Conferências e Colaboração

Checklist para escolher a melhor solução de videoconferência

Wittel
Written by Wittel

A escolha de uma solução de videoconferência precisa seguir uma série de critérios, a fim de garantir que alguns aspectos básicos — como segurança da informação, disponibilidade, usabilidade, entre outros — sejam garantidos.

Uma plataforma de videoconferência é um recurso tecnológico inovador, que precisa atender às necessidades do negócio. Como é um serviço com grande oferta no mercado, separar o joio do trigo está cada dia mais difícil.

E é sobre isso que vamos refletir ao longo deste artigo. Confira, a seguir, um checklist completo com tudo o que é preciso observar antes de firmar contrato com um fornecedor especializado.

Quais aspectos devem ser considerados ao escolher uma solução de videoconferência? 

1. Segurança

Um dos grandes desafios das empresas é a segurança da informação. De acordo com o World’s Biggest Data Breaches, mapa digital de violações de dados, o número de fraudes vem aumentando significativamente nos últimos anos — e a tendência é que os incidentes se acentuem em 2018.

Não é diferente quando se fala do uso de soluções de videoconferência. Descuidos cometidos pelos usuários e erros de configuração — além de vulnerabilidades em sistemas operacionais — são brechas que favorecem crimes virtuais, como invasão e monitoramento ilegal de reuniões, espionagem etc.

Logo, é fundamental se certificar de que a plataforma adquirida tem garantias quanto à segurança dos dados. Suporte e atualizações em dia também devem ser garantidas pelo fornecedor.

2. Boa usabilidade

É sempre bom lembrar que a tecnologia em videoconferência deve ser a mais “democrática” possível. Ou seja, não pode ser uma plataforma cheia de comandos que só os iniciados em programação, por exemplo, conseguem entender.

A usabilidade da plataforma vai fazer toda a diferença no dia a dia de uso. Ela precisa ser intuitiva e fácil de operar — ou, no jargão do mercado, deve ter excelente usabilidade.

3. Mobilidade

As quatro paredes dos escritórios já não comportam mais as operações das empresas. Colaboradores em trabalho remoto, reuniões com agentes externos (clientes, fornecedores etc.) agora fazem parte do dia a dia corporativo. Nesse movimento, por que uma plataforma de videoconferência seria estática?

Garantir que o serviço pode ser acessado via dispositivos móveis (notebook, tablet, smartphone) é seguir o curso dos negócios na atualidade. É importante contar com um serviço que possa ser utilizado em qualquer dispositivo conectado à web — com garantia de total segurança e controle de acesso, é claro.

4. Disponibilidade para diversos sistemas operacionais

A utilização da solução de videoconferência em dispositivos móveis não pode ser barrada pela limitação de sistemas operacionais. É importante ter a certeza de que a tecnologia escolhida roda em iOS, o sistema operacional dos dispositivos Apple e em Android, do Google. Assim, todos os funcionários terão facilidade para acessar a ferramenta.

5. Garantia de acesso

Imagine a seguinte situação: a alta hierarquia da empresa agenda uma reunião com colaboradores de uma filial. Quando chega o horário marcado, a plataforma apresenta erros e não estabelece a videoconferência. No extremo, esse tipo de ocorrência pode causar transtornos financeiros e de imagem à marca, além de atrasar a operação e trazer desconforto aos usuários envolvidos.

A qualidade técnica da solução deve ser assegurada, pois o sistema precisa estar sempre disponível e deve ser confiável. Isso perpassa também o suporte técnico oferecido pelo fornecedor.

6. Qualidade de áudio

Quando se pensa em videoconferência, a tendência é lembrar somente da qualidade de imagem. No entanto, pouco adianta ter uma imagem nítida se o áudio não for bom.

Outro ponto interessante é que normalmente pensamos no áudio como uma responsabilidade da infraestrutura interna da empresa (rede, computadores e dispositivos). Mas não é bem assim. A solução de videoconferência precisa, por exemplo, estar integrada a uma ferramenta de conference call, o que potencializa a qualidade do som.

7. Compartilhamento de documentos

Também é imprescindível que a solução de videoconferência possibilite a transmissão e o compartilhamento de documentos durante as reuniões. Dessa forma, é possível ampliar a interatividade entre os participantes.

Com a funcionalidade de compartilhamento de arquivos, também garante-se a autonomia para a tomada de decisões dos executivos envolvidos. Eles podem analisar os arquivos em tempo real, otimizando o tempo e garantindo o acesso às informações.

8. Infraestrutura na nuvem

Por falar em infraestrutura, hoje em dia já não cabe mais ter que comprar equipamentos, configurar bancos de dados potentes, possuir servidores etc. A computação em nuvem veio para reduzir as preocupações com infra e também com custos e complexidades técnicas.

Uma boa escolha é contar com uma solução de videoconferência alocada na nuvem (SaaS, ou Software como Serviço). Assim, a única preocupação será com uma boa conexão de internet, para garantir o uso pleno da ferramenta.

9. Garantias e especificações internacionais

Uma das formas mais eficazes de separar o joio do trigo, ao adquirir ferramentas tecnológicas, é verificar se o fornecedor possui garantias de segurança em nível internacional.

Com certificações de grandes players como a Cisco tem-se a certeza de que a confidencialidade e a confiabilidade dos dados transmitidos durante a videoconferência estão asseguradas.

10. Treinamento aos usuários

A avaliação de uma solução para videoconferências também deve passar pela disponibilidade do fornecedor em dar treinamentos aos usuários.

De nada adianta contar com uma ferramenta de última geração se as pessoas não souberem explorar todas as funcionalidades — se não puderem garantir que vão operar o sistema com eficiência e sem cometer erros. Por isso, a capacitação oferecida é um ponto fundamental.

11. Suporte técnico

Como qualquer outra solução tecnológica, uma plataforma de videoconferência também necessita de atualizações e pode apresentar falhas ao longo do uso. Por esse motivo, é indispensável contar com um bom suporte técnico.

Os melhores fornecedores são aqueles que disponibilizam suporte full time, ou seja, vinte e quatro horas por dia durante os sete dias da semana. É interessante, ainda, avaliar as regras de acesso aos analistas de suporte e os canais disponíveis — chat online, telefone, e-mail, aplicativos etc.

Depois de conferir nosso checklist para escolher uma solução de videoconferência, entre em contato agora mesmo e conheça o WebEx, a melhor plataforma de videoconferência do Brasil!

About the author

Wittel

Wittel

Comemorando 25 anos de experiência, a Wittel integra as necessidades das empresas com ferramentas de comunicação disponíveis no mercado. Tudo isso por meio de soluções que auxiliam nas interações internas (entre colaboradores) e com seus clientes, tornando o dia a dia mais produtivo. Oferece soluções de conferências e colaboração, contact center, trading floor, além de todas as aplicações voltadas ao processo de qualidade e eficiência no atendimento, tanto no modelo OnPremise como também na nuvem.

Leave a Comment

Share This