Seja devido a crises econômicas, ou simplesmente para aumentar os lucros da empresa, a redução de custos operacionais sempre está entre os principais objetivos dos empreendedores.
As viagens de negócio representam um forte componente dentro dos gastos: é caro reunir funcionários que costumam trabalhar em localizações diversas em uma mesma sala. Mas será que essas viagens são mesmo sempre indispensáveis?
Antes de chegar a uma resposta, entretanto, temos primeiro que entender e reavaliar os custos operacionais dessas viagens, de modo a determinar a maneira mais inteligente de economizar!
Mapeamento de custos operacionais
Promover redução de custos operacionais também exige planejamento. Neste processo, costuma-se reunir e analisar todas as despesas e investimentos feitos dentro de uma empresa para que as decisões referentes à diminuição de gastos resulte verdadeiramente em economia.
Para isso, é importante não recorrer a processos de menor eficiência para aumentar os lucros, pois os resultados serão muito provavelmente contrários.
O mesmo deve ser feito quando é necessário rever gastos relacionados a viagens. Ao mapear essas despesas, você tem a oportunidade de identificar pontos que podem ser otimizados, ou mesmo eliminados – sem deixar de considerar, obviamente, as estratégias de curto, médio e longo prazo.
Outra recomendação é tentar considerar a opinião dos funcionários. Afinal, além de terem maior consciência do que pode ser feito para que as viagens sejam menos custosas, eles também não serão pegos de surpresas com limitações indesejadas e que causem insatisfação!
Planejamento antecipado
O mapeamento de custos operacionais de uma viagem influencia diretamente em seu planejamento. E, a fim de manter o orçamento previamente determinado e evitar gastos desnecessários – ou mesmo para economizar -, essa preparação é mais do que necessária.
Planejar com antecedência possibilita encontrar opções com preços mais razoáveis. Além disso, sua empresa também pode fazer parcerias, negociar valores e encontrar descontos em agências de viagens ou hotéis.
Quando se trata de economizar com qualquer tipo de viagem, especialmente as corporativas, é mais do que recomendado reservar voos e hotéis com antecedência, pois os valores costumam crescer conforme a data se aproxima!
Reuniões a distância
No entanto, voltando à questão colocada no início deste texto, será que essas viagens representam mesmo a melhor opção para a sua empresa? O mundo dos negócios está em constante transformação, devido principalmente aos avanços tecnológicos.
É fato que, ao tirar proveito disso, os custos operacionais são reduzidos significativamente. Então, ao invés de aplicar esforços para tornar as viagens corporativas mais baratas, muitas empresas passam a investir em plataformas de comunicação a distância.
Através desse recurso, sua empresa não só poupa o dinheiro que seria utilizado nesses encontros, mas também otimiza o tempo dos colaboradores, que poderão aplicá-lo de maneiras mais produtivas e vantajosas para o seu negócio.
Além disso, essas plataformas oferecem diversos recursos que tornam possível a troca automática de mensagens de variadas formas. O compartilhamento de informações ganha praticidade através de textos escritos, do uso do áudio ou mesmo do vídeo.
Dessa forma, as reuniões podem ser realizadas a qualquer momento, decisões importantes são tomadas com praticidade e funcionários são capazes de colaborar sem limitações.
Investimentos que trazem economia a longo prazo
Devido à necessidade de investimento, muitos concluem que o uso de plataformas de comunicação pode não ser uma boa alternativa para cortar custos operacionais.
Contudo, análises comparativas já mostraram que as reuniões a distância representam uma grande economia a longo prazo, compensando e superando o investimento necessário, além de poupar colaboradores de viagens longas e cansativas.
Assim, o aumento da produtividade também é o resultado decorrente da realização das mesmas reuniões, que antes demandariam deslocamento, através de plataformas online. Estas ainda acrescentam mais eficiência ao expandir os limites de colaboração com recursos únicos.
Para conhecer mais o que essas soluções podem fazer pela sua empresa, acesse outros de nossos blogs com 3 tecnologias para conferências e reuniões a distância e descubra como inovar a sua comunicação interna!
