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Reuniões presenciais: quanto custam para o seu bolso?

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Written by Wittel

Quem é experiente no mundo dos negócios sabe que grande parte das reuniões presenciais é extremamente ineficaz e mais longa do que deveria.

Esses encontros, que têm o intuito de analisar resultados, discutir projetos e tomar decisões, muitas vezes perdem o foco e fazem os participantes gastarem horas valiosas com discussões improdutivas.

Segundo estudo da consultoria Bain & Company, empresas perdem até 25% do seu tempo com reuniões que poderiam ser evitadas.

E o prejuízo não envolve apenas o relógio, mas também dinheiro. A perda de produtividade, somada a gastos como hospedagem e deslocamentos, faz com que a conta seja bem cara.

Para ajudar você a compreender melhor esses custos, explicamos tudo neste post. Falamos também sobre como a tecnologia pode ser útil para otimizar o tempo e reduzir gastos. Quer saber mais? Confira a seguir!

Quanto custa uma reunião presencial?

Há muitas variáveis que influenciam nos custos das reuniões presenciais. É possível estimar alguns deles em números absolutos, enquanto outros são mais subjetivos. Veja os detalhes abaixo.

Custo por pessoa

Uma boa forma de calcular o custo de uma reunião é relacionar o salário dos participantes com o tempo gasto nela. A Meeting Cost Calculator, desenvolvida pela Harvard Business Review, é uma ótima ferramenta para fazer esse cálculo.

Vamos pensar em uma reunião de 1 hora com seis executivos, cada um com o salário de 40 mil reais mensais. Nesse caso, o custo é de 168 reais.

Se os encontros forem semanais, estima-se um gasto de 8 mil reais no ano só com discussões entre esses seis profissionais. Será que é um bom custo-benefício?

Hospedagem e passagens aéreas

Muitas vezes alguns participantes da reunião vêm de outra cidade ou estado, o que gera custos de hospedagem e deslocamento.

Os valores de passagens de ida e volta entre São Paulo e Porto Alegre variam entre 250 e 500 reais na classe econômica, por exemplo. O mesmo vale para uma diária de hotel em uma das capitais. Ou seja, estamos falando de um custo de 500 a 1000 reais com uma única reunião presencial.

Tempo de preparo e deslocamento

O tempo gasto em uma reunião vai muito além da conversa em volta da mesa. Há também o esforço para reservar a sala, conciliar a agenda dos participantes e, dependendo do contexto, organizar um coffee break. Assim, são somados mais custos e horas de trabalho envolvendo o encontro.

Outro fator importante é o tempo de deslocamento. São Paulo e Rio de Janeiro, por exemplo, são líderes mundiais em minutos gastos no trajeto casa–trabalho: 42,8 min e 42,6 min, em média.

O trânsito nas grandes cidades é invariavelmente ruim, o que gera atrasos. Isso significa estender o tempo da reunião ou agendar outra para discutir o que ficou faltando.

Esse efeito dominó gera uma perda sensível na produtividade do negócio, já que os profissionais têm menos tempo para realizar outras tarefas. Logo, se a empresa deixa de gerar o máximo de resultado que poderia, significa que está perdendo dinheiro.

Como a tecnologia pode ajudar a reduzir gastos?

Com a transformação digital, fazer reuniões presenciais com frequência não é mais necessário. Afinal, há no mercado diversas soluções que possibilitam conferências online, com diversos recursos que oferecem mobilidade e facilitam a vida dos profissionais. Essa é a melhor forma de resolver problemas do dia a dia com eficiência e agilidade.

Com essas ferramentas, é possível proteger suas informações com criptografia, acessar reuniões diretamente pelo convite no e-mail e até fazer uma convenção para mais de 200 pessoas. Tudo isso com um baixo investimento, o que gera uma grande redução de custos para o negócio.

Quais são as vantagens de substituir as reuniões presenciais?

Além da redução de gastos, usar a tecnologia para substituir reuniões presenciais traz diversos outros benefícios. Confira alguns deles:

Evitar atrasos

Você já percebeu que reuniões nunca começam no horário marcado? Os motivos são os mais variados: participantes presos no trânsito, equipamentos que não funcionam, atrasos gerados por outras reuniões… São fatores que fogem do controle e minam nosso tempo e produtividade.

Em reuniões online, nada disso acontece. Basta montar um grupo na plataforma escolhida e todos estarão conectados no mesmo horário.

Não há necessidade de deslocamentos, o que contribui para que ninguém se atrase. Basta uma boa conexão com a internet para que a videoconferência seja realizada com tranquilidade.

Manter o foco

Todo executivo já foi a, pelo menos, uma reunião na qual não se discutiu, resolveu ou decidiu absolutamente nada.

Pessoalmente, é mais fácil se perder em assuntos que não têm a ver com o objetivo do encontro, gastar tempo demais em um único tópico ou alongar a famosa pausa para o cafezinho.

Em reuniões online, talvez pelo fator distância, as conversas costumam ser mais objetivas. A discussão segue uma pauta preparada previamente, sempre respeitando o tempo reservado para cada assunto. No final, há uma revisão das decisões tomadas e é traçado um plano de ação com prazos definidos.

Com isso, há foco total no tema da reunião, evitando aquelas discussões intermináveis que não levam a lugar algum.

Otimizar o tempo

Uma das maiores vantagens de se investir em reuniões online é otimizar o tempo dos envolvidos. O preparo é menos trabalhoso, já que não é preciso definir um local físico e os convites são feitos por e-mail.

Os materiais de apresentação também podem ser compartilhados antecipadamente, a fim de adiantar o assunto e tornar a discussão mais eficiente.

Sem a necessidade de deslocamento, os profissionais ganham algumas horas para realizar outras tarefas. Com isso, é possível estudar mais o assunto antes do encontro para tomar decisões rápidas durante a conversa, ou colocar em prática as resoluções definidas imediatamente após a reunião.

Fazer uma boa gestão do tempo significa ser mais produtivo e trazer mais resultados para o negócio, portanto deve ser uma prática prioritária em qualquer empresa.

Agora que você já sabe quanto custam as reuniões presenciais, que tal investir em um jeito mais eficiente de tomar decisões? Com a tecnologia ao seu dispor, não é mais necessário reunir pessoas em volta de uma mesa em discussões longas e exaustivas. Tenha isso em mente e faça o seu negócio evoluir!

Gostou do post? Deixe um comentário com suas dúvidas e opiniões! Estamos ansiosos para saber como você lida com reuniões no dia a dia!

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Comemorando 25 anos de experiência, a Wittel integra as necessidades das empresas com ferramentas de comunicação disponíveis no mercado. Tudo isso por meio de soluções que auxiliam nas interações internas (entre colaboradores) e com seus clientes, tornando o dia a dia mais produtivo. Oferece soluções de conferências e colaboração, contact center, trading floor, além de todas as aplicações voltadas ao processo de qualidade e eficiência no atendimento, tanto no modelo OnPremise como também na nuvem.

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