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Como reduzir custos em reuniões corporativas

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Written by Wittel

Atualmente, um dos maiores desafios do mundo corporativo é reduzir custos e manter uma estrutura financeira estável e segura. Afinal, o equilíbrio econômico proporciona o cumprimento de metas e objetivos necessários para o crescimento do seu negócio.

Mas, para que os gastos permaneçam disciplinados, é preciso estipular uma organização imediata. E uma das formas de obter uma análise mais apurada desse setor é verificar as necessidades de consumo da sua empresa e qual a melhor forma de separar essas despesas.

Ou seja, ainda que as reuniões corporativas sejam de suma importância para o planejamento empresarial, a definição de metas, o acompanhamento de produtividade, entre outros fatores, é sempre possível otimizar esses encontros, diagnosticando, por exemplo, se eles precisam ser presenciais ou não.

Quer entender melhor como reduzir custos em reuniões corporativas no seu negócio? Acompanhe a seguir algumas dicas que vão ajudá-lo nesse trabalho. Boa leitura!

Certifique-se da necessidade de reuniões presenciais

Como dito, apesar de toda a relevância de uma reunião, é sempre possível analisar a necessidade de ela acontecer de forma presencial. Por exemplo, se não for um encontro para a apresentação de novos produtos ou um que necessite de uma participação ativa dos profissionais envolvidos, então, não há uma obrigatoriedade de reuniões presenciais.

A exigência de membros no mesmo local deve acontecer quando o resultado esperado depender dessa participação física. Essa condição pode ser atribuída em razão de reuniões não presenciais pouco efetivas ou mesmo por fazer parte de um planejamento maior. Além disso, se o objetivo for melhorar a “coesão da equipe”, não há necessidade de realizar uma reunião presencial.

Grandes relacionamentos comerciais são criados quando os profissionais trabalham juntos em direção a um objetivo comum. E, nesse processo, podem contar uns com os outros para cumprir tarefas, trabalhar dentro do prazo e prestar contas pelo produto final.

A união da equipe acontece quando se produz resultados tangíveis e os objetivos são alcançados. Reunir todos em uma sala e apresentar folhas e números não é a melhor alternativa para se conseguir esse feito.

Realize reuniões online

O dia a dia de uma empresa nem sempre é favorável a todas as demandas e exigências que o mundo corporativo exige. Com relação a reuniões, seja com clientes ou com colaboradores, o tempo, muitas vezes, é escasso para organizá-las antecipadamente.

Para realizá-las de maneira mais simples e favorável, opte por encontros online. Com a utilização de programas que contribuem para realizar reuniões a distância — como o Cisco Webex Teams —, o desempenho dessa etapa pode ser tão produtivo e dinâmico quanto o de um encontro presencial.

Essa solução permite a participação de um maior número de pessoas, pois não existe a questão de limite físico, fazendo com que a reunião seja muito mais abrangente. Além disso, encontros online permitem a otimização do tempo dos participantes e a economia com custos de deslocamento.

Utilize webinars

Webinars são apresentações, palestras, oficinas ou seminários transmitidos através da web usando um software de videoconferência. Uma das características fundamentais de um webinar são os seus elementos interativos capazes de fornecer, receber e discutir informações em tempo real — inclusive para grandes plateias, mantendo a qualidade.

Enquanto o apresentador estiver discutindo sobre um assunto específico, os participantes do webinar podem compartilhar, entre si, áudios, documentos e aplicativos correspondentes ao tema instantaneamente. Isso é útil, pois evita que a reunião tenha que ser pausada para efetuar essas trocas.

Hoje, muitos serviços de webinar oferecem opções de transmissão ao vivo ou a possibilidade de gravar a reunião e publicar no YouTube ou em outros serviços de streaming posteriormente.

Alguns dos recursos de software de seminários on-line mais comuns e úteis incluem:

  • suporte para vários apresentadores;

  • compartilhamento de arquivos de vídeo;

  • chat ao vivo para os participantes;

  • compartilhamento de tela;

  • opções de vídeo (ou voz) de pré-gravação;

  • opções de conferência para os espectadores ouvirem ao vivo;

  • filtros de bate-papo para conectar participantes e apresentadores com contas sociais;

  • captura ao vivo para salvar recursos de apresentação ou streaming;

  • agendamento de calendário e convites.

Adote soluções Webex

As soluções Webex permitem compartilhamento de conteúdo sem fio por meio de quadro de comunicações digitais e videoconferência — tudo isso em um mesmo dispositivo. São comunicações inteligentes de vídeo e áudio para salas de reunião de todos os tamanhos.

Em outras palavras, as soluções Webex conseguem juntar tudo (dados e documentos) e todos em um ambiente seguro e simples de usar, facilitando o compartilhamento de informações, aproximando as equipes e, assim, reduzindo a necessidade de reuniões formais.

Trabalhe com vídeos

Atualmente, soluções audiovisuais são imprescindíveis para definir estratégias e metas. A elaboração de vídeos que apresentem um conteúdo referente à organização de gastos, por exemplo, contribui para um entendimento geral sobre a importância da contenção de gastos. Assim, todos os envolvidos conseguem entender que, quanto menos desperdício, maior o lucro geral.

A criação de vídeos, imagens, entre outras formas de conteúdo, ajuda a criar uma ampla perspectiva sobre as soluções das quais sua empresa necessita. Ou seja, assuntos pertinentes que normalmente seriam tratados em reuniões podem ser repassados de forma instantânea para todos os profissionais envolvidos, evitando, assim, paralisações de trabalho e outros custeios que são demandados em reuniões corporativas.

Integre os departamentos empresariais

Embora a tecnologia seja importante, é preciso analisar rigorosamente a maneira como os setores da sua empresa trabalham para estruturar as finanças. Nesse caso, reuniões corporativas são importantes para alinhar e acompanhar o desenvolvimento da empresa.

Sendo assim, sempre que possível, consulte os colaboradores que trabalham com você para averiguar como está sendo o processo de trabalho e consumo e, caso o setor precise obter um gasto maior do que o esperado, busque compreender qual é o objetivo dessa demanda.

Outro fator importante é criar uma política empresarial na qual todos os setores trabalhem de forma mais interativa. Isso refletirá diretamente em uma redução de gastos em médio e longo prazo.

Em suma, reduzir custos em reuniões corporativas também é um método importante para avaliar o futuro e quais os melhores caminhos para manter uma vida empresarial saudável e competente. Além disso, pense sempre em investimentos que possam contribuir para a produtividade e as necessidades do seu negócio. Portanto, analise as informações apresentadas neste post e comece a otimizar o trabalho da sua empresa!

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Comemorando 25 anos de experiência, a Wittel integra as necessidades das empresas com ferramentas de comunicação disponíveis no mercado. Tudo isso por meio de soluções que auxiliam nas interações internas (entre colaboradores) e com seus clientes, tornando o dia a dia mais produtivo. Oferece soluções de conferências e colaboração, contact center, trading floor, além de todas as aplicações voltadas ao processo de qualidade e eficiência no atendimento, tanto no modelo OnPremise como também na nuvem.

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