Conferências e Colaboração

O que é mailing list e a importância de manter a higienização dos contatos

Escrito por Wittel

Oferecer conteúdo relevante é fundamental em boas campanhas de e-mail marketing, mas não é o único fator a ser considerado: há outros detalhes importantes para atingir a excelência nesse trabalho. O principal deles é cuidar da qualidade da mailing list, ou seja, a lista de e-mails que será usada na comunicação.

Para isso, é preciso atentar à higienização dos contatos, prática essencial para manter a lista atualizada, com endereços de e-mail ativos e interessados no que você tem a dizer. Caso contrário, sua empresa certamente terá problemas para chegar à caixa de entrada dos clientes.

Pensando nisso, montamos este guia com tudo o que há de mais importante sobre higienização de mailing lists. Você verá quais são os impactos da prática nas suas campanhas e como criar uma rotina efetiva para esse trabalho. Quer saber mais? Acompanhe o post!

O que é mailing list?

Mailing list é a lista de contatos usada por uma empresa para se comunicar com seus clientes ou consumidores em potencial. Normalmente, é usada para o envio previamente autorizado de campanhas promocionais, informações relevantes e conteúdo editorial.

A construção do mailing é feita por meio da captação de informações cedidas pelo cliente por iniciativa própria, geralmente em troca de algum benefício oferecido pela empresa. Por exemplo: ao fornecer o e-mail para baixar um e-book gratuito, o consumidor está abrindo esse canal de contato entre ele e a empresa.

Qual é a importância de manter a mailing list higienizada?

Muitas das informações usadas ao montar a mailing list sofrem alterações ao longo do tempo. Algumas pessoas trocam de emprego e de endereço corporativo, enquanto outras mudam apenas o provedor do serviço. Essas situações são comuns e não podem ser evitadas, mas é preciso saber lidar com elas da melhor forma possível.

É aí que entra a higienização dos contatos. A prática consiste em fazer uma revisão periódica na mailing list, removendo endereços inexistentes ou que não desejam mais receber o seu conteúdo. Isso é de extrema importância para evitar uma série de problemas para a empresa, como veremos a seguir.

Evitar impactos na entregabilidade

A cada e-mail enviado, o provedor determina se o seu domínio tem uma boa ou má reputação. Se ela for alta, sua mensagem será entregue na caixa de entrada do destinatário. Caso contrário, será direcionada ao lixo eletrônico ou bloqueada, sem nunca chegar aos seus contatos.

Para calcular a reputação, um dos critérios usados pelos provedores é a taxa de abertura dos e-mails. Se sua lista tiver muitos endereços inválidos, muita gente não verá as mensagens. Com isso, seus e-mails passam a ser considerados como spam, o que reduz sua entregabilidade.

Melhorar a experiência do cliente

A queda na entregabilidade gera outro problema, que é relacionado à experiência do cliente. Quando o provedor considera suas mensagens como spam e as direciona para o lixo eletrônico, o acesso ao conteúdo fica difícil até para os contatos que se interessam pelo que você tem a dizer.

Afinal, a maioria das pessoas não confere se a caixa de spam filtrou algo importante, apagando essas mensagens sem ao menos abri-las. Com isso, a empresa deixa de se relacionar com um potencial consumidor e vê a reputação do seu domínio cair cada vez mais. O cliente também sai prejudicado, pois deixa de ter acesso a informações que ele mesmo pediu para receber.

Outra vantagem importante na higienização dos contatos é remover da lista pessoas que não querem mais receber as mensagens. Todo e-mail deve oferecer a opção de descadastramento. Assim, além de evitar contatos insatisfeitos, você qualifica sua base de relacionamentos, investindo apenas naqueles que precisam do seu conteúdo.

Como criar uma rotina de higienização de contatos?

A maneira mais indicada de higienizar listas de e-mails é usar tecnologias de automação de marketing. Essas ferramentas contam com recursos que indicam todas as métricas dos disparos, o que facilita a visualização das informações e torna o processo mais eficiente. Fazer esse trabalho manualmente levaria muito mais tempo, além de reduzir sua qualidade e precisão.

Tudo isso é válido apenas para mailing lists construídas de forma orgânica. Comprar listas prontas é desperdício de dinheiro, pois mesmo higienizadas elas nunca terão a mesma relevância de contatos captados com qualidade.

Dito isso, veja abaixo algumas estratégias que podem ser usadas em listas ativas e para resgatar listas antigas.

Mailing lists ativas

Se você já captou os contatos certos e planejou conteúdos relevantes para sua lista, basta colocar sua estratégia em prática e manter seu mailing higienizado. Para isso, observe os dados do seu software de automação e analise os seguintes indicadores:

  • taxas de abertura, cliques e compartilhamento — números que revelam o engajamento dos leitores com as suas mensagens;
  • hard bounces — e-mails que não existem ou deixaram de existir. Geralmente isso acontece por erro de digitação ou alterações nos endereços;
  • soft bounces — e-mails válidos, mas que não foram entregues, normalmente porque a caixa de entrada está lotada;
  • marcações de spam — volume de mensagens marcadas como spam pelos próprios contatos da lista;
  • descadastramentos — contatos que pediram para não receber mais as suas mensagens.

As taxas de abertura, cliques e compartilhamentos servem para ter uma visão geral da sua estratégia. Se apenas 30% das pessoas abriram seus e-mails, é importante verificar por que as outras 70% não leram as mensagens. Os outros indicadores são muito úteis para complementar essa análise e direcionar a limpeza dos contatos.

Os hard bounces, marcações de spam e pedidos de descadastramento devem ser removidos da mailing list antes do próximo disparo. Já os soft bounces devem ser tratados com um pouco mais de cuidado, já que ainda podem ser contatos qualificados. O ideal é fazer mais algumas tentativas de envio de conteúdo. Se nenhum deles for entregue, é mais seguro tirá-los da lista.

Recuperação de listas antigas

Se você quiser voltar a usar uma mailing list que ficou inativa por alguns anos, é importante tomar precauções extras. Afinal, é praticamente certo que muitos e-mails não existam mais, além de a maioria das pessoas não se lembrar de ter feito o cadastro. Dessa forma, a reputação do seu domínio cairá drasticamente e sua campanha pode até ser cancelada.

Uma boa ideia é usar ferramentas online para eliminar hard bounces antecipadamente. Sistemas como E-mail Checker, Data Validation, Safety Mails e Checador podem fazer esse trabalho, garantindo a higienização da sua lista.

Além disso, comece devagar. Por um bom tempo, envie apenas conteúdo que gere valor ao cliente, sem oferecer nenhum tipo de produto. Atente também à frequência: uma pessoa que não recebeu mensagens suas por anos vai estranhar se, de repente, começar a ser bombardeada de informações. Quando sua lista estiver mais segura, você poderá retomar sua estratégia.

Agora que você já sabe tudo sobre a importância de higienizar sua mailing list, que tal colocar o que aprendeu em prática? Com essas estratégias, você poderá otimizar o seu relacionamento com os clientes, além de trazer ótimos resultados para a empresa. Mãos à obra!

Se você gostou do artigo, não deixe de conferir nosso e-book gratuito sobre as vantagens que a análise de dados oferece ao seu contact center. Boa leitura!

Sobre o autor

Wittel

Comemorando 25 anos de experiência, a Wittel integra as necessidades das empresas com ferramentas de comunicação disponíveis no mercado. Tudo isso por meio de soluções que auxiliam nas interações internas (entre colaboradores) e com seus clientes, tornando o dia a dia mais produtivo. Oferece soluções de conferências e colaboração, contact center, trading floor, além de todas as aplicações voltadas ao processo de qualidade e eficiência no atendimento, tanto no modelo OnPremise como também na nuvem.

Deixe um comentário

Share This