Embora em certo momento tenha representado um avanço, atualmente, o e-mail corporativo já não é mais uma boa opção para as empresas. Chegou a hora de abandonar a ferramenta e investir em soluções mais eficientes.
No entanto, como toda mudança envolve alguma resistência, os gestores e os colaboradores precisam ser conscientizados sobre a importância de substituir o modelo atual por um software de gestão de comunicação interna.
Por isso, o objetivo deste conteúdo é apresentar 9 motivos para quebrar esse velho hábito e investir nas ferramentas mais eficazes. Não deixe de conferir!
1. Acabar com as informações desagrupadas
O e-mail corporativo emula o recebimento de uma carta pelo correio tradicional, ou seja, as mensagens são reunidas sequencialmente, de acordo com a data de envio, deixando a organização para o destinatário.
Com efeito, embora possa ser útil para receber demandas externas, como um boleto, currículo ou mala direta, a ferramenta não atende plenamente às necessidades da comunicação interna.
Isso ocorre porque as informações estarão desagrupadas. Assim, com o passar do tempo, os profissionais terão dificuldades para acompanhar quais são os assuntos tratados com cada pessoa ou grupo de trabalho, bem como para controlar as entregas e pendências.
2. Formar grupos de trabalho ou discussão
Se você já experimentou as ferramentas de grupos nas redes sociais ou em aplicativos de mensagens, sabe que a função é bastante diferente dos e-mails com cópia para todos, principalmente em termos de organização e dinamismo das discussões.
Por isso, um dos motivos para migrar para um software é contar com essa solução em sua versão própria para o ambiente empresarial.
Trata-se de reunir os interessados em um canal único, concentrando as informações sobre projetos, resolução de problemas, coleta de feedbacks etc.
3. Colocar tags
As discussões empresariais produzem uma base de conhecimento, que pode auxiliar a resolução de problemas futuros. Por exemplo, uma proposta descartada em um contexto pode ser útil em um cenário diverso.
Por isso, as tags são uma ausência sentida no e-mail corporativo. A ferramenta atua como uma espécie de rótulo que, uma vez inserido, permite a rápida recuperação da mensagem.
Um caso ilustrativo é o da tag “brainstorming”. Ao inseri-la, todos os usuários autorizados acessarão as informações disponíveis com essa classificação, logo, contarão com um material que, de outra forma, estaria indisponível.
4. Ter mais integração entre ferramentas
Outro problema do e-mail corporativo é a ausência de integração com soluções digitais. Por exemplo, para enviar um vídeo, o arquivo deve ser anexado em uma mensagem para que, posteriormente, o receptor faça o download e assista, ou seja, o funcionamento é análogo ao empacotamento e envio de um DVD pelo correio, quando a exibição poderia ocorrer no próprio chat.
Nesse sentido, o ideal é contar com soluções criadas para o mundo digital, com integração completa com outras ferramentas.
Atualmente, os melhores softwares permitem diversos usos combinados com aplicativos de videoconferência, visualização da tela do computador, chat ao vivo, gravação de voz, entre outras funcionalidades.
5. Economizar tempo produtivo
A partir do recebimento de uma mensagem, praticamente todas as ações voltadas para gestão das informações são manuais.
Logo, além dos serviços habituais, o profissional precisa destinar tempo e esforço para cumprir tarefas que poderiam ser automatizadas.
Por exemplo, para organizar os diferentes tópicos de discussão, o colaborar teria de criar uma pasta, passar algumas horas transferindo as mensagens, enquanto em um software tudo estaria agrupado automaticamente em associação às pessoas ou aos grupos interessados.
Sendo assim, um dos benefícios de abandonar o e-mail corporativo é economizar o tempo produtivo, pois a manutenção das soluções mais recentes requer uma carga de trabalho menor.
6. Agilizar a comunicação
Outra vantagem de abandonar o e-mail corporativo diz respeito a melhorar a agilidade e o dinamismo da comunicação interna.
Trata-se de um reflexo da maior integração e automatização das ferramentas, bem como do agrupamento de informações.
A ideia central é reduzir o número de ações necessárias para enviar informações e alterar os hábitos de comunicação. Basta você observar os seus últimos e-mails e compará-los com as mensagens de um aplicativo para notar que essas últimas são mais concisas e transmitidas com celeridade.
Isso ocorre porque, em um software, as referências já estão organizadas no próprio programa. O profissional não precisa especificar o objetivo da comunicação e os interessados se a mensagem for enviada exatamente para o grupo de discussão do assunto, por exemplo.
7. Eliminar ruídos de comunicação
Uma consequência da melhor organização e gestão das informações é reduzir os ruídos de comunicação. Isso acontece porque, como todos os interessados estão conscientes do contexto de cada discussão, a interpretação das informações será facilitada.
Além disso, é possível estabelecer regras para cada assunto ou grupo de trabalho, disciplinando os usuários. Assim, as conversas serão controladas para não fugirem ao propósito inicial, bem como para não incluírem pessoas alheias ao assunto.
Sendo assim, dois problemas frequentes são eliminados: as respostas com cópia para partes não interessadas e a criação de assuntos paralelos.
O segundo é o mais grave, porque, muitas vezes, basta que uma pessoa mude o tópico de uma discussão por e-mail para dificultar o acompanhamento da discussão.
8. Melhorar os padrões de mobilidade e usabilidade
Os softwares de comunicação interna não são a versão digital de um correio tradicional, mas criações tecnológicas próprias com o objetivo de otimizar o tráfego das informações em empresas.
Por isso, as interfaces são pensadas para facilitar a experiência do usuário com uma organização intuitiva dos contatos, mensagens, grupos e tags, além da integração com outras ferramentas.
Esse foco na comunicação eficiente se traduz em mobilidade, ou seja, a experiência do usuário deve ser positiva, independentemente do dispositivo escolhido. Afinal, a maior parte dos profissionais utiliza os aparelhos móveis, como celulares, tablets, notebooks etc.
9. Promover a transformação digital na empresa
Além das mudanças na forma da comunicação interna, os motivos para abandonar o e-mail corporativo dizem respeito a contar com um serviço mais adequado às necessidades da atualidade. O Ideal é somar as mensagens escritas com outras soluções digitais.
Nesse sentido, é importante que você conheça as ferramentas do Cisco Webex Teams. O software traz opções para melhorar a segurança, o dinamismo e a interação das equipes, como:
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criação de salas virtuais para discussão dos temas, além de grupos e chats individuais, com a possibilidade de compartilhar e exibir conteúdo multimídia em tempo real;
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compatibilidade com canais de telefonia IP e possibilidade de efetuar chamadas via telefonia pública;
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recursos para criar reuniões por vídeo, áudio ou webconferência;
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criptografia de ponta a ponta, ou seja, as informações só podem ser visualizadas nos dispositivos autorizados;
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integração com os aplicativos do cotidiano das equipes, como Dropbox, Outlook, Google Drive etc.
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possibilidade de implementar regras de conformidade, com uso de recursos de busca para identificar conteúdos impróprios.
Por isso, assim como o e-mail corporativo substituiu os ofícios e as cartas, é recomendável que os gestores continuem sua migração para mundo digital e adotem o software de gestão da comunicação interna.
Até porque as empresas não podem se dar ao luxo de permanecer na década passada, enquanto os concorrentes avançam em direção a novas tecnologias.
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