Documentos eletrônicos trouxeram muito mais agilidade para as empresas. Para torná-los mais seguros, a assinatura digital tem validade jurídica (garantida pelo artigo 10 da Medida Provisória Nº 2.200-2/2001) e equivale a uma assinatura de próprio punho. Isso porque ela tem garantias de integridade e autenticidade ao fechar negócios.
Trata-se de uma tecnologia que usa criptografia e vincula o certificado digital diretamente ao documento eletrônico. Assim, a empresa elimina a coleta manual de assinaturas, o respectivo reconhecimento de firmas, bem como a remessa e a gestão físicas de documentos.
As vantagens vão da redução de custos à simplificação de processos e passam pela agilização da formalização de documentos. Quer saber como ela pode ser útil para a sua empresa? Continue a leitura deste post!
Confiabilidade para fechar negócios
É a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), criada em 2001, que dá confiabilidade aos documentos em forma eletrônica. Cada autor de assinatura digital tem uma chave privada emitida por uma Autoridade Certificadora (AC), e os documentos assinados com ela são vinculados a um certificado digital.
A AC é uma entidade externa autorizada pelo Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI). Foi o ITI que criou a ICP-Brasil e ele é quem credencia as ACs para fornecer certificados no padrão da ICP-Brasil. Já a ICP-Brasil fiscaliza e audita a emissão dos certificados digitais das ACs.
A chave privada é ligada diretamente a seu dono. Por isso, garante a autoria e, consequentemente, a autenticidade de documentos eletrônicos assinados com ela. Esse processo assegura a confiabilidade da certificação de ponta a ponta.
O uso da assinatura digital garante que um arquivo foi assinado por quem tem a chave privada relacionada, bem como que ele não foi alterado.
Dessa forma, equivale à assinatura de próprio punho e pode ser utilizada em contratos, procurações, laudos, balanços, resultados de exames, prontuários médicos e outros arquivos eletrônicos.
Com ela, fica garantida a eliminação do uso do papel e também a diminuição dos custos de emissão, remessa, armazenamento, descarte e gestão de documentos. Além disso, a formalização de contratos na hora de fechar negócios fica mais ágil e simples.
Somado à segurança da autenticidade, o uso da assinatura digital garante:
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a integridade;
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o não repúdio;
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a confiabilidade;
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a impossibilidade de retroagir no tempo.
Assim, há a minimização da possibilidade de fraudes — o que é essencial para o fechamento de negócios nas organizações.
Vantagens da assinatura digital
A formalização de vendas e acordos ganha agilidade quando a assinatura digital é utilizada. Afinal, os documentos em formato eletrônico eliminam as distâncias e até as barreiras de horário. Veja, a seguir, outras vantagens importantes.
Validade jurídica
Como a assinatura digital substitui a física, ela serve para garantir a autenticidade das informações. Por meio dela, é possível saber a quem pertence uma chave privada (que é conhecida somente por seu dono), ou seja, quem efetivamente assinou o documento.
Credibilidade para a organização
Quando a empresa usa assinatura digital em seus documentos, sua reputação melhora na percepção de clientes, parceiros e do mercado de modo geral.
Isso faz a organização transparecer idoneidade e, por isso, demonstra que é capaz de fechar negócios com mais segurança.
O uso da assinatura digital demonstra a preocupação da empresa em aplicar estratégias de defesa para proteger seus dados e os dos demais envolvidos no processo. Dessa forma, a ela não corre riscos desnecessários, que possam deixar clientes, fornecedores e parceiros desprotegidos.
Segurança da informação
A assinatura digital torna os documentos eletrônicos muito mais seguros, o que é essencial para transmitir confiança aos clientes. Afinal, isso evita que terceiros mal-intencionados usem a identidade da empresa para fazer transações ilícitas, que podem prejudicar a empresa.
Assim, os negócios online ficam mais protegidos, já que é possível verificar se o remetente da mensagem é quem realmente diz ser. Isso porque o emissor original fica sempre associado ao arquivo.
Redução de custos
Todos os custos relacionados à gestão de documentos (impressão, envio, armazenamento e outros) são drasticamente reduzidos. É possível, então, fechar negócios de maneira muito mais ágil e com total segurança.
Em outras palavras, não é preciso que um colaborador vá até um local específico para fazer uma negociação (o que implica gastos com combustível, tempo perdido no trânsito e até a possibilidade de se atrasar para o compromisso) nem precise esperar pela disponibilidade de um dos interessados.
Os e-mails com assinatura eletrônica são rápidos, baratos e mais seguros do que qualquer opção postal física. Além disso, eles podem ser enviados a qualquer hora, de qualquer lugar e ainda ficam armazenados no computador do destinatário ou na nuvem.
Prova documental
Hoje, a comunicação online é uma das formas mais dinâmicas de fechar negócios. Por isso, os e-mails são muito importantes para canalizar informações. Já é comum que muitos processos sejam discutidos e planejados por e-mail nas empresas, por exemplo.
As mensagens corporativas com assinatura digital têm validade jurídica e podem ser usadas como prova documental se necessário. Aquelas que não têm essa certificação, entretanto, não podem ser consideradas como completamente confiáveis.
No Brasil, o Direito Civil considera cinco formas de prestar alegação: prova testemunhal, prova documental, inspeção judicial, confissão e prova pericial. Nesse cenário, e-mails corporativos que usam assinatura digital podem servir como prova documental.
Afinal, uma cópia impressa simples de um e-mail não oferece garantia de que a mensagem não foi adulterada. Assim, o uso da assinatura digital é um pré-requisito para que esses documentos possam ser usados para fins legais.
Se não houver uma assinatura digital com a sua respectiva certificação, o documento pode ser impugnado pela parte contrária em ações judiciais e, assim, requerer uma revisão feita por peritos. Com a assinatura digital, por outro lado, pode haver a dispensa da necessidade de perícia, o que acelera esses processos.
Em outras palavras, quando uma empresa usa a assinatura digital, ela otimiza processos, reduz trâmites burocráticos e diminui o tempo gasto com coleta de assinaturas e envio de documentos na hora de fechar negócios.
Assim, além da confiabilidade que estabelece, a empresa assegura menor impacto financeiro e passa a ter uma atuação mais sustentável.
Está preparado para adotar a assinatura digital e, assim, tornar sua organização mais ágil e dinâmica? Que tal, então, aprender mais sobre a gestão de cobranças? Boa leitura!
