Fazer conferências virtuais é fundamental para implementar uma comunicação dinâmica na empresa. A prática reduz custos com reuniões presenciais, elimina a necessidade de viagens constantes e aumenta a eficiência de treinamentos, entre outras vantagens. No entanto, para realizar uma webconferência de qualidade, é preciso tomar alguns cuidados.
A ferramenta permite a realização de encontros remotos pela internet, em tempo real, com o apoio de aplicativos de compartilhamento de voz, vídeo, texto e arquivos. Para que a transmissão tenha sucesso, é preciso escolher os equipamentos e softwares adequados, além de adotar medidas para garantir a nitidez do áudio e da imagem.
Pensando nisso, reunimos neste artigo as melhores dicas para você antecipar problemas e melhorar o nível das suas webconferências. Quer saber mais? Acompanhe o post!
Mantenha o ambiente silencioso
Pode parecer uma dica óbvia, mas muitos profissionais se esquecem do básico: o ambiente da transmissão precisa ter o máximo de silêncio possível. Portanto, reserve uma sala apenas para essa finalidade, onde não haja pessoas passando o tempo todo ou falando ao fundo. Feche portas, janelas e desligue qualquer equipamento que emita sons, como ventiladores e TVs.
Dessa forma, você evita que ruídos indesejados atrapalhem a conversa e mantém foco total apenas na reunião.
Posicione os equipamentos adequadamente
A escolha e posicionamento dos equipamentos de apoio são essenciais para uma boa webconferência. É preciso ficar atento a dois critérios: qualidade do áudio e do vídeo. Veja abaixo mais detalhes sobre cada um deles.
Áudio
Para um áudio de primeira linha, a melhor opção é utilizar um headset, acessório que une fone de ouvido e microfone. Entre os diversos tipos disponíveis no mercado, prefira sempre os de nível intermediário ou superior, capazes de garantir a eliminação de ecos, chiados ou som metalizado. Equipamentos de custo muito baixo dificilmente vão cumprir esse propósito.
Caso não seja possível usar um headset, posicione o microfone longe dos alto-falantes do computador. Dessa forma, você evita ruídos sonoros e aumenta a qualidade da transmissão.
Vídeo
Para uma imagem de qualidade, é importante ter uma fonte de luz (natural ou artificial) colocada à sua frente. Se a luz vier de trás, haverá uma sombra sobre você, fazendo com que a tela fique escura.
Atente também à posição da webcam: ela deve estar na altura dos seus olhos ou acima da tela para a qual você vai olhar durante a transmissão. Outra boa dica é utilizar um background sóbrio e roupas lisas, sem estampas. Do contrário, o público pode se distrair demais com esses detalhes e deixar de prestar atenção ao que você tem a dizer.
Utilize softwares e hardwares de qualidade
Antes de iniciar uma webconferência, certifique-se de que a conexão com a internet e o computador utilizado tenham as configurações mínimas exigidas para rodar o software de forma adequada. Do contrário, você poderá sofrer com interrupções na transmissão, o que prejudica a fluidez da comunicação e a credibilidade da sua empresa.
Procure sempre utilizar sistemas atualizados e alinhados às melhores práticas do mercado. Segundo estudo feito pela Wittel, soluções de webconferência na nuvem são a grande tendência do momento, com crescimento de 21,5% por ano desde 2015.
Portanto, deixe plataformas obsoletas de lado e administre suas reuniões de forma totalmente online, com sistemas seguros e simples de usar. Outra funcionalidade muito útil são os chats, que são um ótimo apoio para conversas públicas ou privadas entre os colaboradores, sem atrapalhar o andamento da reunião.
Avalie as soluções oferecidas pela Wittel
A Wittel tem a melhor solução para quem quer investir em webconferências. O WE Meet reúne tudo o que há de mais moderno em reuniões a distância, oferecendo serviços de áudio e videoconferência, salas de telepresença e comunicação unificada.
Esse portfólio foi desenhado para atender às necessidades de empresas de médio e grande porte, mas pode ser adaptado para pequenos clientes por meio de ofertas empacotadas. A ideia é oferecer uma experiência de reunião contínua para os parceiros, com conferências para salas pessoais, eventos e treinamentos.
Além do rico portfólio, um dos maiores diferenciais é o compromisso com o engajamento do cliente. No pós-venda, a Wittel monitora todo o ciclo de implementação dos produtos e serviços, oferece cursos e fornece consultorias que ajudam a extrair o melhor da tecnologia adquirida.
Alinhados às práticas mais modernas do mercado, todos os serviços estão na nuvem, ou seja, o cliente só precisa de uma boa conexão com a internet para utilizá-los. As soluções contam com o melhor da inteligência artificial, com funcionalidades para suprimir ruídos como digitação alta, manuseio de papéis, conversas paralelas e outros. Tudo com o apoio de câmeras HD ou Ultra HD, que oferecem a experiência máxima em salas de reunião.
Para entender melhor o funcionamento do WE Meet, confira a seguir as principais vantagens da solução.
Reuniões
Os encontros podem ser feitos em pares, pequenos grupos ou grandes equipes. Há diversos formatos de chats e conferências, que podem ser personalizados de acordo com a necessidade do cliente.
Alinhamento de informações
Com o sistema, é possível manter toda a equipe atualizada sobre os processos e objetivos da empresa. A comunicação com os colaboradores é direta, sem erros ou desvios de informação.
Treinamentos
Além de possibilitar apresentações para vários grupos, a ferramenta da Wittel oferece configurações e espaços para interações e compartilhamento de arquivos, tornando-se ideal para todo tipo de treinamento.
Eventos
Sabe aquela convenção enorme, para todas as unidades da sua empresa? Pode ser feita com o auxílio do WE Meet, reduzindo custos e otimizando a logística operacional.
Suporte remoto
Com salas de áudio e vídeo para qualquer número de pessoas, o WE Meet é a melhor solução para suporte remoto de clientes. Qualquer demanda pode ser atendida online, com rapidez e qualidade.
Vendas
Conversas remotas com potenciais clientes podem ser feitas com mais proximidade, com o auxílio das ferramentas de áudio e vídeo. Dessa forma, as chances de fechar negócio aumentam consideravelmente.
Divulgação de resultados
Reunião com investidores? Faça uma apresentação remota e mostre seus resultados com eficiência. É uma excelente oportunidade para fazer sua empresa crescer ainda mais.
Integração de colaboradores
A ferramenta de webconferência é um ótimo meio de diminuir as distâncias entre os times da empresa e criar uma cultura de união entre todos os membros.
Mais oportunidades
Com o WE Meet, você evita cancelar compromissos por não conseguir chegar a tempo. Além disso, não corre o risco de desistir de projetos ou perder clientes por questões relacionadas à distância ou agenda cheia.
Agora que você já sabe como melhorar a qualidade de uma webconferência, é hora de colocar o que aprendeu em prática! Comece pelo básico, prestando atenção ao silêncio no ambiente e ao uso correto dos equipamentos. Buscar a tecnologia correta para as suas necessidades também é fundamental. Assim, a comunicação na sua empresa certamente dará um salto de qualidade!
Gostou do post? Para saber mais sobre webconferências, entre em contato conosco! Será um prazer resolver o seu problema!
