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Saiba como fazer a capacitação da equipe com tecnologia

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Escrito por Wittel

Incorporar recursos tecnológicos às atividades de uma empresa já não é mais considerado uma opção ou um diferencial. Em termos simples, a organização que não passa por esse processo fica para trás.

Mas, se a tecnologia está tão disseminada, quais são os verdadeiros obstáculos à sua implementação?

Bem, um dos principais problemas é a falta de capacitação da equipe de colaboradores. E, neste artigo, vamos explorar seis estratégias para resolver essa situação. Confira!

Por que a capacitação da equipe é necessária?

Antes de trazer as dicas, vamos responder a uma dúvida comum: é possível trazer recursos tecnológicos novos a uma empresa sem realizar um treinamento específico com a equipe?

Se você respondeu que não, errou! É possível, sim. O problema está nos resultados dessa prática.

Quando a tecnologia é incorporada ao negócio sem que haja uma preparação adequada dos colaboradores que vão incorporá-la aos processos, os seguintes problemas aparecem, especialmente no começo:

  • resistência ao uso do novo recurso (o famoso medo da mudança);

  • frequentes situações de retrabalho, porque as atividades são feitas na base da tentativa e erro;

  • redução na produtividade, porque os colaboradores demoram para executar as tarefas;

  • queda do moral da equipe, que fica frustrada com os problemas adicionais no trabalho.

Como você pode imaginar, para evitar esses efeitos negativos durante a implementação da tecnologia, certamente vale a pena investir em qualificação.

Como realizar essa capacitação?

Essa é a dúvida de muitos gestores e empresários. Se você também se faz essa pergunta, continue a leitura e confira seis estratégias que podem ser utilizadas para a melhor capacitação dos funcionários:

1. Análise de habilidades

Esse é o primeiro passo. Identifique o que sua equipe precisa saber para usar o recurso tecnológico e, também, o que os funcionários já sabem.

É muito possível que alguns colaboradores já tenham algumas noções básicas — até mesmo por intuição — obtidas a partir de experiências pessoais ou de empregos anteriores.

Tenha em mente que investir em um treinamento para desenvolver uma habilidade que seus colaboradores já possuem é — além de um desperdício — muito desmotivante para quem participa.

Portanto, foque nos conhecimentos essenciais que eles ainda precisam desenvolver.

2. Planejamento de horas e orçamento

O segundo passo é definir quanto tempo e dinheiro sua empresa pode disponibilizar para a capacitação da equipe.

Existem algumas questões interessantes nesse ponto. Por exemplo: a preparação será no horário de trabalho? E qual será o ROI desse investimento?

Caso seja no horário de trabalho, é preciso programar as atividades para que haja o menor impacto possível sobre o andamento das atividades normais da empresa.

Uma alternativa possível é separar os colaboradores em dois grupos. Porém, tenha em mente que você terá um custo maior, pois todo o treinamento terá de ser feito em dobro.

Se optar por disponibilizar a formação fora do horário de trabalho, a participação não pode ser obrigatória. Nesse caso, há o risco de ausência de vários colaboradores. Então, é preciso investir mais na motivação da equipe para participar dessa atividade.

Em relação ao ROI — o retorno sobre o investimento — tenha consciência de que o treinamento deve trazer um benefício concreto à empresa. Do contrário, é simplesmente um desperdício de capital.

Para descobrir o ROI, é necessário fazer algumas estimativas. Você conseguiria calcular quanto a sua empresa vai ganhar com a maior produtividade dos colaboradores no uso da tecnologia? Ou, sob outro ponto de vista: quanto será economizado com a redução de falhas e retrabalhos?

3. Contratação de consultores  

Chegamos a uma questão essencial. Quem vai capacitar a equipe? De fato, é possível organizar um treinamento aproveitando o pessoal interno que já sabe utilizar a ferramenta que está sendo implementada.

Porém, os resultados são muito melhores quando você traz um especialista capaz de explicar com clareza e responder a todas as dúvidas. É a clássica diferença entre saber fazer, apenas, e saber ensinar. Lembre-se de que, nessa situação, seus colaboradores são, basicamente, alunos.

Vale lembrar que esse especialista, o consultor, costuma cobrar um valor importante para oferecer treinamentos. Portanto, esse é um fator que você deve considerar na hora de planejar o orçamento.

4. Estabelecimento de formas de monitoramento e avaliação

Como saber se os colaboradores estão, de fato, aprendendo? Existem algumas alternativas que podem ser adotadas. Recomendamos que você as utilize em conjunto, para obter o melhor resultado.

Um dos meios mais simples é incluir a realização de provas durante o treinamento.

Porém, tenha em mente que essa é uma forma de avaliação do aprendizado, e não da aplicação.

Portanto, utilize também métricas de performance (KPIs), focados em identificar se os colaboradores estão colocando o treinamento em prática no dia a dia.

5. Oferecimento de certificações

Nós já falamos um pouco, nos itens anteriores, sobre o papel da motivação da equipe para que a capacitação seja bem-sucedida.

Se você quer incentivar sua equipe a participar do treinamento — e aproveitá-lo ao máximo — uma estratégia interessante é oferecer uma certificação àqueles que completarem o curso.

O certificado tem um valor como comprovação da habilidade adquirida — especialmente se carrega a chancela de uma empresa com boa credibilidade e reputação.

Os profissionais sabem que, para futuras oportunidades de carreira, um comprovante como esse é um diferencial.

6. Cultivo de um diálogo honesto

Quando há a implementação de uma nova tecnologia na empresa, os colaboradores — especialmente aqueles que não possuem muita intimidade com a ferramenta —, frequentemente, sentem-se inseguros.

Logo, rumores de que pessoas serão substituídas pelos novos recursos começam a se espalhar.

Como gestor, você provavelmente sabe que esse tipo de reação é exagerada. O software, em si, não ocasiona demissões. Porém, há um fundo de verdade: se um colaborador se recusa a acompanhar as mudanças, isso pode atrapalhar seu desempenho e sua imagem na organização.

Ele, então, passa a ser visto como um obstáculo, em vez de ser parte da força que move o negócio em direção à melhoria contínua.

Para evitar danos à moral da equipe, causados pelos rumores, um diálogo honesto é a solução. Seja claro ao explicar as vantagens da adoção de uma nova tecnologia. Além disso, é preciso ser transparente e explicitar os pontos negativos da não participação nos treinamentos.

Gostou das dicas? Se você quer ajudar outros gestores a preparar uma boa capacitação de equipes, compartilhe este conteúdo com seus colegas nas redes sociais!

Sobre o autor

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Comemorando 25 anos de experiência, a Wittel integra as necessidades das empresas com ferramentas de comunicação disponíveis no mercado. Tudo isso por meio de soluções que auxiliam nas interações internas (entre colaboradores) e com seus clientes, tornando o dia a dia mais produtivo. Oferece soluções de conferências e colaboração, contact center, trading floor, além de todas as aplicações voltadas ao processo de qualidade e eficiência no atendimento, tanto no modelo OnPremise como também na nuvem.

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