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O que avaliar ao escolher um sistema de comunicação interna

Wittel
Escrito por Wittel

A comunicação é uma habilidade essencial para a convivência em sociedade. Em uma empresa, é ela que faz com que os processos fluam de forma eficaz. É essencial, portanto, que se adotem políticas que garantam a eficiência da comunicação dentro da companhia.

Com o avanço tecnológico, a forma como as pessoas se comunicam mudou muito. Apenas pense nos seus contatos diários: você pega o smartphone e, enquanto espera uma resposta no WhatsApp, aproveita para dar uma olhada no Facebook. Isso sem contar a conferência do e-mail. E tudo ao mesmo tempo.

No ambiente corporativo, onde a necessidade de comunicação eficiente é crucial, vale a pena ter ferramentas que façam o sistema de comunicação interna fluir. E esse processo ajuda a deixar os colaboradores mais motivados, engajados e produtivos ao aumentar o seu sentimento de pertencimento à organização.

Outra característica importante da comunicação interna nas organizações é a abertura de espaço para dúvidas e sugestões. Isso, além de evitar a divulgação de rumores e fofocas, melhora o clima organizacional e a imagem da empresa.

Neste post, tratamos das características importantes que devem ser observadas no sistema de comunicação da sua companhia. Boa leitura!

A importância da intranet

Durante muito tempo, a intranet foi a estrela da comunicação interna corporativa. Com acesso permitido apenas aos colaboradores da companhia, ela interliga unidades e departamentos, permite publicar treinamentos e informativos, divulgar produtos e serviços, e ajuda a aumentar a produtividade da equipe, entre outros.

Por ser um sistema integrado e único, fortalece a comunicação entre as equipes. Um dos motivos para isso é o fato de a intranet oferecer a possibilidade de todos os colaboradores terem acesso a uma mensagem padronizada e de fácil alcance. Apesar de muito útil, a intranet já não é mais suficiente no cenário atual.

E-mail e chat

Com tantas soluções tecnológicas inovadoras, o e-mail por vezes parece um pouco obsoleto como ferramenta de comunicação. Apesar disso, ainda é muito utilizado no meio corporativo, já que tem recursos de agendamento de reuniões e permite avisar a equipe sobre imprevistos e novidades.

Em conjunto com o e-mail, um software de mensagens de texto instantâneas que possa ser acessado de qualquer lugar, inclusive de smartphones, ajuda a garantir a agilidade e a clareza nos processos. E ele ainda tem a vantagem de oferecer históricos de conversas, caso seja necessário, e tirar dúvidas ou mal-entendidos.

A colaboração em alta

Uma funcionalidade muito útil para qualquer companhia é a possibilidade de colaboração, que agiliza significativamente as tarefas e os resultados. Afinal, com ela, nenhum integrante da equipe fica defasado em relação a informações apresentadas ou a decisões tomadas.

Sempre que algo for adicionado a um projeto, por exemplo, todos têm acesso instantâneo à alteração. Isso é possível quando se usam recursos unificados de comunicação por voz, vídeo, mensagem instantânea e telepresença — e significa uma redução importante de custos com locomoção, recursos e disponibilidade.

Além disso, ter os documentos de que precisa à mão sempre que precisar é um desejo que se tornou realidade com a chegada e a popularização da mobilidade. Com a difusão dos dispositivos móveis, ficou mais fácil chegar a todos os lugares. E essa onipresença é muito útil para os processos da empresa.

E mais: os aplicativos móveis facilitam o acesso dos colaboradores a sites corporativos e a toda informação ali existente. Para isso, basta que tenham acesso a um dispositivo conectado à internet sem qualquer limitação de hora ou local. Ou seja, a mobilidade garante que a comunicação alcance o maior número de pessoas possível.

A videoconferência cada vez mais útil

Quando os colaboradores trabalham de locais diferentes constantemente (por viagens, por adotarem o home office ou por estarem em outras localidades), a videoconferência é uma ótima solução para garantir a comunicação entre eles.

Esse recurso permite que as reuniões sejam realizadas regularmente com a participação dos envolvidos nos projetos. Afinal, nesses encontros é possível esclarecer dúvidas e alinhar os planejamentos da equipe, de forma a fazer ajustes que porventura sejam necessários.

A newsletter e o mural no sistema de comunicação interna

O processo de comunicação ajuda a moldar as relações na companhia e a forma como elas ocorrem. A newsletter é como uma revista da empresa, que contém informações úteis e motivadoras sobre a organização. Além do papel informativo, busca valorizar os colaboradores ao destacar o seu desempenho na companhia.

Cada vez mais, ela tem sido produzida em formato digital e distribuída pelos canais eletrônicos de comunicação interna da companhia (e-mail, murais eletrônicos, portais corporativos e outros). Nada impede, porém, que tenha uma versão impressa para distribuição física.

Mural

O mural é um recurso importante para reforçar as estratégias da empresa e levantar as metas da equipe. Deve estar posicionado em lugar de fácil acesso, como no refeitório e nas salas de reunião. A ideia é que se torne um local de referência fixo que todos saibam onde encontrar.

É importante que o seu conteúdo seja acessível — o ideal, portanto, é usar textos curtos e linguagem simples. Para que surta o efeito desejado, deve estar sempre atualizado (de acordo com a sua periodicidade, que pode ser semanal, quinzenal ou mensal, por exemplo).

Uma opção mais moderna são os murais digitais. Com visual mais profissional e atraente, requerem um investimento inicial, mas têm a vantagem de chamar mais a atenção (e, com isso, concretizar o objetivo de informar), possibilitando a interação dos colaboradores com a ferramenta.

A gamificação e a interatividade invadindo o escritório

A linguagem dos games está cada vez mais presente nas mais diferentes atividades e, inclusive, no meio corporativo. A interatividade proporcionada por eles ajuda a informar, educar e engajar a equipe. É, portanto, uma excelente alternativa para fazer as informações da companhia circularem de forma mais efetiva.

Toda essa conectividade que nos cerca faz as pessoas quererem interagir cada vez mais. Assim, é importante que a comunicação interna da empresa permita esse diálogo, em vez de ser uma via de mão única. Em outras palavras, se a empresa quer ter voz e visibilidade, o colaborador busca o mesmo.

Com um bom suporte de comunicação interna, a equipe se sente mais segura e a organização passa a ter mais credibilidade perante os seus colaboradores. É essencial, portanto, que a companhia saiba, antes de mais nada, dialogar com os profissionais. Afinal, nenhuma ferramenta substitui o contato humano.

Como anda o sistema de comunicação interna na sua empresa? Para descobrir como torná-la mais eficiente, entre em contato com a Wittel e saiba como podemos ajudar.

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Comemorando 25 anos de experiência, a Wittel integra as necessidades das empresas com ferramentas de comunicação disponíveis no mercado. Tudo isso por meio de soluções que auxiliam nas interações internas (entre colaboradores) e com seus clientes, tornando o dia a dia mais produtivo. Oferece soluções de conferências e colaboração, contact center, trading floor, além de todas as aplicações voltadas ao processo de qualidade e eficiência no atendimento, tanto no modelo OnPremise como também na nuvem.

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