Conferências e Colaboração

Como usar equipamentos de videoconferência em reuniões a distância?

Escrito por Wittel

Hoje, uma empresa que se limita a reuniões presenciais já está perdendo o fôlego para acompanhar as mudanças rápidas do mercado. Imagina como isso vai ser no futuro? É por isso que investir em equipamentos de videoconferência é uma tendência que veio para ficar!

Pensando nisso, preparamos este conteúdo. Veja por que é tão importante investir nessa área e como realizar reuniões a distância com mais eficiência! Vamos lá?

A importância da videoconferência para os negócios do futuro

Não é à toa que a videoconferência se popularizou no ambiente corporativo assim que a tecnologia possibilitou uma comunicação facilitada a distância. As vantagens desse modelo de reunião são imediatas para a empresa que o adota.

Isso tem a ver com a relação cada vez mais próxima entre a velocidade com que as demandas do público mudam atualmente e a capacidade de gestores de tomarem decisões estratégicas com agilidade.

Acompanhando esse mercado, uma reunião não tem mais hora ou lugar para acontecer. É um dos processos afetados pela transformação digital, que inclui tecnologia na administração e operação de negócios do futuro. Nesse cenário, a videoconferência permite:

  • trabalho remoto, com colaboradores que possam ser produtivos em qualquer lugar e a qualquer horário;
  • decisões mais rápidas, sem ter que esperar o expediente do dia seguinte para reunir todas as pessoas envolvidas na discussão;
  • reuniões mais objetivas, com ferramentas para organização de pautas e apoio multimídia;
  • registro de discussões, com o armazenamento de áudio, vídeo e transcrições que permitam aos participantes revisitar pontos específicos da discussão.

Conferindo esse tipo de flexibilidade a uma empresa, os equipamentos de videoconferência estão caminhando no mesmo sentido que todas as outras tecnologias aplicadas ao negócio.

Adotar esse modelo de reunião é dar mais inteligência ao processo administrativo, libertar a empresa do escritório e ter uma capacidade real de se adaptar a tempo às demandas de um novo público.

Como montar sua videoconferência

Para que uma videoconferência tenha sucesso, o ponto principal que o gestor deve buscar é a chamada telepresença: a integração suficiente dos participantes remotos para que a comunicação se dê como se eles estivessem fisicamente na sala de reuniões.

Para conseguir atingir esse objetivo, você precisa focar em investir nos equipamentos certos e implementá-los para aproveitar o máximo de suas capacidades.

Uma videoconferência pode ser feita por telefonia, mas hoje existem soluções mais práticas e eficientes que reúnem participantes em diversos lugares e com setups diferentes. Veja a seguir o que você precisa.

Internet

O primeiro grande fator é a conexão com a internet. Uma telepresença bem-feita não tem engasgos no vídeo e pode unir vários colaboradores espalhados pelo mundo sem atrasos na conversa — um obstáculo para a comunicação fluida necessária em uma reunião.

Equipamentos essenciais

Em seguida, vêm os equipamentos essenciais: câmeras, captação de áudio, software, etc. Eles farão bastante diferença na dinâmica da discussão e na facilidade que vocês terão em se entenderem.

O mais indicado para empresas investindo nas videoconferências é adquirir equipamentos e sistemas de marcas especializadas nesse tipo de reunião.

Dispositivos remotos

Mas é claro que boa parte do investimento ficará na sala de reunião da empresa. Para os outros participantes, o gestor precisa exigir um nível mínimo na qualidade dos equipamentos para que um elo fraco não atrapalhe toda a conversa.

Exigir o uso de um notebook, por exemplo, vai dar ao colaborador mais ferramentas de interação, enquanto tablets e celulares darão mais mobilidade e flexibilidade para a participação de cada membro.

O importante é ajustar o setup da sua videoconferência de acordo com as suas necessidades e exigir (ou fornecer) dispositivos que mantenham esse padrão para todos, com boas câmeras, microfones e softwares de gestão de reuniões. Podemos falar um pouco mais sobre isso no próximo tópico.

Os benefícios em usar equipamentos de videoconferência de qualidade

Além de um setup bem pensado e ajustado às características da sua empresa (tanto de espaço físico como o perfil dos participantes), podemos terminar este texto reforçando como o sucesso dessa estratégia depende de qualidade nesses equipamentos. Veja alguns exemplos abaixo.

Microfones

Já falamos um pouco sobre a importância do áudio em uma videoconferência. Para conseguir uma qualidade impecável nesse sentido, você tem que ficar atento às especificações e aos modelos de microfones utilizados.

Existem vários tipos para determinados cenários de reunião: headsets, lapela, boom, etc. Com a ajuda de uma empresa especializada, você consegue montar o setup perfeito, mas inicialmente você deve se preocupar com a clareza do áudio e com a capacidade do equipamento de reduzir ruídos de fundo indesejáveis.

Câmeras

Aqui não tem muito segredo: quanto melhor a resolução da câmera, mais fácil fica para integrar participantes remotos na reunião. Mas, além da qualidade de imagem, há outras características que podem lhe ajudar na hora de investir nesse tipo de equipamento.

Existem hoje, por exemplo, modelos inteligentes capazes de focar automaticamente em quem está falando — criando uma dinâmica melhor na conversa sem que você precise se preocupar com a operação do dispositivo.

Iluminação

Não adianta comprar câmeras de qualidade se a sala é muito escura ou tem uma luz muito forte da janela atrapalhando as pessoas a se enxergarem nas várias telas. Por isso, preocupe-se também com a sala de reuniões principal, que vai reunir participantes físicos e remotos.

Investir em luzes especiais para filmagem é uma boa saída. Com um bom setup, é possível equilibrar a iluminação e destacar bem cada colaborador e dar definição ao seu rosto.

É claro que não dá para ter o mesmo cuidado para quem está na reunião remotamente. Nesses casos é interessante dar dicas sobre posicionamento do computador ou celular e como eles podem ajustar o ambiente para ajudar nessa definição.

Software

O segredo de uma boa videoconferência está sempre na união de equipamentos de qualidade com softwares eficientes. As melhores soluções são aquelas capazes de:

  • utilizar o máximo da conexão disponível com a internet;
  • gerenciar múltiplas telas sem engasgos;
  • permitir compartilhamento simples de arquivos e telas;
  • gerenciar o áudio para destacar quem está falando;
  • registrar a reunião para futuras referências.

Com um investimento certeiro em equipamentos de videoconferência e um bom sistema para gerenciá-los, uma reunião remota pode ser tão boa ou até melhor que a presencial. É uma forma de libertar sua empresa dos limites físicos, aumentar a flexibilidade e a produtividade na tomada de decisões e preparar o negócio para um novo mercado — mais volátil e com oportunidades em novos nichos. Basta buscar ajuda especializada e começar a investir certo!

E aí, ficou com alguma dúvida? Quais são os problemas nas suas videoconferências que você ainda não conseguiu resolver? Conte aqui nos comentários e vamos discutir sobre o assunto!

Sobre o autor

Wittel

Comemorando 25 anos de experiência, a Wittel integra as necessidades das empresas com ferramentas de comunicação disponíveis no mercado. Tudo isso por meio de soluções que auxiliam nas interações internas (entre colaboradores) e com seus clientes, tornando o dia a dia mais produtivo. Oferece soluções de conferências e colaboração, contact center, trading floor, além de todas as aplicações voltadas ao processo de qualidade e eficiência no atendimento, tanto no modelo OnPremise como também na nuvem.

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