A mobilidade corporativa é uma estratégia que oferece aos colaboradores de empresas dos mais variados segmentos a possibilidade de trabalhar fora do escritório, mediante o uso de uma plataforma que permite a colaboração entre os membros da equipe, bem como o monitoramento dos processos pelos gestores.
Mas será que a sua empresa está adotando a tecnologia da melhor forma possível para garantir que ela seja aplicada de forma efetiva? Apesar de todos os benefícios que a tecnologia móvel traz para um negócio, a falta de planejamento e uma implementação inadequada podem tornar os obstáculos ainda maiores e comprometer a eficiência da solução.
Neste post, vamos discutir um pouco mais esse assunto: você vai saber como a mobilidade corporativa pode ser implementada e conhecer 6 dos principais desafios para que você se prepare e os enfrente da melhor forma possível. Acompanhe!
A importância da mobilidade corporativa
Investir em mobilidade hoje não é apenas uma praticidade para o trabalho e para a comunicação interna. Empresas em todo o mundo estão utilizando essa tecnologia como vantagem competitiva por meio de uma implementação estratégica.
A mobilidade corporativa reduz custos de deslocamento, aumenta a produtividade com processos remotos (os quais proporcionam uma considerável economia de tempo), além de exigir menos estrutura física, deslocando, assim, capital parado para o investimento em serviços e ações que impactam direta e positivamente nos resultados da empresa.
Além disso, esse tipo de estratégia eleva o nível de satisfação e de lealdade dos colaboradores com relação à empresa e melhora consideravelmente o relacionamento com os clientes.
Também é notório que esse processo permite destinar um investimento maior em processos de gestão e tecnologia, dada a economia que se faz com a redução na compra de dispositivos e nos custos de deslocamento de colaboradores.
Portanto, por melhor que seja o negócio, não apostar na tecnologia em um futuro próximo e se adaptar à nova realidade operacional com o uso de dispositivos móveis pode significar perder fôlego diante da concorrência — talvez o suficiente para que seja impossível recuperar o tempo perdido.
As ferramentas para a mobilidade corporativa
Como exemplo de mobilidade corporativa e o impacto dessa solução, podemos citar a modernização dos contact centers das empresas — com o reforço da computação em nuvem e o crescente uso do CCaaS (Contact Center as a Service) —, que já se adaptam aos novos modelos de atuação.
Além disso, como ferramenta que permite essa flexibilidade geográfica dos postos de trabalho, merece ser mencionada a mensagem instantânea, amplamente conhecida e de fácil utilização pelos colaboradores, que viabiliza o alinhamento das informações.
O recurso de webconferência também torna reuniões e treinamentos mais dinâmicos. Além disso, evitando o deslocamento dos envolvidos, há um melhor aproveitamento do tempo e economia de recursos, sem prejuízo da produtividade.
Podemos citar ainda a colaboração em tempo real, a telefonia integrada e o suporte ao dispositivo remoto como tecnologias que tornam possível — e muito eficiente — o trabalho em equipe a distância.
Bring Your Own Device (BYOD)
O Bring Your Own Device (BYOD) — em tradução literal, Traga Seu Próprio Dispositivo — é o uso de dispositivos móveis dos próprios colaboradores, que os levam para trabalhar onde for necessário. Pela importância que essa solução toma nas empresas, merece uma explicação mais aprofundada.
As empresas que adotaram essa estratégia registraram aumento na colaboração entre a equipe interna, os parceiros e até os clientes. Isso resulta em ganhos na produtividade e nas oportunidades de inovação.
No entanto, a adoção do BYOD depende da implementação de uma plataforma de colaboração para alinhar e controlar os processos. Além disso, é essencial ter uma política de segurança da informaçãosólida e abrangente, um suporte de TI atuante e disponível e uma boa capacidade de armazenamento de informações em nuvem.
Todos esses são requisitos básicos para que a mobilidade corporativa aproveite os benefícios proporcionados pelo BYOD, que incluem também a economia na aquisição de dispositivos — já que notebooks, smartphones e tablets são dos colaboradores — e no treinamento, uma vez que, sendo os proprietários dos aparelhos, espera-se que eles saibam operá-los com alguma desenvoltura.
Levando isso em consideração, também é preciso ressaltar a exigência de requisitos mínimos para esses dispositivos, que permitam a eles rodarem os aplicativos e softwares necessários para trabalhar com a plataforma de comunicação da empresa.
Por fim, sempre que tratarmos de mobilidade corporativa, é importante que o RH esteja a par dessa evolução para orientar os gestores sobre possíveis limitações do trabalho remoto — como ligações e mensagens fora do horário comercial —, estabelecendo as boas práticas desse tipo de relação, a fim de evitar contratempos entre colaboradores e empresa.
Os 6 principais desafios da mobilidade corporativa
No entanto, a adoção de tecnologia móvel dentro da empresa não pode ser feita de qualquer jeito. Em meio às vantagens que a mobilidade corporativa traz para o negócio, existem também vários desafios que precisam ser levados em conta e trabalhados com atenção para garantir o máximo proveito de um novo mercado. Confira a seguir 6 dos principais desafios:
1. Segurança
Apostar em uma mudança de processos para se adequar aos novos tempos significa mudar também a forma como a empresa lida com a segurança.
O uso de sistemas colaborativos e remotos, além da adoção do BYOD para os funcionários, adiciona dezenas de terminais (principalmente smartphones) que podem servir de brechas para ataques ou injeções de software malicioso.
A preocupação com segurança deve aumentar de acordo com a pulverização do sistema, ainda mais quando se lida com edição de dados corporativos e comunicação remota entre equipes. Felizmente, bons softwares de gestão e parceiros tecnológicos oferecem suporte ativo e um time especializado para lidar com a proteção.
2. Uso adequado da tecnologia
Boa parte não só da segurança mas também do ganho em produtividade e eficiência de uma empresa com soluções de mobilidade corporativa está ligada ao uso que é feito da tecnologia por todos os envolvidos.
Um grande desafio é criar, aplicar e cobrar termos de uso bem definidos sobre como usuários podem interagir com o sistema da empresa de forma confiável. Isso evita que, por exemplo, usuários loguem por meio de seus dispositivos fora do horário de trabalho, criando conflitos trabalhistas que podem atrapalhar o negócio no futuro.
No entanto, o maior problema enfrentado por empresas é chamado de Shadow IT, quando funcionários, seja por má-fé ou descuido, utilizam aplicativos não autorizados pela TI para acessar arquivos confidenciais ou visualizar informações sensíveis.
Sem um cuidado especial com o uso da tecnologia, a operação corre riscos desnecessários e ainda pode perder performance pela interação não desejada entre softwares estranhos.
3. Monitoramento
A solução para garantir o uso adequado e a segurança na mobilidade corporativa é o monitoramento constante e automatizado do sistema. Empresas que apostam na tecnologia precisam de metodologia e ferramentas confiáveis para garantir que tudo esteja funcionando como planejado.
Um bom monitoramento vem da busca por excelência em três etapas: uma coleta de dados eficiente, uma análise multidisciplinar e a geração de relatórios objetivos para que os gestores possam traçar metas de ajuste. A busca por esse tipo de eficiência garante uma empresa mais segura e produtiva.
4. Performance e disponibilidade
Mas não é apenas na parte de segurança que o uso remoto do sistema se mostra um desafio. Não basta ser confiável, a mobilidade corporativa também deve mostrar uma performance satisfatória e estar disponível para uso durante o maior tempo possível.
Isso se torna uma prioridade principalmente quando a empresa investe na tecnologia móvel para seu contact center. Seja para a comunicação interna ou atendimento ao público, um sistema instável com infraestrutura insuficiente pode comprometer a operação, causar prejuízos financeiros e até manchar a credibilidade da companhia no mercado.
Uma grande aliada para aumentar a performance e a disponibilidade de colaboradores é a adoção de uma plataforma omnichannel em nuvem.
Operando em canais múltiplos e conectados entre si, ela permite que o contato entre a equipe, ou mesmo dela com clientes e parceiros, ocorra com a mesma qualidade, utilizando qualquer canal escolhido pelos interlocutores.
Esse tipo de solução é adequado a qualquer modelo de negócio, sendo recomendável para toda empresa que quiser incrementar sua política de mobilidade corporativa.
5. Gerenciamento de dispositivos
Esse cuidado com performance e disponibilidade traz junto um outro desafio: o gerenciamento adequado de dispositivos utilizados na mobilidade corporativa.
Por mais confiável que seja o sistema, os terminais de acesso são o gargalo da produtividade e da eficiência com que a equipe trabalha e se comunica. Uma boa atitude é manter uma lista restrita de modelos de aparelhos que estão autorizados a serem utilizados como ferramenta de trabalho.
Outra solução ainda melhor para esse desafio, apesar de mais custosa, é a aquisição do equipamento necessário para que ele seja distribuído entre os funcionários que precisam de acesso remoto ao sistema.
6. Gerenciamento de contratos
E esse é o gancho para o último grande desafio de se adotar a tecnologia: a atenção especial com os contratos de compras e serviços relacionados a uma estrutura móvel de operação.
A mobilidade corporativa é muito dependente de uma estrutura eficiente, tanto nos aparelhos utilizados, que precisam ter um desempenho satisfatório, quanto nas soluções de Software as a Service (SaaS) para operar, gerir e monitorar o sistema.
Contratos com empresas que oferecem um suporte ativo e políticas de atualização na entrega (seja na compra de novos aparelhos ou versões atualizadas de softwares) podem ser a diferença entre garantir a continuidade do negócio e uma produção comprometida.
O planejamento como solução para desafios
Por mais que os desafios sejam grandes, um bom planejamento de negócio é suficiente para atacar cada um desses pontos. Por isso, não caia na mesma armadilha de muitos gestores que confundem proatividade com pressa. Prever os obstáculos do futuro é uma forma de se preparar para enfrentá-los e torná-los muito menores quando a hora da implementação chegar.
E é nesse momento de traçar objetivos e estratégias que a terceirização pode ser a melhor solução para vencer desafios.
Buscar ajuda especializada, seja para uma operação móvel ou para a implementação de mobilidade no contact center, é uma forma de avaliar a sua necessidade da melhor forma possível e criar o plano certo para usar a tecnologia a seu favor. Afinal, a mobilidade corporativa deixou de ser uma simples vantagem de processos para se tornar um grande impulsionador de negócios.
Agora que você já sabe um pouco mais sobre os desafios da mobilidade corporativa, que tal descobrir novas maneiras de melhorar ainda mais o processo de comunicação da sua empresa por meio de soluções tecnológicas para otimizar o seu contact center? Então, assine a nossa newsletter e receba periodicamente no seu e-mail as últimas novidades desse mercado e mantenha-se sempre bem informado!
