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Informação descentralizada: um erro que pode custar caro à empresa

Escrito por Wittel

Neste texto você saberá mais sobre as dificuldades que informações descentralizadas podem trazer à comunicação organizacional.

Gerenciar clientes, funcionários e empresa é uma tarefa crucial, porém árdua. Preparação, desafios, erros e acertos são parte desse processo. Por isso, a comunicação interna e o fluxo de informações são elementos fundamentais para o bom andamento do negócio. São comuns casos de empresas que têm diversas plataformas e ferramentas para comunicar e delegar tarefas internamente. Dessa forma, atrasam seu desenvolvimento e produtividade. Será que descentralizar as informações da sua empresa não a está expondo a certos riscos?

É importante, primeiro, frisar que a descentralização organizacional é diferente da descentralização da informação à qual nos referiremos aqui. Porém elas podem ser diretamente relacionadas.

Entende-se por descentralizada uma empresa cuja administração é horizontal. Ou seja, decisões, controle e comunicação são distribuídos pelos setores em plurais canais de comunicação. Esta flexibilização hierárquica é uma tendência, especialmente entre as empresas mais jovens. Entretanto, esta forma de gestão pode dificultar o controle geral, causando a perda de informações.

Imagine que um gerente acostumado a comunicar-se com os funcionários por e-mail, precise avisar com urgência sobre a mudança no horário de uma reunião, por exemplo. Então, ele utiliza o WhatsApp para enviar a mensagem avisando que o cliente adiou o horário. Mas o funcionário não checou, foi até o local e teve que retornar à firma sem realizar a reunião. Com isso, a empresa gastou as horas de trabalho do funcionário e desperdiçou dinheiro com recursos.

Este caso ilustra as más consequências da descentralização da informação.

Vamos diferenciar nesse post os dois jeitos de lidar com as informações. Centralizar ou descentralizar. Você vai entender melhor sobre o assunto, as vantagens e desvantagens. Assim, poderá avaliar qual estratégia sua empresa está seguindo. E se realmente é a melhor escolha.

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Imagem: Shutterstock

Informação centralizada versus informação descentralizada

Confira as principais diferenças entre esses dois modos de lidar com a circulação de informação na sua empresa.

Descentralização da informação

A informação descentralizada acontece quando há diversos meios de comunicação dentro da empresa. As decisões são tomadas por líderes de setores, a informação é repartida e não agrupada.

Quando a empresa não padroniza o meio de se comunicar internamente, pode ocorrer perda e falta de informação. Desta maneira, gestores podem tomar decisões precipitadas e desinformadas. Assim, deve-se ter em mente os riscos para tal sistema.

  • Falta de uniformidade;
  • Dificuldade em ter um controle geral;
  • Desperdício de recursos;
  • Necessidade de sempre rever as decisões tomadas;
  • Perda de informação;
  • Maior mão de obra;

Centralização da informação

Já a informação centralizada tende a gerar muitos benefícios para a empresa. Se bem planejada, a comunicação interna permite uma visualização organizada de diversos aspectos do negócio. É possível ainda padronizar atendimento e funções, o que gerará maior eficiência.
Confira as vantagens:

  • Informações concentradas;
  • Visão global da empresa;
  • Redução de custo;
  • Otimização do tempo;
  • Maior organização e eficiência;
  • Controle e armazenamento da comunicação;

Dessa forma, não se perde o que foi compartilhado. Segurança para os funcionários e administradores.

Certos cuidados

Atualmente, há disponível plataformas em que a empresa consegue comunicar de maneira eficaz com os funcionários. Ferramentas para otimizar o serviço, como tabelas de acompanhamento gráfico para produtividade. Essas informações podem ser compartilhadas, total ou parcialmente entre os membros da empresa.

Entretanto, certos cuidados devem ser tomados na estratégia de centralizar as informações. Se mal elaborada, pode sobrecarregar algum setor ou gestor. Pode também gerar um distanciamento entre a administração e os funcionários. Aqui vão, então, algumas dicas para melhor aproveitamento:

  • Busque fazer reuniões para se integrar de tudo o que acontece na empresa;
  • Esteja, sempre que possível, presente nos setores de desenvolvimento;
  • Esteja aberto a feedbacks;
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Imagem: Shutterstock

É claro que fazer tudo sozinho não é vantajoso e nada fácil. Por isso tenha sempre pessoas de confiança ao seu redor para te ajudar. Estar também sempre com a “porta aberta” irá facilitar o canal de comunicação. Assim, você fica inteirado com sua empresa e funcionários.

Informação centralizada não é sinônimo de autoridade total. Pelo contrário. Tendo uma visão global da empresa, fica muito mais fácil delegar as funções e controlar a produtividade.

É importante, também, avaliar as necessidades, porte e objetivo da empresa. Nenhum negócio consegue ser cem por cento centralizada ou descentralizada. Buscar equilíbrio é uma estratégia inteligente para seu negócio. O ideal é avaliar as vantagens e desvantagens de ambas e ter consciência de seus riscos.

É bom lembrar

Não se pode ignorar o planejamento de uma estratégia de comunicação. Isso vai ditar se sua empresa está organizada ou não. Uma comunicação com falhas irá refletir nos custo de sua empresa. Você pode estar perdendo tempo e dinheiro. Então está na hora de avaliar como seu negócio tem tratado essa questão tão importante. A comunicação é essencial para integrar todas as partes da empresa. Por isso é tão importante avaliar seus aspectos funcionais e estruturais. Uma boa comunicação irá unir de forma estruturada todas as partes de sua empresa. Irá também facilitar o compartilhamento de valores, ideias e experiências. Por isso deve sempre:

  • Favorecer e estimular o diálogo;
  • Facilitar o fluxo de informação;
  • Agilizar o trabalho da equipe;
  • Ser clara e eficaz;

Agora que já está por dentro do assunto, basta avaliar qual melhor estratégia para seu negócio. Lembre-se de ponderar todos os aspectos visto aqui.

Sobre o autor

Wittel

Comemorando 25 anos de experiência, a Wittel integra as necessidades das empresas com ferramentas de comunicação disponíveis no mercado. Tudo isso por meio de soluções que auxiliam nas interações internas (entre colaboradores) e com seus clientes, tornando o dia a dia mais produtivo. Oferece soluções de conferências e colaboração, contact center, trading floor, além de todas as aplicações voltadas ao processo de qualidade e eficiência no atendimento, tanto no modelo OnPremise como também na nuvem.

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