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Backlog gigante: como diminuir e evitar que cresça muito

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Written by Wittel

O backlog é um indicador de tempo utilizado para determinar o acúmulo de tarefas que precisam ser finalizadas dentro de uma equipe ou departamento. O termo provém do inglês e seu significado pode, no entanto, causar alguns maus entendidos.

Sua tradução literal é “atraso”, mas o backlog não compreende apenas os casos atrasados. Ele determina, antes disso, a soma do que ainda está pendente.

Neste artigo trataremos de medidas que podem ser adotadas pela sua empresa, a fim de reduzir o backlog e evitar que ele cresça novamente. Confira!

Defina o seu backlog

Antes de tudo, é necessário que se faça uma distinção clara entre o trabalho atual que ainda não está em atraso e aquele que já deveria ter sido processado e concluído.

Após ter feito esta divisão, precisamos separar fisicamente as tarefas antigas das atuais. Caso sua empresa ainda utilize arquivos em papel, colete todos eles e os mova para um lugar específico. Com uma indicação clara de que aqueles documentos compreendem as tarefas antigas.

O trabalho manual pode ser, inclusive, um dos problemas que está estimulando o backlog na sua empresa.

Confira como é possível reduzir o tempo de tratativa de backlog ao automatizar as operações do backoffice lendo nosso artigo sobre automação do backoffice!

Caso a sua empresa faça uso de arquivos ou tarefas eletrônicas, faça o mesmo ainda que virtualmente. Crie uma pasta em uma área compartilhada e indique que se trata de backlog e coloque todas essas tarefas e arquivos antigos dentro dela.

Ainda que ambas as tarefas atuais e antigas sejam backlogs, ou seja, tarefas acumuladas, a delimitação é necessária por diversas razões. Vejamos:

Importância da separação

Essa medida é importante não porque se deseja lembrar constantemente aos funcionários de suas pendências. Tampouco para indicar uma prioridade: não devemos deixar de lado todas as tarefas atuais e nos dedicarmos unicamente ao acúmulo antigo. Isso apenas geraria mais backlog e frustração. Devemos, antes disso, determinar prioridades dentre o que já deveria ter sido solucionado.

A medida é importante por razões psicológicas, uma vez que o problema se torna visível e finito. Ou seja: passível de ser enfrentado e solucionado se medidas efetivas forem empregadas para isso.

Além disso, existem razões práticas para isso. Esses arquivos deixam de ficar no caminho do trabalho atual e pode-se ter uma visão concreta do desafio a ser superado.

Quantificação

Depois da separação, precisamos quantificar o backlog. Colocando-o de lado torna mais fácil a avaliação do problema. Recomendamos o uso de métricas adequadas ao contexto da sua empresa para que ele possa ser avaliado mais claramente através de números.

Pode-se, por exemplo, definir o número de arquivos e as horas de trabalho necessárias para processá-los, de modo a adotar ações e montar uma estratégia efetiva.

Defina estratégias para reduzir o backlog

Para que o backlog seja reduzido, e também para que não acumule novamente, é necessário que se encontre a raiz do problema. Existem duas opções:

  • A sua equipe está sobrecarregada e não é capaz de lidar com todas as solicitações: a causa pode ser externa (devido a um aumento repentino na demanda dos clientes) ou interna (falta de funcionários);
  • A sua equipe é prejudicada por trabalhar sob um método falho e burocrático que dificulta o andamento dos processos ou faz uso de ferramentas ineficientes que acabam por também atrasá-los.

Não há como esperarmos que, adotando as mesmas estratégias, obteremos resultados diferentes. É necessário que se encontre maneiras mais eficientes de se processar as tarefas. A partir disso, é preciso decidir-se por quais estratégias tomar, dependendo do seu cenário. As possibilidades são:

A obtenção de mais recursos humanos e/ou tecnológicos. Por exemplo: ao fazer contratações temporárias, ao pagar horas extras para a equipe ou fazendo uso de recursos tecnológicos mais eficientes para otimizar processos.

Pode ser necessário, além disso, mudar a maneira como as tarefas são processadas. A forma como são executadas pode estar dificultando o andamento geral. Uma boa ideia é perguntar aos próprios funcionários o que pode estar atrasando e acumulando as tarefas para assim aplicar mudanças. Afinal, eles conhecem seus trabalhos e dificuldades como ninguém.

Transforme o controle de backlog em indicadores

Conforme lida com o backlog da sua empresa, é possível desenvolver os seguintes indicadores:

  • A quantidade de backlog tratada diariamente;
  • A comparação das tarefas e backlog tratados ao final de cada mês;
  • Tempo necessário para a solução de cada backlog.

Através desses números, pode-se verificar se as medidas adotadas estão tendo o efeito esperado.

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Comemorando 25 anos de experiência, a Wittel integra as necessidades das empresas com ferramentas de comunicação disponíveis no mercado. Tudo isso por meio de soluções que auxiliam nas interações internas (entre colaboradores) e com seus clientes, tornando o dia a dia mais produtivo. Oferece soluções de conferências e colaboração, contact center, trading floor, além de todas as aplicações voltadas ao processo de qualidade e eficiência no atendimento, tanto no modelo OnPremise como também na nuvem.

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