Incorporar recursos tecnológicos às atividades de uma empresa já não é mais considerado uma opção ou um diferencial. Em termos simples, a organização que não passa por esse processo fica para trás.
Mas, se a tecnologia está tão disseminada, quais são os verdadeiros obstáculos à sua implementação?
Bem, um dos principais problemas é a falta de capacitação da equipe de colaboradores. E, neste artigo, vamos explorar seis estratégias para resolver essa situação. Confira!
Por que a capacitação da equipe é necessária?
Antes de trazer as dicas, vamos responder a uma dúvida comum: é possível trazer recursos tecnológicos novos a uma empresa sem realizar um treinamento específico com a equipe?
Se você respondeu que não, errou! É possível, sim. O problema está nos resultados dessa prática.
Quando a tecnologia é incorporada ao negócio sem que haja uma preparação adequada dos colaboradores que vão incorporá-la aos processos, os seguintes problemas aparecem, especialmente no começo:
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resistência ao uso do novo recurso (o famoso medo da mudança);
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frequentes situações de retrabalho, porque as atividades são feitas na base da tentativa e erro;
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redução na produtividade, porque os colaboradores demoram para executar as tarefas;
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queda do moral da equipe, que fica frustrada com os problemas adicionais no trabalho.
Como você pode imaginar, para evitar esses efeitos negativos durante a implementação da tecnologia, certamente vale a pena investir em qualificação.
Como realizar essa capacitação?
Essa é a dúvida de muitos gestores e empresários. Se você também se faz essa pergunta, continue a leitura e confira seis estratégias que podem ser utilizadas para a melhor capacitação dos funcionários:
1. Análise de habilidades
Esse é o primeiro passo. Identifique o que sua equipe precisa saber para usar o recurso tecnológico e, também, o que os funcionários já sabem.
É muito possível que alguns colaboradores já tenham algumas noções básicas — até mesmo por intuição — obtidas a partir de experiências pessoais ou de empregos anteriores.
Tenha em mente que investir em um treinamento para desenvolver uma habilidade que seus colaboradores já possuem é — além de um desperdício — muito desmotivante para quem participa.
Portanto, foque nos conhecimentos essenciais que eles ainda precisam desenvolver.
2. Planejamento de horas e orçamento
O segundo passo é definir quanto tempo e dinheiro sua empresa pode disponibilizar para a capacitação da equipe.
Existem algumas questões interessantes nesse ponto. Por exemplo: a preparação será no horário de trabalho? E qual será o ROI desse investimento?
Caso seja no horário de trabalho, é preciso programar as atividades para que haja o menor impacto possível sobre o andamento das atividades normais da empresa.
Uma alternativa possível é separar os colaboradores em dois grupos. Porém, tenha em mente que você terá um custo maior, pois todo o treinamento terá de ser feito em dobro.
Se optar por disponibilizar a formação fora do horário de trabalho, a participação não pode ser obrigatória. Nesse caso, há o risco de ausência de vários colaboradores. Então, é preciso investir mais na motivação da equipe para participar dessa atividade.
Em relação ao ROI — o retorno sobre o investimento — tenha consciência de que o treinamento deve trazer um benefício concreto à empresa. Do contrário, é simplesmente um desperdício de capital.
Para descobrir o ROI, é necessário fazer algumas estimativas. Você conseguiria calcular quanto a sua empresa vai ganhar com a maior produtividade dos colaboradores no uso da tecnologia? Ou, sob outro ponto de vista: quanto será economizado com a redução de falhas e retrabalhos?
3. Contratação de consultores
Chegamos a uma questão essencial. Quem vai capacitar a equipe? De fato, é possível organizar um treinamento aproveitando o pessoal interno que já sabe utilizar a ferramenta que está sendo implementada.
Porém, os resultados são muito melhores quando você traz um especialista capaz de explicar com clareza e responder a todas as dúvidas. É a clássica diferença entre saber fazer, apenas, e saber ensinar. Lembre-se de que, nessa situação, seus colaboradores são, basicamente, alunos.
Vale lembrar que esse especialista, o consultor, costuma cobrar um valor importante para oferecer treinamentos. Portanto, esse é um fator que você deve considerar na hora de planejar o orçamento.
4. Estabelecimento de formas de monitoramento e avaliação
Como saber se os colaboradores estão, de fato, aprendendo? Existem algumas alternativas que podem ser adotadas. Recomendamos que você as utilize em conjunto, para obter o melhor resultado.
Um dos meios mais simples é incluir a realização de provas durante o treinamento.
Porém, tenha em mente que essa é uma forma de avaliação do aprendizado, e não da aplicação.
Portanto, utilize também métricas de performance (KPIs), focados em identificar se os colaboradores estão colocando o treinamento em prática no dia a dia.
5. Oferecimento de certificações
Nós já falamos um pouco, nos itens anteriores, sobre o papel da motivação da equipe para que a capacitação seja bem-sucedida.
Se você quer incentivar sua equipe a participar do treinamento — e aproveitá-lo ao máximo — uma estratégia interessante é oferecer uma certificação àqueles que completarem o curso.
O certificado tem um valor como comprovação da habilidade adquirida — especialmente se carrega a chancela de uma empresa com boa credibilidade e reputação.
Os profissionais sabem que, para futuras oportunidades de carreira, um comprovante como esse é um diferencial.
6. Cultivo de um diálogo honesto
Quando há a implementação de uma nova tecnologia na empresa, os colaboradores — especialmente aqueles que não possuem muita intimidade com a ferramenta —, frequentemente, sentem-se inseguros.
Logo, rumores de que pessoas serão substituídas pelos novos recursos começam a se espalhar.
Como gestor, você provavelmente sabe que esse tipo de reação é exagerada. O software, em si, não ocasiona demissões. Porém, há um fundo de verdade: se um colaborador se recusa a acompanhar as mudanças, isso pode atrapalhar seu desempenho e sua imagem na organização.
Ele, então, passa a ser visto como um obstáculo, em vez de ser parte da força que move o negócio em direção à melhoria contínua.
Para evitar danos à moral da equipe, causados pelos rumores, um diálogo honesto é a solução. Seja claro ao explicar as vantagens da adoção de uma nova tecnologia. Além disso, é preciso ser transparente e explicitar os pontos negativos da não participação nos treinamentos.
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