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Problemas na comunicação empresarial: como evitá-los?

Escrito por Wittel

Evitar os problemas na comunicação empresarial é um dos principais desafios dos gestores. Afinal, o tráfego adequado de informações não só afeta a produtividade dos profissionais como é uma das formas de atender às exigências da atualidade.

Não por acaso, as empresas são frequentemente demandadas por maior agilidade e segurança nesse processo. Tudo porque, como a gestão da comunicação é um diferencial competitivo, um agente econômico força o desenvolvimento do outro, que se vê obrigado a progredir para permanecer à altura dos concorrentes.

Sendo assim, o ideal é não deixar a posição se tornar insustentável para só então agir. Ao identificar os erros imediatamente, o responsável pode se planejar e enfrentar a resistência natural que envolve a implementação de mudanças, com cautela. Continue lendo e entenda os principais problemas!

Quais são os requisitos de uma boa comunicação empresarial?

Os problemas na comunicação empresarial normalmente dizem respeito à  escolha da forma e dos recursos utilizados nesse processo. O bom desenvolvimento exige a opção por métodos e tecnologias que assegurem a confiabilidade, a agilidade e a eficiência do tráfego de informações.

O primeiro atributo é a correspondência entre o que se pretendia com a mensagem e o que foi realmente entendido pelos destinatários. Já o segundo é o tempo gasto para a ciência de todas as partes interessadas. Por fim, o terceiro é a capacidade de obter o melhor resultado com o menor custo possível. 

Nesse sentido, a descentralização, a má escolha dos canais e a defasagem tecnológica são os principais problemas na comunicação empresarial. Por uma série de motivos, essas opções colocam a confiabilidade, a agilidade e a eficiência em risco.

Como a descentralização prejudica a comunicação empresarial?

Como uma empresa reúne pessoas com diferentes perfis e pontos de vista, a descentralização pode trazer sérios problemas para a comunicação interna. Não só o tom e a urgência da demanda podem se alterar conforme as características do interlocutor, mas o próprio teor da mensagem também pode sair prejudicado.

Isso ocorre porque as divergências de interpretação e os ruídos de comunicação serão acentuados sempre que o acesso à informação não estiver disponível em um único local ou não for de responsabilidade de uma única pessoa.

Resumidamente, como cada repetição é ligeiramente diferente da mensagem recebida, os destinatários finais podem compreender algo completamente fora das pretensões da empresa — trata-se do famoso “telefone sem fio”.

Esse desvio é bastante comum quando os gestores realizam diversas reuniões, em vez de fazer uma única que contemple todos os destinatários. A prática faz com que os profissionais tenham acesso apenas a parte das questões levantadas, ou seja, ao que aconteceu durante a sessão específica da qual participaram.

Outra consequência lógica de recriar uma informação diversas vezes é arcar com os gastos de produção do conteúdo. A comunicação traz custos variáveis que se avolumam quando os gestores optam pela descentralização, como as despesas com deslocamento, contratação de consultores, horas de trabalho dos profissionais etc.

Com efeito, o ideal é se comunicar de uma única vez e em um único local para todas as partes interessadas. Assim, os destinatários acessarão as informações de forma ágil, confiando plenamente no teor da mensagem. 

Por que o uso de canais inadequados pode ser um problema?

A descentralização se relaciona diretamente com uma escolha inadequada dos canais de comunicação. Por exemplo, a necessidade de fazer diversas reuniões decorre da manutenção do modelo presencial, em um momento em que a internet e os softwares já evoluiriam para proporcionar sessões a distância.

A título de ilustração, veja a seguir as principais diferenças orçamentárias entre os modelos.

Transporte e hospedagem

Ao centralizar as reuniões por videoconferências, os destinatários podem participar dos seus próprios locais de trabalho, sem a necessidade de deslocamentos para um local específico, tampouco de arcar com a estadia no caso de eventos longe de suas residências.

Se sua empresa paga essas despesas, a mudança pode significar até mesmo uma forma de aumentar a lucratividade — basta multiplicar o valor médio de gastos pelo total de participantes para entender o impacto do modelo presencial no orçamento.

Honorários de especialistas

Se a reunião demandar a participação de um especialista, as horas de trabalho refletirão em custos para empresa. Por exemplo: o preço para o consultor integrar uma videoconferência de 2 horas será um, enquanto para fazer dezenas de reuniões outro.

Despesas diversas

Um terceiro ponto são os custos variáveis necessários para receber as pessoas, como alimentação, material de escritório, profissionais para auxiliar os presentes etc. 

Ocorre que, embora seja o caso de visualização mais fácil, as reuniões presenciais não são os únicos canais de comunicação pouco adequados para o dia a dia das empresas. Na verdade, até mesmo soluções que em outra época eram uma novidade, agora já não são mais tão eficientes.

Hoje em dia, os gestores podem contar com tecnologias para centralizar as informações e alcançar os destinatários de maneira mais ágil, minimizando os impactos orçamentários.

Como a defasagem tecnológica atrapalha a comunicação empresarial?

Os problemas na comunicação empresarial podem ser atacados com a transformação digital dos canais da empresa. Isso porque os melhores softwares da área trazem ferramentas para centralizar as informações, reduzir a burocracia e minimizar os custos.

Nesse sentido, uma ferramenta bastante indicada para solucionar as falhas é o Cisco Webex Teams. O programa traz soluções de videoconferência, compartilhamento de arquivos multimídia, telefonia IP, chat persistente, formação de grupos e afins em um modelo centralizado e flexível.

A primeira característica está relacionada à reunião de todos os recursos em uma única plataforma, enquanto a segunda diz respeito à capacidade de atender as diferentes demandas da empresa.

Em síntese, não importa se a finalidade é realizar uma reunião, um comunicado oficial, uma campanha de incentivos ou qualquer outro objetivo — a ferramenta utilizada para comunicação será a mesma.

Por isso, a adoção de um software é a principal medida para atacar os problemas na comunicação empresarial. Só assim os gestores terão os recursos necessários para promover uma comunicação centralizada, ágil e eficiente.

Para entender um pouco mais sobre implementação dessa ferramenta, entre em contato conosco e tire todas as suas dúvidas com nossos especialistas!

Sobre o autor

Wittel

Comemorando 25 anos de experiência, a Wittel integra as necessidades das empresas com ferramentas de comunicação disponíveis no mercado. Tudo isso por meio de soluções que auxiliam nas interações internas (entre colaboradores) e com seus clientes, tornando o dia a dia mais produtivo. Oferece soluções de conferências e colaboração, contact center, trading floor, além de todas as aplicações voltadas ao processo de qualidade e eficiência no atendimento, tanto no modelo OnPremise como também na nuvem.

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