por trás das apresentações

Outro princípio básico das reuniões de Steve Jobs é o de que, quanto mais espontânea, melhor. Transmitir suas ideias através de textos decorados e leituras de slides de PowerPoint não era muito bem-visto, pois retirava parte da responsabilidade de quem falava.

Ele acreditava que, realizando uma reunião surpresa, sem agenda definida, os pontos mais importantes surgiriam espontaneamente.

Mais uma vez, essa fórmula é adequada para diferentes tipos de trabalho e contextos. Ter momentos mais descontraídos e autênticos ao falar do trabalho pode contribuir para reuniões produtivas, mas algumas pessoas precisam de uma lista ou algo para lembrá-las dos tópicos a serem apresentados.

Ainda assim, pode ser útil pensar nos resultados de uma reunião sem objetivo definido, principalmente no contexto de uma equipe criativa.

Esse tipo de conversa pode ser feita com regularidade ou sempre que se julgar necessário. É importante não fazer disso uma norma, já que as pautas contribuem muito para o foco da reunião.

No entanto, estimular que cada participante transmita sua perspectiva de maneira espontânea ajuda a evitar dissimulações das verdadeiras conclusões por trás da apresentação de PowerPoint.

3. Estabeleça prioridades

Você já deve ter notado que, quase sempre, não é possível discutir todos os pontos esperados em uma reunião.

O tempo é curto e todos possuem outras tarefas com prazos estipulados. Por isso, para manter uma reunião produtiva, o melhor é criar uma ordem de prioridades para todos os assuntos.

A maneira de definir essa ordem pode variar, mas existem alguns critérios para auxiliar:

  • urgência: temas atrasados ou de alta importância devem ser debatidos primeiro;

  • abrangência: durante a reunião, o ideal é tratar de assuntos relevantes para o maior número possível de pessoas, ou para todos;

  • tempo de execução: resolver pequenos problemas agora evita que eles se acumulem. Tente dar conta do maior número de pequenas questões para que elas saiam do caminho e deem espaço para outros temas maiores;

  • pertinência: determinados tópicos são mais ou menos consistentes com a configuração da equipe e com o contexto da empresa. Alguns podem ser delegados para reuniões individuais em cada setor, por exemplo.

4. Considere o tempo

Gestores e colaboradores que ainda têm pouca experiência lidando com a organização de reuniões acabam subestimando o tempo necessário para discutir determinados tópicos.

Já mencionamos que raramente o tempo é suficiente para cumprir a agenda completa. Esse é um dos motivos. Uma reunião produtiva deve se encaixar na disponibilidade de tempo, já que, durante a conversa, os profissionais não estão se dedicando às suas tarefas de rotina.

O primeiro desafio é medir corretamente o tempo necessário para abordar cada tema. No começo, será necessário avaliar tudo na prática — até que você tenha uma noção de quanto tempo cada assunto consome.

Em seguida, a duração deve ser aumentada em torno de 10% a 50% — de acordo com a natureza do tema e o número de pessoas presentes na reunião. Alguns tópicos exigem mais discussão e troca de opiniões, enquanto outros são meramente informativos, com mais foco na retirada de dúvidas.

5. Faça um trabalho de pós-reunião

Atas, relatórios, entre outras formas de registro, devem sempre constar no final de cada encontro. Não há muito mistério aqui, basta designar essa tarefa a alguém e garantir que todos tenham acesso a essas informações. Se decisões foram tomadas e afetam diretamente o trabalho de outras pessoas, todos devem ser devidamente informados.

6. Realize planejamentos de curto, médio e longo prazos

Uma pergunta que deve ser sempre feita em sua empresa: qual é a frequência ideal para as minhas reuniões? Pode parecer que a resposta é arbitrária, mas a verdade é que esses períodos podem variar bastante — e dependem, principalmente, do setor da empresa e da área de negócios.

No caso das decisões envolvendo todo o empreendimento, o longo prazo é o mais indicado. Porém, para aqueles que estão atuando diretamente com um projeto, há muitos detalhes que se demonstram no decorrer do caminho. Uma forma de abordar essas questões é criando planejamentos curtos e mais flexíveis.

Uma dessas técnicas é o sprint planning: meio de desenvolvimento de projetos, especialmente na área de tecnologia, focado em oferecer o máximo de valor pelo tempo, e não um produto finalizado.

Esse método gera muitas reuniões produtivas para áreas que precisam de dinamicidade e flexibilidade. Trata-se de um plano curto, com prazo de um mês ou menos, com um objetivo muito claro em mente.

Ao final do prazo, os resultados são avaliados e o planejamento é feito novamente, com foco no próximo passo do projeto. Isso evita a perda de concentração no médio e longo prazo e também contribui para o estabelecimento de prioridades, já que muitas tarefas não podem ser totalmente cumpridas antes do fim da iniciativa.

Entenda como a tecnologia pode tornar suas reuniões mais eficientes

Já falamos sobre os vários recursos organizacionais que você pode — e deve — aplicar para garantir o máximo de aproveitamento em suas reuniões. Existem, porém, outros meios para contribuir com a produtividade: as ferramentas tecnológicas.

É quase impossível pensar em uma empresa que não possui uma quantidade considerável de softwares e soluções tecnológicas. Impressões, telefonemas, internet, armazenamento de dados, entre outros, são parte integrante do mundo dos negócios hoje em dia.

Por isso, nada mais justo do que utilizá-los para aumentar a eficácia das suas reuniões de equipe.

Veja aqui 3 ferramentas que se destacam nesta tarefa e como você pode utilizá-las:

1. Videoconferências

Certamente, essa é a primeira que vem à mente de muitas pessoas. Reuniões por ferramentas de vídeo e telefone já são muito mais que comuns, especialmente em empresas com filiais em diversas cidades, estados e países.

Por meio de um programa simples e gratuito conectado à internet, é possível fazer uma reunião sem que todos os participantes estejam fisicamente presentes no mesmo local.

Pode parecer um recurso meramente paliativo, mas ele também contribui para a criação de reuniões mais produtivas.

Esse software não precisa ser aplicado apenas no caso de diferentes filiais. É possível fazer reuniões com colaboradores, sem necessariamente sair de casa, reduzindo consideravelmente os problemas de pontualidade devido a atrasos.

Claro, é necessário que todos tenham acesso a uma boa conexão e computadores de qualidade, o que é mais fácil de assegurar no ambiente da empresa. Porém, essa ainda é uma ótima alternativa para quem se atrasa muito devido à distância ou compromissos da vida pessoal.

2. Gravações, relatórios e materiais compartilhados

Nem toda tecnologia é usada para reduzir distâncias. Algumas servem para melhorar a qualidade dos encontros presenciais, maximizando toda a troca de informação.

Em muitas reuniões produtivas, pode ser que o grupo esteja profundamente engajado numa conversa e não se lembre de tomar nota de tudo o que foi discutido. Isso frequentemente leva a uma perda considerável de informações.

A solução mais simples, nesse caso, é gravar a reunião em áudio (ou vídeo, caso seja uma videoconferência) e deixar um relator responsável.

Outra questão é quanto ao compartilhamento de materiais. É possível ter uma rede integrada de computadores dentro da empresa, mantendo a conexão entre si independente da internet.

Isso permite que todos os participantes visualizem os recursos de apresentação utilizados, o que facilita a rápida absorção dos temas discutidos.

3. Compartilhamento de agendas

Empresas que utilizam ferramentas como CRM e e-mails corporativos têm acesso facilitado a uma agenda compartilhada.

Isso significa que é possível gerar eventos e enviar convites de forma rápida e coletiva, o que poupa atrasos nos comunicados. Mesmo que a primeira notificação seja perdida, o compromisso ainda estará anotado, evitando que outro seja marcado no lugar.

Muitas reuniões perdem eficiência quando um dos membros não está devidamente preparado ou quando alguém se ausenta graças a um desencontro entre as partes.

Uma agenda compartilhada por meio de aplicativos impede boa parte desses problemas. Não há limites de espaço ou horário para enviar uma solicitação, informar outro compromisso ou fazer alterações.

Agora que você entendeu os problemas que podem ocorrer em um encontro de trabalho e tem um guia para tornar suas reuniões mais produtivas, é hora de começar a fazer suas próprias avaliações. Estude esses e outros modelos de reunião, faça testes e aplique os diversos recursos tecnológicos disponíveis.

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Sobre o autor

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Comemorando 25 anos de experiência, a Wittel integra as necessidades das empresas com ferramentas de comunicação disponíveis no mercado. Tudo isso por meio de soluções que auxiliam nas interações internas (entre colaboradores) e com seus clientes, tornando o dia a dia mais produtivo. Oferece soluções de conferências e colaboração, contact center, trading floor, além de todas as aplicações voltadas ao processo de qualidade e eficiência no atendimento, tanto no modelo OnPremise como também na nuvem.

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