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Por que investir em ferramentas de colaboração?

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Escrito por Wittel

Em um cenário de instabilidade econômica e alta competitividade, o objetivo mais comum entre os gestores é encontrar tecnologias que facilitem a rotina de trabalho. Com elas, é possível otimizar processos, reduzir custos e elevar a produtividade das equipes.

É nesse ponto que entram as ferramentas de colaboração. Já ouviu falar delas? Em poucas palavras, são recursos inovadores que fazem uso da internet para facilitar a comunicação e unificar o trabalho de equipes dispersas.

Continue a leitura e saiba mais sobre as ferramentas de colaboração e quais são seus benefícios para os processos de uma empresa:

Como funcionam as ferramentas de colaboração?

Basicamente, essas ferramentas são aplicações ou serviços instalados na rede corporativa ou utilizados por meio da nuvem (em plataformas SaaS), que facilitam o trabalho de grupos internos e externos de uma companhia.

Elas possuem 2 princípios básicos:

  • promover a comunicação entre partes envolvidas;

  • proporcionar o compartilhamento de conhecimento.

Alguns exemplos de ferramentas muito utilizadas no ambiente empresarial são as plataformas de videoconferência, e-mails, redes sociais corporativas e soluções para o compartilhamento de arquivos.

Qual é a importância das ferramentas de colaboração?

A principal função dessas tecnologias é estimular o trabalho colaborativo e simultâneo de diversos profissionais, independentemente de sua localização física.

Na prática, o uso de uma ferramenta colaborativa permite que vários funcionários trabalhem ao mesmo tempo em um projeto, realizando alterações em um arquivo a partir de diferentes dispositivos (computadores, smartphones, tablets) conectados à internet, em qualquer lugar do mundo.

E em um cenário corporativo que estimula cada vez mais modelos flexíveis de trabalho, como Bring your own device (BYOD) e Home Office, as ferramentas de colaboração podem ser a chave para evitar gargalos e falhas de comunicação. Desse modo, é possível alavancar de vez os resultados das equipes de produção e desenvolvimento.

Mas, mesmo que a sua empresa não possua uma política de trabalho flexível, contar com ferramentas para a colaboração remota de funcionários pode ser especialmente vantajoso no caso de emergências ou contratempos eventuais — como a queda de energia elétrica ou problemas de conexão com a internet.

Veja a seguir as principais vantagens de investir em ferramentas de colaboração:

Visão global

Ao implementar uma rede social corporativa, por exemplo, é possível inserir projetos, marcar pessoas envolvidas e acompanhar o andamento das tarefas de cada colaborador.

Isso evita ruídos na comunicação, facilita o trabalho de gestores e contribui com uma visão global sobre os processos da empresa.

Comunicação integrada

Você já sabe que com as ferramentas tecnológicas certas, seus colaboradores podem trocar mensagens, compartilhar arquivos ou mesmo conversar em videoconferência sobre um projeto em comum.

Ao utilizar soluções de compartilhamento no trabalho, suas equipes evitam a criação de múltiplas cópias de arquivos a cada edição realizada, reduzindo erros humanos e a necessidade de retrabalho posterior.

Aumento da produtividade

Como as ferramentas de colaboração proporcionam uma visão global sobre os processos e uma comunicação integrada entre equipes, é natural que isso resulte no aumento da produtividade dos colaboradores.

Isso também implica em:

  • mais eficiência no gerenciamento dos projetos;

  • melhor visão sobre a coordenação das equipes, identificando quem são os responsáveis por quais tarefas;

  • colaboração remota em projetos;

  • maior integração entre os processos de fornecedores, clientes e colaboradores;

  • melhor gerenciamento das informações dos usuários, facilitando o atendimento aos clientes.

Redução de custos

O raciocínio é simples: adquirir um único pacote de ferramentas colaborativas é mais econômico do que adquirir ferramentas individuais de diferentes fornecedores.

Para além disso, uma ferramenta de comunicação por voz via redes de IP (VoIP), por exemplo, reduz o custo de ligações telefônicas, já que não é feita a distinção entre chamadas interurbanas e locais.

E outros recursos, como secretária eletrônica e transferência automática, já vêm inclusos nas soluções e não são cobrados à parte.

As ferramentas colaborativas de videoconferência, por sua vez, dispensam os gastos com transporte e acomodação em outras cidades, estados ou países, já que fornecem todas as funcionalidades necessárias para realizar uma reunião sem ter que sair do lugar.

Essa função é indispensável para corporações com escritórios em diferentes localidades.

Segurança

Algumas ferramentas de colaboração podem agregar mais segurança e confiabilidade às transações de diversos setores do mercado. É o caso do blockchain.

Essa tecnologia, que dá suporte à moeda Bitcoin, reduz ou elimina totalmente a necessidade de intermediários para realizar transações e permite a transferência segura de dados sensíveis e dinheiro.

Quer um exemplo do uso do blockchain como ferramenta de colaboração? Uma possibilidade é a execução automática de contratos comerciais inteligentes.

Funciona assim: com base nos dados sobre a organização e seus clientes, coletados em nós ou em servidores distribuídos, o blockchain pode ser utilizado para criar contratos e autorizar o pagamento quando as condições forem atendidas.

Isso retira a necessidade de intervenção humana — e tudo é feito com grandes níveis de segurança, flexibilidade e rastreabilidade.

Como implementar na minha empresa?

Mantenha em mente que ferramentas colaborativas envolvem pessoas e processos, mais do que recursos tecnológicos.

Portanto, além de abrir espaço para a implementação de novas tecnologias no ambiente empresarial, é fundamental que as organizações construam uma cultura de colaboração nas suas equipes.

Do contrário, é provável que seus esforços e investimentos para a colaboração não resultem em efeitos positivos.

Veja abaixo algumas dicas para fomentar o uso de ferramentas de colaboração na sua empresa:

  • muitas vezes, os colaboradores têm melhores experiências de compartilhamento (via redes sociais, por exemplo) em casa do que no ambiente de trabalho. Por isso, estimule hábitos de colaboração entre os funcionários, aumente a capacitação das equipes, forneça a infraestrutura adequada e amplie a oferta tecnológica na empresa;

  • se suas equipes entenderem, exatamente, quais são as vantagens da adoção das ferramentas de colaboração no fluxo de trabalho, é provável que você não lide com tanta resistência às mudanças;

  • ferramentas colaborativas vão muito além do compartilhamento de arquivos e redes sociais corporativas. Portanto, analise as soluções disponíveis no mercado e opte pelas opções que mais se alinham à sua estratégia corporativa.

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Comemorando 25 anos de experiência, a Wittel integra as necessidades das empresas com ferramentas de comunicação disponíveis no mercado. Tudo isso por meio de soluções que auxiliam nas interações internas (entre colaboradores) e com seus clientes, tornando o dia a dia mais produtivo. Oferece soluções de conferências e colaboração, contact center, trading floor, além de todas as aplicações voltadas ao processo de qualidade e eficiência no atendimento, tanto no modelo OnPremise como também na nuvem.

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