O backlog é um indicador de tempo utilizado para determinar o acúmulo de tarefas que precisam ser finalizadas dentro de uma equipe ou departamento. O termo provém do inglês e seu significado pode, no entanto, causar alguns maus entendidos.
Sua tradução literal é “atraso”, mas o backlog não compreende apenas os casos atrasados. Ele determina, antes disso, a soma do que ainda está pendente.
Neste artigo trataremos de medidas que podem ser adotadas pela sua empresa, a fim de reduzir o backlog e evitar que ele cresça novamente. Confira!
Defina o seu backlog
Antes de tudo, é necessário que se faça uma distinção clara entre o trabalho atual que ainda não está em atraso e aquele que já deveria ter sido processado e concluído.
Após ter feito esta divisão, precisamos separar fisicamente as tarefas antigas das atuais. Caso sua empresa ainda utilize arquivos em papel, colete todos eles e os mova para um lugar específico. Com uma indicação clara de que aqueles documentos compreendem as tarefas antigas.
O trabalho manual pode ser, inclusive, um dos problemas que está estimulando o backlog na sua empresa.
Confira como é possível reduzir o tempo de tratativa de backlog ao automatizar as operações do backoffice lendo nosso artigo sobre automação do backoffice!
Caso a sua empresa faça uso de arquivos ou tarefas eletrônicas, faça o mesmo ainda que virtualmente. Crie uma pasta em uma área compartilhada e indique que se trata de backlog e coloque todas essas tarefas e arquivos antigos dentro dela.
Ainda que ambas as tarefas atuais e antigas sejam backlogs, ou seja, tarefas acumuladas, a delimitação é necessária por diversas razões. Vejamos:
Importância da separação
Essa medida é importante não porque se deseja lembrar constantemente aos funcionários de suas pendências. Tampouco para indicar uma prioridade: não devemos deixar de lado todas as tarefas atuais e nos dedicarmos unicamente ao acúmulo antigo. Isso apenas geraria mais backlog e frustração. Devemos, antes disso, determinar prioridades dentre o que já deveria ter sido solucionado.
A medida é importante por razões psicológicas, uma vez que o problema se torna visível e finito. Ou seja: passível de ser enfrentado e solucionado se medidas efetivas forem empregadas para isso.
Além disso, existem razões práticas para isso. Esses arquivos deixam de ficar no caminho do trabalho atual e pode-se ter uma visão concreta do desafio a ser superado.
Quantificação
Depois da separação, precisamos quantificar o backlog. Colocando-o de lado torna mais fácil a avaliação do problema. Recomendamos o uso de métricas adequadas ao contexto da sua empresa para que ele possa ser avaliado mais claramente através de números.
Pode-se, por exemplo, definir o número de arquivos e as horas de trabalho necessárias para processá-los, de modo a adotar ações e montar uma estratégia efetiva.
Defina estratégias para reduzir o backlog
Para que o backlog seja reduzido, e também para que não acumule novamente, é necessário que se encontre a raiz do problema. Existem duas opções:
- A sua equipe está sobrecarregada e não é capaz de lidar com todas as solicitações: a causa pode ser externa (devido a um aumento repentino na demanda dos clientes) ou interna (falta de funcionários);
- A sua equipe é prejudicada por trabalhar sob um método falho e burocrático que dificulta o andamento dos processos ou faz uso de ferramentas ineficientes que acabam por também atrasá-los.
Não há como esperarmos que, adotando as mesmas estratégias, obteremos resultados diferentes. É necessário que se encontre maneiras mais eficientes de se processar as tarefas. A partir disso, é preciso decidir-se por quais estratégias tomar, dependendo do seu cenário. As possibilidades são:
A obtenção de mais recursos humanos e/ou tecnológicos. Por exemplo: ao fazer contratações temporárias, ao pagar horas extras para a equipe ou fazendo uso de recursos tecnológicos mais eficientes para otimizar processos.
Pode ser necessário, além disso, mudar a maneira como as tarefas são processadas. A forma como são executadas pode estar dificultando o andamento geral. Uma boa ideia é perguntar aos próprios funcionários o que pode estar atrasando e acumulando as tarefas para assim aplicar mudanças. Afinal, eles conhecem seus trabalhos e dificuldades como ninguém.
Transforme o controle de backlog em indicadores
Conforme lida com o backlog da sua empresa, é possível desenvolver os seguintes indicadores:
- A quantidade de backlog tratada diariamente;
- A comparação das tarefas e backlog tratados ao final de cada mês;
- Tempo necessário para a solução de cada backlog.
Através desses números, pode-se verificar se as medidas adotadas estão tendo o efeito esperado.
