Conferências e Colaboração

Boas práticas para manter a produtividade em conference call

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Written by Wittel

Ter reuniões mais produtivas é um dos objetivos de todo gestor. Isso garante bons resultados e dinamismo para o negócio — além de economizar recursos. Com a tecnologia, é possível fazê-las à distância, mas, ainda assim, é necessário se preocupar em manter a produtividade em uma conference call.

Para otimizar o uso dos recursos — humanos, técnicos, financeiros e de tempo — o ideal é utilizar as melhores dicas para alcançar esses objetivos. Veja, a seguir, quais são as melhores práticas para garantir que os níveis de produtividade sejam elevados!

Determine uma pauta para a reunião

Não é difícil encontrar equipes que se reúnem sem saber muito bem o motivo e saem da reunião com poucas soluções e muito tempo perdido.

Isso acontece porque reunir-se de improviso, sem objetivos e resultados desejados, é uma das receitas de sucesso para não chegar a lugar algum.

Não é porque o último encontro ocorreu há algumas semanas que outro precisa ser feito — a não ser que seja extremamente necessário.

Sendo assim, faça uma triagem para identificar, em primeiro lugar, se a reunião é necessária e se ela vai ajudar a construir uma solução para o problema. Em caso afirmativo, é preciso definir uma pauta clara.

Estabeleça quais serão os pontos trabalhados e discutidos. Além disso, defina quais soluções devem estar presentes no encerramento da conference call.

Convide antecipadamente todos os participantes

Não é porque se trata de uma reunião a distância que ela pode acontecer a qualquer instante. Por mais conectadas que as pessoas estejam, elas precisam se preparar para conseguir entregar o melhor resultado possível — e dentro da pauta proposta.

Sendo assim, a menos que se trate de um caso de extrema urgência, os participantes precisam ser convidados de maneira antecipada.

A distância entre o convite e a realização da reunião varia de acordo com cada empresa e com o tema. Alguns casos exigem uma antecedência de poucas horas, enquanto outros podem exigir semanas de preparação.

Independentemente da prioridade, garanta que todos sejam avisados e convidados ao mesmo tempo para que possam se programar.

Mantenha a lista curta de convidados

Por maior que seja o caráter colaborativo de uma reunião, o ideal é manter a lista de participantes o mais enxuta possível. Quanto mais gente houver, maior é o tempo necessário para deixar todos satisfeitos e menor é a produtividade.

Especialmente em conference calls, um número muito grande de pessoas pode atravessar a comunicação e tornar mais difícil que todos sejam ouvidos. Com isso, a construção das soluções é totalmente prejudicada e a produtividade cai para níveis indesejados.

Deixe que participem somente os maiores interessados e responsáveis na solução do problema. Isso mantém as coisas simples e garante o melhor aproveitamento do tempo de todo mundo.

Estimule a participação dos presentes

Outro caso muito comum é a reunião da reunião. Essa prática nada mais é do que uma espécie de encontro paralelo que acontece para resolver problemas que deveriam ter sido sanados na primeira vez.

Em geral, isso ocorre porque pessoas deixaram de citar elementos importantes. Com o prolongamento do problema, torna-se necessário juntar todo mundo novamente para resolver a questão.

Para manter a produtividade em conference call, portanto, é necessário estimular que os presentes falem sobre os problemas, os desafios e as possíveis soluções.

A intenção de uma conferência a distância é resolver os empecilhos de uma só vez, otimizando o tempo gasto e evitando a necessidade de mais atuação em cima do mesmo problema.

Tenha cuidado com o tempo utilizado

Ao mesmo tempo, as reuniões não podem ser intermináveis. Ficar debruçado por horas sobre o mesmo ponto não vai trazer soluções tão efetivas quanto usar caminhos iniciais para descobrir mais sobre a questão.

Em alguns momentos, vale mais a pena encerrar o compromisso com uma solução provisória ou com a necessidade de entender mais profundamente a questão do que buscar a estruturação completa e perfeita da resposta.

Isso significa que o encontro precisa ter um tempo médio estabelecido para a duração. Isso aumenta a produtividade em conference call, já que todos tentarão ficar dentro do tempo, evitando pausas, intervalos e questões que não agregam valor para o resultado.

Não é necessário encerrar a chamada quando o tempo estabelecido passar, mas, tente se ater, ao máximo, ao prazo inicialmente determinado.

Evite interrupções contínuas

O fluxo de trabalho e de comunicação em uma reunião é muito importante para os resultados. Se o encontro é continuamente interrompido, é impossível conquistar os efeitos desejados.

Em uma conference call, essa relevância permanece. Porém, é muito comum que os participantes estejam nos mais diversos ambientes — uns estão no trabalho, outros em casa e outros em áreas coletivas.

Por isso, as chances de interrupções aumentam, sendo necessário pedir que os participantes evitem essas paradas. Lembre a todos sobre a importância da conferência e da manutenção do ritmo — para que tudo ocorra como planejado e seja produtivo.

Portanto, tente evitar ao máximo quaisquer interrupções, do mesmo modo que é feito em uma reunião presencial.

Tenha um bom suporte tecnológico

Por falar em fluxo e disponibilidade, a escolha da solução tecnológica faz toda a diferença. Ter um bom suporte nesse sentido vai garantir que tudo aconteça sem problemas e de maneira tão ou mais produtiva do que pessoalmente.

Com um bom apoio tecnológico, a comunicação acontece sem falhas e longe de problemas técnicos comuns. Além disso, não há o problema de falta de disponibilidade de rede e nem é preciso lidar com sistemas ruins.

Para completar, contar com uma boa solução evita a dependência de créditos, o que contribui para a participação sem aumentar os custos.

Esse fator é muito importante, porque não adianta acertar nos outros e não ter as condições tecnológicas necessárias para a realização das conferências a distância.

Ao colocar em prática as orientações elencadas neste post, é possível manter a produtividade em conference call. Isso faz com que o tempo seja otimizado, além de evitar gastos de recursos ou desperdícios de oportunidades.

Como a tecnologia desempenha um papel fundamental nos negócios hoje em dia, entre em contato com a Wittel e conheça e o que temos a oferecer para seu empreendimento.

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Comemorando 25 anos de experiência, a Wittel integra as necessidades das empresas com ferramentas de comunicação disponíveis no mercado. Tudo isso por meio de soluções que auxiliam nas interações internas (entre colaboradores) e com seus clientes, tornando o dia a dia mais produtivo. Oferece soluções de conferências e colaboração, contact center, trading floor, além de todas as aplicações voltadas ao processo de qualidade e eficiência no atendimento, tanto no modelo OnPremise como também na nuvem.

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