Você sabe o que é mobilidade corporativa e qual impacto ela pode ter nas empresas? Institutos de pesquisa, como o IDC Research, estimam que a população de trabalhadores móveis — aqueles com acesso a dispositivos como smartphones ou tablets — chegou a 1.3 bilhões ainda em 2015. Isso significa que cerca de 37% da força de trabalho total no mundo já é mobile.
Mobilidade corporativa é nada mais do que oferecer a esses profissionais acesso a seus instrumentos de trabalho fora do ambiente de desktop. Mas isso não é tão simples quanto criar um aplicativo ou conectá-lo a um Call Center.
Você vai entender, ao longo do nosso artigo, que mobilidade corporativa é um conceito complexo que exige uma série de cuidados da parte do empreendedor, todavia vem atrelado a um montante de recompensas.
Então, o que está esperando? Continue a leitura para entender como a transformação digital está mudando o panorama de trabalho no século XXI!
O que é mobilidade corporativa?
Você se lembra de qual foi a última vez que acessou o seu e-mail corporativo usando um smartphone ou tablet? Provavelmente não faz tanto tempo assim e você pode responder a essa pergunta com segurança, estimando com precisão até mesmo um horário ou data. E isso acontece porque os smartphones, tablets e PDAs se tornaram parte das nossas vidas, sendo natural que passassem a ser também integrais para os nossos trabalhos.
Mobilidade corporativa é o conceito revolucionário de que o novo estilo de trabalhar inclui esses dispositivos e as empresas precisam se adequar a isso.
Essa tendência é positiva porque oferece redução de custos para as empresas, aumento de produtividade e uma maior qualidade de vida para os funcionários. Entretanto, vai muito além de simplesmente oferecer acesso a uma ferramenta comum como o e-mail corporativo. Considere, por exemplo, todos os instrumentos que você utiliza para executar o seu trabalho no escritório: não seria bom ter acesso a eles a qualquer hora e de qualquer lugar? É sobre isso que estamos falando quando usamos o termo mobilidade corporativa.
Todavia, democratizar o acesso a essas ferramentas não é o único objetivo da mobilidade corporativa. O tema aqui é fazer isso sem colocar em risco a segurança das empresas, salvaguardando informações proprietárias e garantindo aos seus funcionários a máxima eficiência.
A ideia é, então, virtualizar os ambientes de trabalho a ponto de torná-los disponíveis a qualquer hora e de qualquer lugar, mas sem fazê-los vulneráveis ao longo do processo. Uma boa política de mobilidade corporativa, portanto, deve ser capaz de colocar barreiras contra agentes maliciosos e facilitar o trabalho de colaboradores. Tudo isso de forma descomplicada e quase imperceptível para o usuário.
Você pode imaginar o quanto isso é difícil. Por isso, abordaremos nos tópicos a seguir os motivos que tornam tão importante a criação de uma estratégia de mobilidade corporativa e algumas dicas de como criar uma para a sua empresa.
Por que criar uma estratégia de mobilidade corporativa?
Quantos dispositivos conectados à internet você tem? Na era da Internet das Coisas, essa resposta pode surpreender. Vamos supor um telefone, um tablet, uma televisão inteligente e uma impressora ligada a rede WiFi, além do seu notebook e desktop pessoais. Assumiremos, nesse exemplo, que todos esses dispositivos poderiam ser utilizados por você para executar o seu trabalho, quando em home office ou em situações de emergência. O que seria necessário para que isso acontecesse?
Para começo de conversa, sua empresa teria de trabalhar com aplicações virtualizadas ou na nuvem. Assim, seria possível conectar-se de qualquer lugar a elas e fazer o seu trabalho normalmente. Além disso, você precisaria de um login e senha exclusivos, que só pudessem ser utilizados por você e o identificassem como usuário, para que a TI do seu trabalho soubesse exatamente quem está acessando quais informações, quando, de onde e por quê.
Para fazer tudo isso acontecer, uma estratégia de mobilidade corporativa é necessária. Afinal, desde a virtualização dos dispositivos e sistemas até a conexão do seu computador pessoal com eles, será preciso amplo suporte da TI corporativa. Isso é claro e evidente, mesmo porque você precisará entrar em contato com sistemas exclusivos do seu ambiente de trabalho.
Mas o que pode não estar claro é o benefício disso para os negócios. O que as empresas têm a ganhar com mobilidade corporativa?
Ao criar uma estratégia de mobilidade corporativa, a sua organização pode garantir que você e todos os demais colaboradores sejam mais produtivos, mesmo nos dias em que não conseguiria entregar nenhum tipo de trabalho.
Imagine, por exemplo, que você ficou em casa, esperando um encanador que viria prestar um serviço urgente. Você não está incapacitado de executar a sua função, apenas distante do escritório e, portanto, longe das ferramentas que tipicamente utiliza para isso.
Seu empregador, sem a mobilidade corporativa, pode ter que dispensá-lo por um dia inteiro, perdendo valiosas horas de trabalho, que teriam de ser repostas depois. Mas com ela, pode oferecer um login e senha e garantir que você execute as suas funções normalmente, enquanto espera pelo encanador.
O benefício em termos de segurança é claro. Você não precisou levar um HD externo para o trabalho, copiar arquivos sensíveis, transportá-lo para a sua residência, copiar novamente esses arquivos para uma máquina que não tem a mesma segurança que você usufrui no trabalho, para apenas então começar a operar. Remotamente, foi possível obter acesso a todas as informações que você precisava para executar o seu trabalho, sem sair do servidor da empresa.
No dia seguinte, em vez de lidar com o trabalho acumulado, você pode continuar a sua jornada normalmente, tendo acesso a tudo que fez no dia anterior. Sem complicações e sem prejuízo a própria produtividade.
Agora imagine outro cenário. Você precisa viajar a trabalho e terá de fazer uma série de relatórios, utilizando o software proprietário da sua empresa para isso. As opções são levar consigo um notebook antigo da companhia, que deve ser zelado por todos os momentos e tem uma tendência a desligar nas horas mais cruciais. Ou fazer todo o trabalho manualmente e, quando chegar, repassar tudo para o software corporativo, perdendo horas e mais horas de trabalho.
Há, porém, uma terceira opção com a mobilidade corporativa. Você pode utilizar o aplicativo da empresa no seu tablet e tirar fotografias do relatório feito à mão. O software digitalizará essas cópias e as armazenará em segurança instantaneamente assim que você tiver uma conexão com a internet.
Sabemos qual dessas escolhas é a mais cômoda tanto para o empregador quanto para o empregado. São, portanto, evidentes os motivos de se criar uma estratégia de mobilidade corporativa.
O principal deles é que uma estratégia de mobilidade corporativa cria um novo estilo de trabalhar e pode reduzir custos para a empresa em vários âmbitos. Seja ao aumentar a produtividade dos seus colaboradores, colocando-os para ser produtivos em momentos ociosos, ou trazendo mais qualidade de vida para os usuários: a mobilidade se aproveita da capacitação da equipe com tecnologia para fazer dela ainda mais eficiente.
Agora que você já sabe por que um plano de mobilidade corporativa é uma boa ideia, mostrarmos alguns conceitos que devem fazer parte da sua vida se você quiser investir na criação de uma estratégia dessa natureza. E, em seguida, evidenciaremos como esses conceitos podem ser utilizados para criar um plano vencedor.
Como criar um plano de mobilidade?
Saber que dá para simplificar dessa maneira a rotina dos seus colaboradores com auxílio da tecnologia é ótimo, mas como criar um plano de mobilidade corporativa que funciona para a sua empresa? Uma das boas notícias que temos para você é que talvez não seja preciso fazer isso sozinho. A tendência da mobilidade corporativa é algo tão forte nas empresas que ela está se tornando um serviço.
É a Mobility As A Service, MaaS ou Mobilidade como Serviço. Nesse modelo você pode contratar uma empresa especializada para desenvolver um plano de mobilidade corporativa que corresponda às necessidades do seu negócio. O parceiro entrega toda a estrutura para a sua adoção, pensando nas particularidades do seu empreendimento e levando em consideração as aplicações e tecnologias utilizadas no seu dia a dia.
Entretanto, talvez você queira ficar encarregado do seu próprio plano de mobilidade corporativa, e não há nenhum problema nisso. Para tanto, você terá de se familiarizar com alguns dos conceitos abaixo e entender como eles participam da mobilidade. BYOD, home office, virtualização de ambientes e controle de acesso são apenas alguns dos termos que devem passar a fazer parte do seu vocabulário antes que você possa criar um plano de mobilidade corporativa.
BYOD
BYOD, Bring Your Own Device ou Traga Seu Próprio Dispositivo é a prática de permitir que colaboradores em uma organização usem seus próprios computadores, smartphones e tablets para desempenhar o seu trabalho. Essencial para a mobilidade corporativa, o BYOD se popularizou para aumentar a produtividade e reduzir os custos, já que diminui a necessidade de uma estrutura de equipamentos muito grande.
Quando cada um de seus funcionários pode trazer o seu próprio dispositivo para o trabalho, é muito mais fácil implementar uma política de mobilidade corporativa, mas os desafios de segurança são maiores. Como cada dispositivo tem suas particularidades, estabelecer regras claras para o uso de informações confidenciais e transmissão de dados corporativos será fundamental para que o BYOD funcione. Caso contrário, em vez de economizar a política pode acabar custando caro.
Familiarizar-se com o conceito e permiti-lo em sua empresa vai fazer com que os seus funcionários, que são, fora dali, um consumidor multicanal, possam se integrar com mais facilidade ao ambiente da empresa.
Há também outros benefícios, por exemplo:
- economia;
- maior produtividade;
- disponibilidade de dispositivos mais atualizados;
- menos pressão na TI, já que cada funcionário é responsável por seu próprio equipamento.
Home office e trabalho remoto
O trabalho remoto e o home office, como já mencionados neste artigo, além de reduzirem custos com infraestrutura aumentam a produtividade dos funcionários por oferecerem cargas horárias mais flexíveis. Eles são parte integral de uma política de mobilidade corporativa porque dão aos seus funcionários a liberdade de que eles precisam, para trabalhar de qualquer lugar que seja. Além disso, o estimulam a criatividade, aumenta a produtividade e permitem que seus colaboradores trabalhem mesmo quando estão doentes ou não se sentem bem o suficiente para se locomoverem para o trabalho.
Sem home office, não há mobilidade corporativa. Afinal, os benefícios de se trabalhar de qualquer lugar só podem ser colhidos quando você realmente permite que os seus colaboradores façam isso.
Virtualização de ambientes
Das grandes ferramentas que possibilitam a mobilidade corporativa, a virtualização de ambientes e a computação em nuvem são as mais importantes. Por meio delas que é possível virtualizar sistemas e servidores, permitindo que todos os funcionários possam acessar os seus ambientes de trabalho sem precisar de um desktop.
Sem a virtualização é complicado demais estabelecer conexão com um servidor remotamente e isso exige conhecimentos de TI que a maioria dos seus funcionários não tem. Com ela, por outro lado, é tão simples quanto abrir o browser e se conectar a um website.
Por isso, para oferecer mobilidade por completo, a virtualização é imprescindível.
Controle de acesso
Todavia, a partir do momento que sistemas podem ser acessados de qualquer lugar, segurança contra acessos indesejados deve ser redobrada. Um passo importante durante a virtualização é criar camadas extras de verificação, que permitem o acesso a dados sensíveis apenas para quem tem credenciais de segurança adequadas.
Embora existam mitos sobre a nuvem, ela é a melhor solução de segurança que você pode ter para um futuro móvel. Desde que tomadas precauções como a instalação de sistemas criptografados, logins em duas etapas e tokens de segurança.
Ameaças externas
O risco dos acessos indesejados internos é grande, mas o risco de ameaças externas também deve ser considerado no momento de criar uma estratégia de mobilidade corporativa. Firewalls e outras barreiras contra invasões devem ser levadas em consideração ao longo da implementação de seus sistemas de mobilidade corporativa e precisam ser testados periodicamente.
Além disso, monitoramento é importante para garantir que nenhuma informação indevida foi acessada por algum funcionário ou hacker.
Disponibilidade
Para que a mobilidade corporativa funcione, é preciso garantir a alta disponibilidade dos sistemas. A disponibilidade é uma das dores de cabeça mais comuns no mundo corporativo. Falta de energia ou defeitos em equipamentos podem afetar ou paralisar por completo os trabalhos.
Para o planejamento em mobilidade é preciso redobrar a atenção, criando backups e redundâncias de sistemas, a fim de garantir que eles estejam disponíveis o tempo todo. Afinal, tudo que você não quer são sistemas offline, que prejudicam o seu usuário móvel.
Shadow IT
Na mobilidade corporativa dispositivos pessoais são usados para acessar os sistemas da empresa e um dos seus grandes desafios está em monitorar todas as interações entre aplicativos de terceiros. A essa questão chamamos de Shadow IT.
Quando um funcionário usa um software não autorizado para trabalhar sem a permissão do setor de TI, ele está tentando vencer um controle de acesso. Superar esse problema é possível, educando sua equipe e investindo em monitoramento.
Se, por exemplo, sua empresa usa como solução de escritório o Office 365 e os seus funcionários estão trocando informações pelo Google Drive, isso é um problema de segurança que pode ser detectado com Shadow IT. Familiarizar-se com o conceito e incluí-lo nos seus planos de mobilidade corporativa é fundamental para que tudo corra bem.
Todos esses conceitos só funcionam juntos quando a sua empresa consegue estabelecer uma política de mobilidade corporativa eficiente. Mas o que podemos esperar de valor com uma mobilidade corporativa de sucesso? É isso que veremos no próximo tópico.
Como a mobilidade pode agregar valor ao negócio?
As empresas mais modernas da atualidade acreditam que oferecer produtos de alta qualidade é tão importante quanto gerenciar com sucesso os seus ativos, como a mobilidade. Esta tem um papel crucial a desempenhar onde as empresas, meio ambiente, saúde e segurança convergem.
Embora muita gente ainda associe mobilidade a telefones móveis, vimos ao longo deste artigo que no contexto corporativo atual a mobilidade é uma arquitetura que você pode construir para melhor atender às necessidades do seu usuário. Entre os seus muitos benefícios e vantagens aqui estão algumas formas que mostram como a mobilidade pode trazer valor para o negócio.
Aumentando a produtividade
A mobilidade aumenta os níveis de produtividade de seus colaboradores, como reforçamos em quase todos os tópicos deste artigo. Ajudados por interfaces amigáveis que requerem pouco ou nenhum treino, funcionários conseguem economizar tempo com tarefas de entrada de dados a favor de dedicar a sua energia a áreas de negócios que antes tinham pouca de sua atenção.
A mobilidade agilizará ainda mais operações, ajudando a evitar erros humanos e facilitando a atualização de bancos de dados online e offline, dentro e fora do escritório. Isso significa dados mais precisos e tarefas mais bem executadas.
Salvando vidas
Há mais de seis bilhões de dispositivos móveis em todo mundo e a maioria dos funcionários que utiliza tecnologia pessoal comercialmente veem benefícios tangíveis em abraçar a mobilidade, sendo o maior deles o aumento em seu bem-estar. Em caso de incidentes e eventos potencialmente perigosos, a mobilidade pode salvar vidas e, por fim, haverá menores danos físicos e materiais.
Afinal, usuários podem ficar seguros se compartilharem e trocarem dados em tempo real, publicarem avisos, fotos ou vídeos alertando-se mutuamente de situações potencialmente perigosas à medida que elas ocorrem. Se um incêndio acontece em uma de suas filiais, por exemplo, é a mobilidade que vai reforçar os sistemas de segurança mecânica — como alarmes — permitindo que funcionários denunciem à emergência imediatamente e enviem alertas de evacuação em tempo real.
Acessando informações precisas
Mobilidade pode ser resumida aos dados certos, no lugar certo e na hora certa. Hoje, são raros os casos de empresas que podem arcar com os custos de não acessar os dados de que precisam quando precisam, afinal, isso pode significar ficar isolado na cadeia de suprimentos estendida. Nesses casos, mobilidade é sinônimo de comunicação melhorada, integração e atualização, o que se traduz em fluxos de trabalho mais ágeis e consistentes e comunicações mais eficientes.
Quais cuidados devem ser tomados?
Os principais cuidados que devem ser tomados ao se implementar uma estratégia de mobilidade corporativa dizem respeito à segurança. Assim como outras tendências de contact center, a mobilidade corporativa exigirá que a sua empresa se atente para como faz as coisas. Os cuidados a seguir devem protegê-lo no desenvolvimento de uma política de mobilidade corporativa:
Desenvolva uma estratégia, não um aplicativo
Um erro muito comum das empresas ao abordar a mobilidade corporativa é desenvolver um aplicativo e acreditar que está tudo resolvido. Ter um app não significa ter uma estratégia. Algumas companhias ainda veem o celular como novidade e acreditam que tudo que precisam fazer é aderir a ela, mas ver as coisas dessa forma pode significa que você está perdendo o sentido e o poder real da mobilidade.
Dê um passo atrás e pense sobre como os dispositivos móveis se encaixam em sua estratégia global. Defina o que você quer alcançar com esses objetivos e conscientemente escolha o que priorizar. Aumentar receitas, encurtar ciclos de vendas e melhorar a experiência do cliente são todas coisas possíveis com o mobile, mas uma de cada vez.
Veja o celular como uma ferramenta diferente
É imprescindível reconhecer que dispositivos móveis não são somente outras telas nas quais você pode entregar os mesmos aplicativos e processos de desktop atuais. Projetar uma estratégia móvel não é desenvolver extensões para aplicações existentes. Aproveite essa oportunidade para construir as bases para novas soluções de TI que resolverão realmente a vida de sua equipe empresarial.
Desenvolva apps que se alinhem com a estratégia da empresa
Não desenvolva aplicativos apenas em torno da ideia de estender a funcionalidade das ferramentas que você tem atualmente. Use apps de terceiros ou crie os seus próprios para ampliar processos de negócios a fim de que eles possam ser executados por seus funcionários de qualquer lugar. Ter acesso a dados corporativos remotamente é revolucionário, mas você deve pensar em funcionalidades extras que possam qualificar ainda mais as soluções propostas.
Aplicativos que geram comportamento positivo, simplificam atividades e transformam a maneira como os seus funcionários interagem com processos de negócios são sempre a melhor solução, pois se alinham à estratégia da empresa e oferecem valor a longo prazo.
Chegamos ao final do nosso post e esperamos que este material tenha ajudado a dirimir as suas principais dúvidas. Se quiser receber conteúdos como este, assine a newsletter e obtenha em sua caixa de entrada as nossas principais atualizações.
