Uma conference call é uma chamada telefônica envolvendo três ou mais pessoas. Dessa maneira, tanto colaboradores quanto clientes pertencentes a diferentes localizações geográficas podem se manter conectados para reuniões previamente combinadas ou para resolver problemas urgentes que demandam uma tomada de decisão rápida.
Dentro das grandes empresas, esse serviço é vital, uma vez que facilita as comunicações comerciais. Uma empresa sem uma comunicação eficiente – de voz ou vídeo – torna-se estagnada. Tanto o crescimento como o gerenciamento de um negócio bem-sucedido demanda atenção constante.
As vendas, o marketing, as operações… tudo deve fazer uso de recursos que os tornem mais eficientes. Como consequência, a conference call é apenas um dos ingredientes essenciais para se manter as estratégias no caminho certo.
Além dos benefícios a longo prazo, essas chamadas apresentam a vantagem imediata de trazer economia de tempo e dinheiro. Não importa se funcionários ou clientes estão espalhados por todo o país (ou pelo mundo). Eles não precisarão estar no mesmo local para trocar informações ou ideias. Como resultado, as despesas com viagens, transporte, hotel e refeições deixam de ser uma preocupação.
A importância da qualidade do serviço de conference call
Tendo isso em mente, você passa a analisar os serviços de conference call que poderá adotar na sua empresa e se depara com opções baratas ou, até mesmo, gratuitas. Isso parece tentador, dada a aparente economia que a sua empresa obterá.
No entanto, não devemos priorizar apenas o corte de gastos. Temos de considerar que a conference call é, mais do que tudo, uma forma de estimular a colaboração e uma melhor comunicação entre funcionários. Ou mesmo entre os clientes e a sua companhia. Isso, por sua vez, possibilita a realização de reuniões com praticidade, a qualquer momento, sem se prender a limitações de localidade.
A ferramenta de conference call é fundamental quando decisões precisam ser tomadas ou um assunto precisa de atenção imediata. Assim, a sua empresa passa a cultivar hábitos positivos e que levam a resultados positivos para o seu negócio.
De outro modo, se sua companhia depender de um serviço de conference call sem qualidade, você pode acabar tendo muitos problemas. Algumas questões afetam diretamente a experiência durante a chamada. Uma, em particular, se destaca: a má qualidade de áudio.
A má qualidade de áudio
Primeiramente, uma conference call com áudio de baixa qualidade é suscetível aos ruídos de fundo, o que , além de ser um grande incômodo durante a ligação, reduz também a concentração dos participantes.
Fica difícil para as pessoas entenderem umas às outras. E, ainda que no fim o esforço para captar o que está sendo dito tenha resultado, isso exige um trabalho adicional desnecessário e que consome tempo e prejudica o fluxo da conversa, assim como das ideias.
Outro ponto importante é que não há como o desempenho cognitivo não ser afetado negativamente. Quando uma chamada apresenta problemas de eco, ruído, volume fraco ou estático, o cérebro precisa trabalhar muito mais para se concentrar na fonte de som mais importante.
No fim de tudo, o estresse se acumula e muito mais do que apenas o desenvolvimento da reunião é afetado.
Conference call de qualidade eleva o nível profissional das reuniões
Áudio é tudo. A essa altura, já foi possível notar que, para realizar uma boa conference call, o aúdio é fundamental. Se você não puder compartilhar informações e conteúdo, ou não puder ouvir os participantes da conversa, a ferramenta perde seu propósito.
Um áudio de qualidade significa uma comunicação melhor e fluída, sem estresse, ou dificuldades que acabam por prejudicar o desenvolvimento das reuniões. Com clientes, as conversas serão mais satisfatórias; entre funcionários, a colaboração será estimulada e a troca de ideias impulsionará seu negócio em direção a resultados cada vez melhores.
Assim como não podemos permitir que a distância seja um empecilho para a comunicação, o áudio também não pode se colocar no caminho. Com um bom áudio não há risco de perder tempo tentando fazer algo produtivo. A reunião é feita quando necessário e transcorre durante o tempo necessário ou planejado.
Além disso, serviços de conference call de maior qualidade vêm acompanhados de ferramentas adicionais que favorecem ainda mais a produtividade da sua empresa, como gravação e transcrição da conferência. Para saber mais sobre conferências de alta qualidade, confira outro de nossos blogs!
