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Implementação VoIP: os 4 problemas mais comuns

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Written by Wittel

Empresas de portes variados, sobretudo as que atuam no atendimento ao cliente, precisam considerar a implementação VoIP não apenas como uma solução mais econômica, mas também como uma alternativa muito mais eficaz à telefonia tradicional.

Esse sistema, que já existe desde os anos 1990, passou por uma grande evolução na sua tecnologia, então, é possível que ainda hoje algumas pessoas o critiquem com base em uma experiência mais antiga.

Portanto, a melhor forma de começar a pensar nessa implantação é estudar e conhecer todas as possibilidades do sistema e também os problemas mais comuns que podem ocorrer ao implementá-lo na sua empresa.

Pensando nisso, desenvolvemos este artigo para que você conheça mais sobre a implementação VoIP e possa, assim, minimizar eventuais contratempos nesse processo. Boa leitura!

Como funciona a implementação VoIP

Se você está considerando implantar essa tecnologia, certamente já está por dentro de suas vantagens, como a economia.

Mas, além dela, a possibilidade de se estabelecer uma interface com sistemas e também com telefonia celular e a escalabilidade que o VoIP proporciona configuram-se como atributos que contribuem também com a mobilidade corporativa.

Então, para usufruir desses benefícios e de outros mais, é importante contar com uma boa parceria nessa implementação, com uma empresa que ofereça todo o suporte necessário e com expertise comprovada na área.

Além disso, existem alguns pontos que merecem atenção antes da implementação VoIP. Veja:

Preparação da equipe de TI

Sua equipe de infraestrutura de TI provavelmente vai ser bastante solicitada durante a implantação do sistema VoIP. Além disso, as exigências com relação ao funcionamento da rede serão multiplicadas, pois dele dependerá também o desempenho de todos os ramais da empresa e, mais importante, do contact center.

Dessa forma, é necessário investir em treinamento e em motivação para esse time, que precisa encarar essa responsabilidade como uma nova oportunidade de crescimento profissional.

Atenção com a qualidade da conexão

Como, nas ligações por VoIP, a voz é convertida em pacotes de dados transmitidos por internet, é imprescindível uma conexão de alta capacidade de transmissão, estabilidade e também com velocidade compatível com esse sistema.

Assim, é necessário se informar com os profissionais que farão a implantação VoIP para saber os requisitos mínimos e já adequar sua empresa a eles.

Contratação de provedores

Falhas na comunicação podem colocar muitos negócios a perder, especialmente quando falamos em contact center. Assim, é comum que os gestores procurem pelo melhor provedor de internet da região, tanto pela qualidade da conexão, como pela estabilidade, cuja importância já mencionamos.

No entanto, pode ser que até o melhor venha a falhar. Dessa forma, é preciso considerar a contratação de mais um provedor, que funcione como um backup em uma contingência, evitando que sua equipe de atendimento perca a produtividade com muitos momentos de inatividade.

Problemas que podem ocorrer na implementação VoIP

Por mais que haja planejamento e seja preparada a estrutura necessária para implementar o VoIP, imprevistos acontecem. E, para minimizar seu impacto, é essencial saber de antemão os problemas aos quais o seu sistema pode estar sujeito. Conheça alguns deles a seguir:

1. Lacunas no planejamento

Um bom planejamento não deve se restringir à implantação do sistema, mas também ao seu uso futuro, considerando o crescimento da empresa.

Por mais que o VoIP tenha alta escalabilidade, qualquer exigência de aumento de pontos de atendimento — permanente ou sazonal — deve ser prevista, pois pode exigir, entre outros, uma rede com maior capacidade de dados e um suporte mais atuante da TI, por exemplo.

2. Ruídos nas ligações

O VoIP evoluiu muito desde que foi criado, mas, a depender das circunstâncias, a qualidade das ligações feitas pelo sistema pode decair, até mesmo se forem comparadas com as chamadas da telefonia tradicional.

No entanto, para usufruir dos benefícios da telefonia por IP e ainda economizar bastante mantendo a qualidade das ligações, é importante ter atenção aos seguintes pontos:

  • garantir a qualidade de conexão de internet — a baixa velocidade pode afetar as chamadas;

  • verificar a frequência dos aparelhos — os equipamentos utilizados podem sofrer interferência de outros, gerando ruídos nas ligações;

  • utilizar hardware de qualidade — telefones de baixa qualidade podem prejudicar o desempenho do sistema VoIP;

  • escolher a localização ideal para o roteador — a proximidade entre os equipamentos telefônicos pode causar ruídos, ecos e outras interferências nas ligações.

3. Falta de energia

Qualquer empresa que tenha suas atividades amparadas por recursos tecnológicos sofre quando há queda no fornecimento de energia. Um contact center parado por algumas horas por conta desse problema já representa um prejuízo enorme para a empresa.

Assim, o mesmo cuidado que se tem com os demais dispositivos deve se estender à estrutura necessária para a operação do VoIP. Dessa forma, é recomendável ter um nobreak de baixo custo (UPS) dedicado ao servidor responsável por manter a conexão dos seus telefones com a internet. Isso deve garantir algumas horas de autonomia ao sistema, evitando grandes prejuízos.

Além disso, nessa contingência, a equipe deve ser orientada para operar economizando ao máximo a energia, a fim de estender o tempo coberto pela ação do UPS.

4. Conflitos com a política de segurança

Como a telefonia por IP passa a utilizar a internet e, muitas vezes, também a rede interna para transmissão de dados, é preciso que o sistema VoIP implementado esteja adequado à política de segurança da informação da empresa, observando as boas práticas do setor de TI, como a adoção de protocolos de criptografia.

A implementação VoIP já é uma realidade para muitas empresas e, se você pretende contar com os benefícios dessa tecnologia, elevando o nível da comunicação corporativa e do atendimento do seu contact center, não deixe de considerar as informações deste artigo.

Afinal, vimos que os requisitos para adotá-la podem ser atingidos de forma simples, e os problemas que podem surgir são facilmente contornáveis, caso você conte com equipe e assessoria especializadas.

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Comemorando 25 anos de experiência, a Wittel integra as necessidades das empresas com ferramentas de comunicação disponíveis no mercado. Tudo isso por meio de soluções que auxiliam nas interações internas (entre colaboradores) e com seus clientes, tornando o dia a dia mais produtivo. Oferece soluções de conferências e colaboração, contact center, trading floor, além de todas as aplicações voltadas ao processo de qualidade e eficiência no atendimento, tanto no modelo OnPremise como também na nuvem.

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